Collaborer sur une vérification

Demande de vérification et d’approbation

Vous pouvez inviter toute personne disposant d’une adresse e-mail valide à réviser votre vérification, y compris les utilisateurs ou les personnes extérieures à votre organisation.

Pour demander des commentaires

1. Dans la ligne à laquelle les vérifications à réviser sont jointes, sélectionnez Vérifications .  
2. Pour ajouter des collaborateurs aux vérifications, sélectionnez .
3. Dans la boîte de dialogue Inviter des réviseurs, saisissez les noms ou adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter à réviser votre vérification. Vous pouvez également sélectionner une colonne de contacts et envoyer la demande de révision à tous les contacts de cette colonne. 
4. Facultatif : dans les champs Objet et Message, modifiez les textes par défaut. 
5. Sélectionnez Envoyer.

Les personnes auxquelles vous demandez des commentaires reçoivent une demande de révision renvoyant directement à une page de révision externe. Lorsque ces destinataires cliquent sur la demande, ils sont dirigés vers une page de révision hors de Smartsheet. 

Vous ne pouvez pas demander la révision d’une vérification dont les lignes sont verrouillées. 

Recueillir des commentaires sans approbation

Si vous souhaitez obtenir des commentaires informels de la part des personnes ayant accès à votre feuille, vous pouvez les @mentionner dans un commentaire dans votre vérification. Elles ne peuvent approuver ou exiger des modifications que si vous leur envoyez une demande de révision.

Si vous mentionnez quelqu’un avec qui la feuille n’est pas partagée, vous serez invité à la partager et à lui accorder les autorisations appropriées. Une fois la feuille partagée, elle aura accès aux commentaires.

Seuls les propriétaires, les administrateurs et les utilisateurs disposant d’une autorisation Éditeur - partage possible peuvent partager la feuille. En savoir plus sur les niveaux d’autorisation de partage.

Travailler avec des versions de vérifications

Lorsque vous apportez des modifications à un fichier qui se trouve dans une vérification, vous pouvez charger la version révisée pour garder votre vérification à jour. Bien que n’importe quel utilisateur puisse réviser et fournir des commentaires sur une vérification, seuls les propriétaires, les administrateurs et les éditeurs peuvent ajouter une vérification pour révision. 

Charger une version d’une vérification

La taille du fichier dépend de votre type d’utilisateur. Vous ne connaissez pas la limite de taille des fichiers de vérification que vous souhaitez charger ? En savoir plus sur la façon de joindre des fichiers stockés sur votre ordinateur à une feuille. 

1. En haut à gauche de la vue de vérification, sélectionnez Version > Nouvelle version. 
2. Pour trouver et charger le fichier que vous souhaitez vérifier, sélectionnez Charger. Si vous savez où se trouve le fichier, faites-le glisser vers la case Déposer votre fichier ici.

L’indicateur de version indique à présent qu’il existe plusieurs versions de la vérification. Toutes les versions précédentes sont verrouillées.

Voici quelques points à garder à l’esprit au sujet des versions de vérifications :

• vous pouvez consulter les versions verrouillées, mais pas les annoter ni les commenter
• Une personne bénéficiant d’un accès partagé à la feuille en tant qu’administrateur peut supprimer les commentaires des versions précédentes.
• Tout utilisateur ayant accès à la feuille peut accéder aux versions antérieures dans le conteneur des vérifications
• Smartsheet annule toutes les demandes et tous les accès extérieurs relatifs aux versions antérieures
• Les réponses aux demandes restent dans la version, ce qui inclut les commentaires et les résultats En attente, Refusé et Approuvé

Supprimer une version de vérification

1. Dans la ligne à laquelle les épreuves à supprimer sont jointes, sélectionnez Vérifications . 

2. Sélectionner Actions > Supprimer la dernière version . 
    

   La suppression d’une version ou d’une vérification n’est pas réversible.

Lorsque vous supprimez la dernière version :

• Le fichier est supprimé
• Tous les commentaires sur la version sont supprimés
• Toutes les demandes de révision en suspens sont annulées
• La version précédente devient active et disponible pour vérification

Terminer une vérification

Vous pouvez marquer des vérifications comme Terminées pour les configurer en lecture seule dans votre feuille et dans la page de révision externe.

Marquer des vérifications comme Terminées

1. Dans la ligne à laquelle les vérifications sont jointes, sélectionnez Vérifications . 

2. Sélectionnez la bascule Révision terminée .
    

   Pour définir une vérification comme Terminée, vous devez être propriétaire, administrateur ou éditeur de la feuille.

Lorsque des vérifications sont terminées : 

• personne ne peut charger de nouvelles versions ni ajouter ou modifier des commentaires. Les utilisateurs peuvent toujours vérifier les commentaires et télécharger les fichiers pour chaque version.
• Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent supprimer les commentaires. 

• Les propriétaires, les administrateurs et les éditeurs peuvent remettre la vérification sur Incomplète .
   

  Cela permet à nouveau d’ajouter des commentaires ou de charger des versions supplémentaires des vérifications.

Annuler une demande de révision

Si vous envoyez une demande de révision, mais décidez de l’annuler par la suite, procédez comme suit :

1. Dans la ligne à laquelle les vérifications sont jointes, sélectionnez Vérifications .
2. Sélectionner Actions  > Annuler la révision.

Lorsque vous annulez une demande de révision, vous ne pouvez plus demander d’approbation. En revanche, les destinataires ont toujours accès aux vérifications.