S’applique à
- Pro
- Business
- Enterprise
Fonctionnalités
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Toute personne ayant accès à la feuille peut recevoir des notifications.
Vous devez être un utilisateur sous licence avec des droits de niveau Propriétaire, Administrateur ou Éditeur sur la feuille pour créer des flux de travail. Les utilisateurs disposant des droits de niveau Éditeur ne peuvent créer, modifier ou supprimer que des alertes ou des rappels dont ils sont le destinataire.
En savoir plus sur les autorisations de flux de travail.
Seul un administrateur système peut contrôler les automatisations au niveau du compte.
Notifications automatisées envoyées via Smartsheet
Utilisez les notifications automatisées pour recevoir des demandes d’actualisation, des demandes d’approbation et des rappels par e-mail chaque fois qu’une action spécifiée déclenche un flux de travail.
Par exemple, vous créez un flux de travail pour déclencher l’envoi d’alertes lorsqu’une personne modifie la feuille dont vous êtes propriétaire. L’application Smartsheet vous envoie des notifications par e-mail chaque fois qu’une personne modifie votre feuille.
Il existe trois types de notifications que vous pouvez recevoir par e-mail :
Champs dans les messages de notification
Lorsque vous recevrez une notification par e-mail, les champs suivants sont visibles dans l’e-mail :
- From name (Nom de l’expéditeur) : l’utilisateur qui a déclenché l’alerte ou un hôte. Cependant, l’adresse e-mail qui s’affiche est automation@org.smartsheet.com.
- Reply-to name (Nom de la personne à qui répondre) : le nom de la personne qui a déclenché l’alerte et son adresse e-mail.
- Reply-to email address (Adresse e-mail de réponse) : l’adresse e-mail de l’utilisateur.
Généralement, le nom que vous voyez dans le message est celui de la personne qui a déclenché l’alerte. Cependant, vous pouvez parfois voir le nom du propriétaire de la feuille en tant qu’expéditeur. Cela se produit lorsque l’e-mail de notification transmet les informations suivantes :
- Une alerte déclenchée par des modifications effectuées par plusieurs utilisateurs
- Un rappel (alerte temporelle)
- Une demande d’actualisation
- Une demande d’approbation
Vous pouvez configurer la manière dont vous souhaitez recevoir les alertes.
Pour savoir qui est le propriétaire de la feuille, ouvrez-la dans Smartsheet et sélectionnez File(Fichier) > Properties (Propriétés).
Le système supprime les URL externes et les remplace par [External link removed] ([Lien externe supprimé]) dans les e-mails provenant de comptes gratuits, sans licence ou d’essai.
Bonnes pratiques en matière de notifications
Vérifier que les propriétaires de feuille sont pertinents
Assurez-vous que les personnes qui reçoivent les e-mails de notification sont liées à votre travail. Lorsqu’un propriétaire de feuille change de rôle ou quitte l’équipe, il peut transférer ses droits à la personne qui prend la relève.
Utiliser un compte de service
Utilisez un compte de service si vous avez besoin de plusieurs propriétaires pour une même feuille, ou s’il vous faut assurer un certain niveau d’anonymat. Vous pouvez configurer un compte de service auprès de votre service informatique. Ce compte nécessite une licence Smartsheet pour posséder des feuilles.
Créer une règle au niveau de la boîte de réception pour vos e-mails de notification
Pensez à créer une règle afin de rassembler toutes vos notifications Smartsheet dans un seul dossier. Vous pourrez ainsi retrouver plus facilement les demandes de mise à jour ou d’approbation ainsi que d’autres alertes automatisées.
Utiliser le centre de notifications
Lorsque vous utilisez le centre de notifications, vous n’avez pas à passer de l’application Smartsheet à votre boîte de réception pour vérifier les notifications.