Dynamic View : créer et gérer les affichages de vos données

S’applique à

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise
Smartsheet Advance Package

Dynamic View vous permet de partager des sections de votre feuille ou rapport sans partager la feuille source sous-jacente. Vous pouvez par exemple partager certaines informations d’une ligne avec le fournisseur approprié, afin qu’il puisse uniquement afficher et modifier les données qui le concernent. Grâce à Dynamic View, le fournisseur a uniquement accès aux données de votre choix.

Afin de créer une expérience hautement personnalisée, intégrez un affichage dynamique dans un tableau de bord Smartsheet à l’aide du widget de contenu Web.

Dynamic View est une fonctionnalité supplémentaire pour les forfaits Affaire et Entreprise. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités supplémentaires de Smartsheet, contactez le service des ventes de Smartsheet.

Avant de créer des affichages dans Dynamic View

  1. Assurez-vous que tous les éléments essentiels de l’application Dynamic View sont en place.
  2. Créez les feuilles sources et les rapports qui constitueront la base de votre processus et définissez les autorisations des créateurs d’affichages.

Créer un nouvel affichage

  1. Connectez-vous à Dynamic View à l’aide de vos identifiants Smartsheet.
  2. En haut à droite de l’écran, sélectionnez Créer un affichage. Les feuilles et les rapports disponibles que vous pouvez utiliser pour créer un nouvel affichage dynamique apparaissent. 
  3. Sélectionnez l’élément à partir duquel vous souhaitez créer votre affichage, puis sélectionnez Créer. Si vous sélectionnez le mauvais élément source, créez un autre nouvel affichage. Ne revenez pas en arrière pour sélectionner un autre élément source.

Nommer votre affichage et définir les autorisations générales

Saisissez le nom de l’affichage, définissez ce que les personnes peuvent voir et si elles peuvent ajouter de nouveaux éléments à une feuille source.

Voici quelques éléments à connaître concernant les paramètres de cette étape :

  • Avis de l’utilisateur actuel : vous pouvez filtrer les avis des utilisateurs sur les tâches qui leur sont assignées via la colonne Liste de contacts
  • Restreindre l’affichage par filtre de feuille : les filtres de feuille vous aident à affiner les données qui s’affichent. En savoir plus sur les filtres. 
  • Soumission de nouveaux éléments : vous pouvez autoriser les utilisateurs à créer de nouvelles entrées. Si vous autorisez la soumission de nouveaux éléments et si votre source est un rapport, spécifiez la feuille sous-jacente, et pas uniquement le rapport, lorsque vous définissez vos sources. 

Si vous recueillez des informations auprès d’un large éventail d’utilisateurs, il peut être utile de créer un formulaire à la place. Un formulaire garantira la cohérence de vos données. C’est aussi un autre moyen de s’assurer que chacun utilise correctement son affichage.

Sélectionner les champs qui apparaissent dans la grille

champs affichés

  1. Dans la section Champs disponibles, sélectionnez les champs que vous souhaitez voir apparaître dans l’affichage.
  2. Pour filtrer les données sur des champs spécifiques, ajoutez des champs de type liste déroulante ou symbole à partir de vos données sources./ Par exemple, si vous souhaitez filtrer votre affichage en fonction de l’état des tâches, vous devez d’abord ajouter le champ « État » aux champs « visibles ».
  3. Facultatif : ajoutez des pièces jointes ou des commentaires à l’aide des paramètres suivants :  
    •  Pièces jointes
      • Afficher des pièces jointes
      • Les utilisateurs peuvent ajouter des pièces jointes
    • Commentaires
      • Afficher des commentaires
      • Les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires

Les champs que vous sélectionnez à cette étape apparaîtront sous forme de colonnes et de lignes dans Dynamic View. Si vous souhaitez afficher ces champs uniquement dans certaines conditions, ne les ajoutez pas dans la section Champs visibles. Au lieu de cela, définissez les conditions ou la logique dans l’onglet Panneau des détails.

Configurer le panneau des détails 

Lorsque l’utilisateur sélectionne une ligne dans Dynamic View, le panneau des détails apparaît. Vous pouvez choisir ce qui s’affiche dans le panneau des détails. 

Utilisez le panneau des détails pour recueillir davantage d’informations, fournir des détails supplémentaires, etc. Les pièces jointes et les commentaires apparaissent également dans le panneau des détails. Vous pouvez également définir des champs spécifiques comme modifiables. 

La logique et les propriétés des champs sont deux choses différentes. Les propriétés des champs définissent les champs (obligatoires, en lecture seule, masqués), tandis que la logique des champs vous permet d’appliquer une logique conditionnelle aux champs. 

