Copier des lignes partielles sur une autre feuille en utilisant un flux de travail Bridge

Ce dont vous avez besoin pour commencer

• Une feuille
  • L’ID de la feuille source
  • L’ID de la feuille cible
  • Les ID de colonne pour votre feuille cible
• Bridge
  • Intégration de Smartsheet
  • Déclencheur When Column Values Change (Quand les valeurs de colonne sont modifiées)
  • Modules de flux de travail Bridge :
    • Smartsheet - Get Row (Obtenir la ligne)
    • Conditional Junctions - Match (Jonctions conditionnelles - Correspondance)
    • Smartsheet - Add Row (Ajouter une ligne)
    • Smartsheet - Delete Row (Smartsheet - Supprimer la ligne) (facultatif)
    • Smartsheet - Update Row (Smartsheet - Actualiser une ligne) (facultatif)

Premiers pas

Pour créer ce flux de travail dans Bridge, authentifiez l’intégration Smartsheet pour votre espace de travail Bridge. 

Lisez les étapes de configuration de l’intégration de Bridge by Smartsheet. 

Pendant la création de votre flux de travail, gardez votre feuille et votre flux de travail Bridge ouverts dans deux onglets distincts. Cela facilitera la navigation dans le processus de création.

Créer le modèle de flux de travail de base

Avant tout, extrayez tous les modules dont vous avez besoin pour le flux de travail. 

1. Créez un nouveau flux de travail dans Bridge. 
2. Dans l’outil de création de flux de travail, utilisez le panneau pour ajouter les modules dans l’ordre suivant :
   1. Smartsheet - Get Row (Obtenir la ligne)
   2. Conditional Junctions - Match (Jonctions conditionnelles - Correspondance)

   3. Smartsheet - Add Row (Ajouter une ligne)

      Placez ce module au niveau du chemin Status is Complete (Statut Terminé).

3. Enregistrez le flux de travail.

Voici ce que vous devez voir dans votre flux de travail lorsque vous avez terminé :

Brandfolder Image

Lorsque vous ajoutez le module Conditional Junctions - Match (Jonctions conditionnelles - Correspondance)

1. Étiquetez-le Check if Complete (Vérifier si Terminé). 
2. Attribuez une nouvelle valeur State (État) à l’élément Junction (Jonction) au niveau du chemin de gauche.
3. Ensuite, étiquetez-le Status is Complete (Statut Terminé). 
4. Attribuez une nouvelle valeur State (État) à l’élément Junction (Jonction) au niveau du chemin de droite. 
5. Ensuite, étiquetez-le Any Other Status (Tout autre statut).

Configurer le déclencheur de flux de travail

Après avoir créé le modèle de flux de travail de base, commencez à configurer le déclencheur de flux de travail.

1. Sélectionner le module Trigger (Déclencheur).
2. Pour ouvrir le panneau Integration (Intégration) dans un nouvel onglet, dans la section Integrations (Intégrations), sélectionnez Integrations Page (Page Intégration).

3. Localisez Smartsheet dans la liste des intégrations.

   Utilisez l’option Connected (Connectées) sous le logo Bridge pour obtenir une liste des intégrations authentifiées uniquement pour cet espace de travail.

4. Développez la ligne Triggers (Déclencheurs).
5. Pour créer un nouveau déclencheur, sélectionnez .
6.  Remplissez les champs suivants :
   • Trigger Name (Nom du déclencheur) : créez une étiquette personnalisée pour votre déclencheur.
   • Sheet ID (ID de feuille) : collez l’ID de votre feuille source (à partir de laquelle nous extrairons les données de ligne).
   • Event Type (Type d’événement) : sélectionnez When Column Values are Changed (Quand les valeurs de colonne sont modifiées). 
   • Column Name or ID (Nom ou ID de la colonne) : saisissez le nom de la colonne Smartsheet qui déclenchera la copie de votre ligne. L’exemple que vous verrez dans la section suivante s’appelle Status A (Statut A). 
   • Select Workflow (Sélectionner un flux de travail) : sélectionnez dans la liste déroulante le nouveau flux de travail que vous venez de créer.
7. Sélectionnez Save (Enregistrer).

8. Retournez à votre flux de travail. 

   Si vous souhaitez retourner à l’onglet d’origine, actualisez la page pour voir le déclencheur.

Configurer les modules de flux de travail

Avant de commencer la configuration d’un module, déclenchez le flux de travail pour créer une entrée Run Log (Journal d’exécution). 

1. Accédez à votre feuille source. 
2. Remplacez la valeur de la colonne de déclencheur par Complete (Terminé). Dans cet exemple, le flux de travail est déclenché à partir de la colonne Status A (Statut A).
   Brandfolder Image
3. Enregistrez la feuille. 

Il y aura maintenant une entrée d’exécution de flux de travail dans l’élément Run Log (Journal d’exécution) de votre flux de travail Bridge. Utilisez les données de déclenchement pour remplir le premier module.

