Collaborer sur une correction

La collaboration sur une correction dépendra de l’accès des réviseurs à votre feuille et de la nécessité ou non de leur demander de prendre des décisions d’approbation.

Demande de vérification et d’approbation

Vous pouvez inviter quiconque disposant d’une adresse e-mail valide à vérifier votre correction, y compris les utilisateurs sans licence ou les personnes extérieures à votre organisation.

Pour demander des commentaires

1. Dans la ligne sur laquelle vous avez joint la correction que vous souhaitez faire vérifier par d’autres personnes, sélectionnez Corrections  .
2. Pour ajouter des collaborateurs à la correction, sélectionnez l’.
3. Dans la boîte de dialogue Inviter des réviseurs qui s’affiche, saisissez les noms ou les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer votre correction pour vérification.
4. Facultatif : dans les cases Objet et Message, modifiez les textes par défaut.
5. Sélectionnez Envoyer.

Les personnes à qui vous demandez des commentaires recevront une demande de vérification qui renvoie directement à une page de vérification externe. Lorsque ces destinataires sélectionnent la demande, ils sont dirigés vers une page de vérification extérieure à Smartsheet.

Vous ne pouvez pas demander de vérifier des corrections qui se trouvent dans des lignes verrouillées.

Recueillir des commentaires sans approbation

Si vous souhaitez obtenir des commentaires plus informels de la part des personnes ayant accès à votre feuille, vous pouvez les @mentionner dans un commentaire de votre correction. Elles ne peuvent approuver ou exiger des modifications que si vous leur envoyez une demande de vérification.

Si vous @mentionnez une personne avec laquelle la feuille n’a pas été partagée, vous serez invité à la partager et à lui donner les autorisations appropriées. Après avoir partagé la feuille, la personne aura accès au commentaire.

Seuls les Propriétaires, les Administrateurs et les utilisateurs disposant d’une autorisation Éditeur - pouvant partager peuvent partager la feuille.Pour plus d’informations, consultez Niveaux d’autorisation de partage.

Utilisation des versions de corrections

Lorsque vous apportez des modifications à un fichier qui se trouve dans une correction, vous pouvez charger la version révisée pour maintenir votre correction à jour.

Charger une version d’une correction

La taille maximale des fichiers dépend de votre type d’utilisateur. Vous avez des doutes concernant la taille maximale de la correction que vous souhaitez charger ? Consultez l’article d’aide Joindre des fichiers stockés sur votre ordinateur à une feuille.

1. Dans la partie supérieure gauche de l’affichage des corrections, sélectionnez Version > Nouvelle version.
2. Pour rechercher et charger le fichier que vous voulez corriger, sélectionnez Charger. Si vous savez où se trouve le fichier, faites-le glisser vers la zone Déposer votre fichier ici.

L’indicateur de Version montre ensuite qu’il existe plusieurs versions de la correction. Toutes les versions précédentes seront verrouillées.

Voici quelques points à garder à l’esprit au sujet des versions de correction :

• Vous pouvez consulter les versions verrouillées, mais vous ne pouvez pas les annoter ou les commenter.
• Une personne disposant du partage sur la feuille en tant qu’Administrateur sous licence peut supprimer les commentaires des versions précédentes.
• Tout utilisateur ayant accès à la feuille peut accéder aux corrections précédentes dans le conteneur des corrections.
• Smartsheet annule toute demande extérieure et tout accès extérieur aux versions précédentes.
• Les réponses aux demandes restent avec la version, ce qui inclut les commentaires et les résultats En attente, Refusés et Approuvés.

Supprimer une version d’une correction

1. Dans la ligne sur laquelle vous avez joint la correction à supprimer, sélectionnez Corrections .
2. Sélectionnez Actions  > Supprimer la dernière version.
   Vous ne pouvez pas récupérer les versions ou les corrections supprimées.

Lorsque vous supprimez la dernière version :

• Le fichier est supprimé
• Tous les commentaires sur la version sont supprimés
• Toutes les demandes de vérification en suspens sont annulées
• La version précédente devient la version active et elle est disponible pour vérification

Terminer une correction

Vous pouvez indiquer qu’une correction est Terminée afin qu’elle soit affichée en lecture seule dans votre feuille et dans la page de vérification externe.

Pour marquer une correction comme Terminée

1. Dans la ligne sur laquelle la correction est jointe, sélectionnez Corrections .
2. Sélectionnez le bouton bascule Vérification terminée.
   Vous devez être un Propriétaire, un Administrateur ou un Éditeur de la feuille sous licence pour pouvoir définir qu’une correction est Terminée.

Lorsqu’une correction est terminée :

• Personne ne peut charger de nouvelles versions, ajouter ou modifier des commentaires. Les utilisateurs peuvent toujours vérifier les commentaires et télécharger les fichiers pour chaque version.
• Seuls le Propriétaire et les Administrateurs peuvent supprimer les commentaires.
• Les Propriétaires, les Administrateurs et les Éditeurs peuvent faire repasser la correction en statut Non terminée.
  Faites cela pour permettre à nouveau l’ajout de commentaires ou le chargement de versions supplémentaires pour la correction.

Annuler une demande de vérification

Si vous envoyez une demande de vérification, mais que vous décidez ensuite de l’annuler, suivez les étapes suivantes :

1. Dans la ligne sur laquelle la correction est jointe, sélectionnez Corrections .
2. Sélectionnez Actions  > Annuler la vérification.

Lorsque vous annulez une demande de vérification, vous ne pourrez plus demander d’approbation. Les destinataires auront toutefois toujours accès à la correction.