  1. Dans la section Champs disponibles, faites glisser les champs que vous souhaitez ajouter dans la section Disposition du panneau des détails.
  2. Sélectionnez le champ que vous souhaitez configurer. 
  3. Modifiez les propriétés ou la logique du champ.
    • Dans la barre de droite, sélectionnez l’icône Propriétés du champ.
      Lorsque vous sélectionnez un champ dans la section Disposition du panneau des détails, le panneau Propriétés du champ s’ouvre par défaut.
    • Pour modifier la logique du champ, dans la barre de droite, sélectionnez l’icône Logique du champ.

Propriétés des champs

Pour comprendre ce que vous pouvez faire dans le panneau Propriétés du champ, consultez le tableau ci-dessous.

Utilisez cet élément

Pour

Remarques

Étiquette personnalisée

Créer une étiquette personnalisée pour le champ. 

Pour ajouter une étiquette personnalisée, développez la zone Étiquette personnalisée.

Options de champ :

  • Obligatoire
  • Lecture seule
  • Masquer

Définir le niveau d’importance d’un champ.

Si vous désactivez toutes ces options, le champ sera facultatif et modifiable. 

Afficher en tant que

Ajuster la taille du champ.

Sélectionnez une option : 

  • Ligne unique
  • Plusieurs lignes

Valeur initiale

Définir une valeur par défaut dans un champ. 

Si vous autorisez les nouvelles soumissions à l’affichage, la valeur que vous ajoutez dans ce champ sera la valeur par défaut. 

 

Logique des champs

Lorsque vous ajoutez une logique de champ, votre affichage montrera ou masquera les champs en fonction des conditions ou des modifications ayant affecté l’élément Smartsheet ou appliquées dans Dynamic View.

La logique des champs repose sur des listes déroulantes et des colonnes de symboles. Votre feuille source devra comporter une liste déroulante ou une colonne de symboles pour nommer et enregistrer vos règles de logique de champ.

Si votre source est un rapport comportant plusieurs feuilles, assurez-vous que les valeurs de la liste déroulante d’une colonne donnée sont cohérentes sur toutes les feuilles du rapport. S’il manque une valeur dans les propriétés de la colonne d’une feuille pour cette liste déroulante, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser cette valeur dans votre logique des champs.

  1. Dans le panneau Logique du champ, sélectionnez + Logique
  2. Attribuez un nom à votre logique des champs. 
  3. Dans la section Quand, identifiez la colonne et la ou les valeur(s) qui exécuteront la logique. 
    • Exemple : dans la section Quand, définissez la logique des champs à déclencher lorsque la colonne des tâches de la feuille source passe à Terminé.
  4. Dans la section Action, sélectionnez ce qui se passera lorsque l’affichage détectera un déclencheur. Vous pouvez : 
    • Masquer les champs sélectionnés : l’affichage masquera le ou les champ(s).
    • Afficher les champs sélectionnés en lecture seule : un champ en lecture seule apparaît lorsque l’affichage détecte des modifications de la feuille source.
    • Afficher les champs sélectionnés comme modifiables.
    • Afficher les champs sélectionnés comme obligatoires : un ou plusieurs champs que l’utilisateur doit remplir apparaissent.
  5. Choisissez le ou les champs qui apparaîtront ou disparaîtront de l’affichage, puis sélectionnez Enregistrer.

Il est possible de créer des règles avec des actions conflictuelles. Dynamic View favorise la règle qui accorde le moins d’autorisations. Par exemple, si vous créez une règle qui affiche un champ et une autre qui le masque (les deux règles ayant les mêmes conditions de déclenchement), seule la règle qui le masque sera déclenchée.

Les autorisations de visibilité que vous définissez ici apparaissent dans le panneau des détails. Pour accéder au panneau des détails , sélectionnez une ligne de l’affichage. panneau droit du formulaire

FAQ :  Pourquoi un champ est-il en lecture seule ?

Il est possible que certains champs ne soient pas modifiables, selon leur type de données ou les informations de la cellule. Un champ est en lecture seule dans Dynamic View s’il remplit les conditions suivantes :

  • Il provient d’une colonne système.
  • Il provient d’une colonne Date de fin d’un diagramme de Gantt.
  • Il est la colonne de Date de fin dans l’affichage de la plage de dates des paramètres du projet.
  • Il provient d’une colonne Prédécesseur d’un diagramme de Gantt.
  • La cellule de la feuille source contient une formule.
  • La cellule de la feuille source contient un lien de cellule entrant.
  • La cellule de la feuille source contient un lien hypertexte.

Partager ou transférer un affichage

Dans l’onglet Partage, vous pouvez :

  • Transférer la propriété de l’affichage 
  • Identifier les utilisateurs, les groupes et les domaines qui doivent avoir accès à l’affichage 
  • Spécifier les administrateurs qui peuvent voir et modifier les données sources de l’affichage et modifier les paramètres de ce dernier 

Les administrateurs Dynamic View ont le niveau d’accès à l’affichage le plus élevé. Ils peuvent modifier tous les paramètres de l’affichage, y compris les éléments que les autres pourront voir et auxquels ils auront accès. Limitez votre nombre d’administrateurs de l’affichage aux personnes chargées de la modification de votre processus.