Configurer le module Get Row (Obtenir la ligne)

Dans ce flux de travail, le module Get Row (Obtenir la ligne) remplit la nouvelle ligne de votre feuille cible. Lorsque le module Get Row (Obtenir la ligne) s’exécute, Bridge extrait les données de ligne. Ensuite, il transfère les données dans l’élément Run Log (Journal d’exécution) du flux de travail. 

À partir de l’élément Run Log (Journal d’exécution), vous pouvez référencer les données dans les étapes suivantes du flux de travail.

1. Dans le champ Sheet (Feuille), collez la référence de runtime pour l’ID de feuille. 
2. Dans le champ Row ID (ID de ligne), collez la référence de runtime pour l’ID de ligne. 
3. Développez Advanced Options (Options avancées). 
4. Enregistrez le flux de travail. 
5. Dans votre feuille source, remplacez la valeur de la colonne de déclencheur.
   • Cette action crée une nouvelle entrée Run Log (Journal d’exécution), dont nous pouvons utiliser les données pour remplir le module suivant.
     Brandfolder Image
6. Enregistrez la feuille.

Configurer le module Match (Correspondance)

Dans ce flux de travail, le module Match (Correspondance) vérifie la valeur de la colonne Status (Statut) de la feuille source. Si le statut est Complete (Terminé), le flux de travail suivra le chemin de gauche Status is Complete (Statut Terminé). Pour toute autre valeur de la colonne Status (Statut), le flux de travail suivra le chemin de droite Any Other Status (Tout autre statut).

Vous devrez copier la référence de données pour votre colonne de déclencheur à partir de l’élément Run Log (Journal d’exécution). 

1. Dans le champ First Value (Première valeur), collez la référence des données de runtime pour votre colonne de déclencheur. 
2. Dans le champ Second Value (Deuxième valeur), saisissez la valeur à laquelle la référence doit correspondre. 
   • Dans cet exemple, le flux de travail est configuré pour suivre le chemin de gauche lorsque la valeur de la colonne Status A (Statut A) est Complete (Terminé).
     Brandfolder Image
3. Enregistrez le flux de travail. 

Configurer le module Add Row (Ajouter une ligne)

Dans ce flux de travail, le module Add Row (Ajouter une ligne) est configuré de manière à transférer uniquement les données des colonnes que vous spécifiez vers une nouvelle ligne de votre feuille cible. Vous utiliserez les références de données de la réponse du module Get Row (Obtenir la ligne) pour importer les données de votre ligne source dans la nouvelle ligne de la feuille cible.

Pour cet exemple, nous ne définirons pas d’éléments Advanced Cells (Cellules avancées) ou Advanced Options (Options avancées) pour la nouvelle ligne. En savoir plus sur les autres options d’ajout de lignes.

1. Dans le champ Sheet (Feuille), collez l’ID de feuille pour votre feuille cible. 
   • C’est sur cette feuille que les données copiées seront ajoutées en tant que nouvelle ligne.
2. Développez Cells (Cellules). 
3. Définissez votre première colonne de données à ajouter à votre feuille cible. 
   1. Dans le champ Key #1 (Clé n° 1), ajoutez le nom d’une colonne dans votre feuille cible. 
   2. Dans le champ Value #1 (Valeur n° 1), collez la référence de données sur la valeur de la colonne à partir de votre feuille source. 
   3. Répétez l’opération pour les champs Key (Clé) et Value (Valeur) pour autant de colonnes que vous souhaitez copier dans la feuille cible. Dans notre exemple, nous choisissons de déplacer uniquement 3 des 6 colonnes de notre feuille source vers la feuille cible :
      Brandfolder Image
4. Enregistrez le flux de travail. 

Tester le flux de travail

Après avoir configuré le flux de travail, vérifiez s’il fonctionne comme prévu. 

Commencez par une ligne de votre feuille source qui est actuellement définie sur In Progress (En cours). Quant à votre feuille cible, laissez ses lignes vides. Voici des images illustrant à quoi doivent ressembler vos feuilles source et cible.

Feuille source :
Brandfolder Image

Feuille cible :

Brandfolder Image

Pour tester le flux de travail

1. Dans la feuille source, passez la colonne de déclencheur (Status A (Statut A) ci-dessus) sur Complete (Terminé). 
2. Enregistrez la feuille. 

Une fois le flux de travail Bridge exécuté, la feuille cible contiendra une nouvelle ligne avec uniquement les valeurs de colonne spécifiques mappées :

Brandfolder Image

Autre option

Analyser les données sur plusieurs feuilles

Ajoutez un module à ce flux de travail pour déplacer différentes données de la ligne de votre feuille source vers plusieurs feuilles. 

Par exemple, les colonnes 1 à 3 sont copiées dans la feuille cible A et les colonnes 4 à 6 sont copiées dans la feuille cible B. 

Inclure un autre module Add Row (Ajouter une ligne)

1. Ajoutez un autre module Add Row (Ajouter une ligne) sous le premier. 
2. Configurez-le en fonction des données souhaitées pour la deuxième feuille cible.