Dynamic View : créer et gérer les affichages de vos données

Cet outil vous permet d’afficher une sélection de données spécifiques, pour permettre à d’autres personnes de les consulter et de les modifier.  

Avant de commencer

Créez la feuille ou le rapport qui servira de source pour votre Dynamic View.

Une feuille ou un rapport doit exister avant de commencer à utiliser une Dynamic View.

Créer une nouvelle vue

Il existe deux manières différentes de créer des Dynamic Views.

Depuis l’accueil de Dynamic View

1. Sélectionnez l’icône du Lanceur, puis sélectionnez Dynamic View.

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2. Lancez le processus de création de la vue en sélectionnant Créer une vue en haut à droite de l’écran ou l’icône Plus  Brandfolder Image  dans la barre de navigation de gauche. La fenêtre Créer une vue apparaît.
3. Sélectionnez la feuille ou le rapport source de votre vue dans la fenêtre Créer une vue. Sélectionnez ensuite Créer.

La fenêtre Paramètres de votre nouvelle vue apparaît.

Si vous sélectionnez le mauvais élément source, créez une autre nouvelle vue. Vous ne pouvez pas revenir en arrière et sélectionner un autre élément source.

Depuis l’élément source

Dans votre feuille source, vous pouvez accéder à Dynamic View à partir des modes Table et Grille.

Mode Table

1. Accédez à la barre d’outils principale de votre feuille.
2. Sélectionnez Plus d’outils > Dynamic View > Créer une Dynamic View.

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Mode Grille

1. Sélectionnez Dynamic View dans le menu supérieur de votre feuille ou rapport.
2. Sélectionnez Créer une Dynamic View. 

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La fenêtre Paramètres de votre nouvelle vue apparaît.

Configurer votre vue

Dans l’onglet Paramètres > Général de votre vue, vous pouvez lui donner un nom, définir ce que les personnes peuvent voir, les autoriser à ajouter de nouveaux éléments, et bien plus encore.

Voici quelques paramètres clés :

• Restreindre la vue par utilisateur actuel : filtrez la vue d’un utilisateur en fonction des tâches qui lui ont été attribuées via la colonne Liste des contacts. 
• Restreindre la vue par filtre de feuille : les filtres de feuille déterminent les données qui apparaissent dans une feuille. Partagez des filtres de feuille pour que plusieurs utilisateurs utilisent le même filtre. 
• Nouvelle soumission d’élément : vous pouvez autoriser les utilisateurs à créer de nouvelles entrées. Si votre source est un rapport, spécifiez la feuille sous-jacente, et pas uniquement le rapport. 

Si vous recueillez des informations auprès d’un large éventail d’utilisateurs, il peut être utile de créer un formulaire de prise en charge au lieu d’utiliser l’option Nouvelle soumission d’élément. Un formulaire permet d’avoir des données cohérentes et de s’assurer que chacun utilise correctement sa vue.

Sélectionner les champs à afficher

Dans l’onglet Paramètres > Affichage de la vue, vous pouvez sélectionner des champs spécifiques à afficher dans votre vue.

1. Sélectionnez l’onglet Affichage de la vue.
2. Dans la section Champs disponibles, sélectionnez les champs que vous souhaitez voir apparaître dans la vue.
3. Pour filtrer les données de champs spécifiques, ajoutez des champs de type liste déroulante ou symbole à partir de vos données sources. 
4. Facultatif : ajoutez des pièces jointes ou des commentaires à l’aide des paramètres suivants :  
   • Pièces jointes
     • Afficher les pièces jointes
     • Les utilisateurs peuvent ajouter des pièces jointes
   • Commentaires
     • Afficher les commentaires
     • Les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires

Les champs que vous sélectionnez à cette étape apparaissent sous forme de colonnes dans les lignes de votre Dynamic View. Si vous souhaitez afficher ces champs uniquement dans certaines conditions, ne les ajoutez pas dans la section Champs visibles. Au lieu de cela, définissez les conditions ou la logique dans l’onglet Panneau Détails.

Configurer le panneau Détails 

Dans l’onglet Paramètres > Panneau Détails, vous pouvez personnaliser le contenu du panneau Détails qui apparaît pour les utilisateurs lorsqu’ils sélectionnent une ligne dans la Dynamic View. Vous pouvez utiliser le panneau Détails pour recueillir des informations et fournir des détails. 

1. Dans la section Ajouter un champ à gauche, faites glisser les champs vers la section Disposition du panneau Détails.
2. (Facultatif) Activez la description du panneau Détails pour saisir des instructions pour vos utilisateurs. Ils voient vos instructions lorsqu’ils ouvrent le panneau Détails pour une ligne de votre vue. 
3. Sélectionnez un onglet à privilégier lorsque le panneau Détails apparaît. Voici les onglets :
   1. Données
   2. Pièces jointes (si activé)
   3. Commentaires (si activé) 
4. Modifiez les propriétés ou la logique de chaque champ. Les propriétés des champs définissent les champs et la logique vous permet d’appliquer une logique conditionnelle aux champs. 
   • Dans la barre de droite, sélectionnez l’icône Propriétés du champ.
     Lorsque vous sélectionnez un champ dans la section Disposition du panneau Détails, le panneau Propriétés du champ apparaît.
   • Pour modifier la logique du champ, sélectionnez l’icône Logique des champs dans la barre de droite.

Propriétés du champ

Champ en lecture seule

Il est possible que certains champs ne soient pas modifiables, selon leur type de données ou les informations de la cellule. Un champ est en lecture seule dans Dynamic View s’il remplit les conditions suivantes :

• Il provient d’une colonne système.
• Il provient d’une colonne Date de fin d’un diagramme de Gantt.
• Il s’agit de la colonne de Date de fin dans l’affichage de la plage de dates des paramètres du projet.
• Il provient d’une colonne Prédécesseur d’un diagramme de Gantt.
• La cellule de la feuille source contient une formule.
• La cellule de la feuille source contient un lien de cellule entrant.
• La cellule de la feuille source contient un lien hypertexte.

Logique des champs

Lorsque vous ajoutez une logique de champ, votre vue affiche ou masque des champs. Cette logique dépend des conditions ou modifications appliquées dans l’élément Smartsheet ou dans Dynamic View.

La logique des champs repose sur des listes déroulantes et des colonnes de symboles. Votre feuille source devra comporter une liste déroulante ou une colonne de symboles pour nommer et enregistrer vos règles de logique de champ.

Si votre source est un rapport comportant plusieurs feuilles, les valeurs de la liste déroulante d’une colonne donnée doivent être cohérentes sur toutes les feuilles. S’il manque une valeur dans les propriétés de la colonne, vous ne pouvez pas utiliser cette valeur dans la logique de votre champ.

1. Dans le panneau Logique des champs, sélectionnez + Logique. 
2. Attribuez un nom à votre logique des champs. 
3. Dans la section Quand, identifiez la colonne et les valeurs qui déclencheront la logique. 
4. Dans la section Action, sélectionnez ce qu’il se passe lorsque la vue détecte le déclencheur. Vous pouvez : 
   • masquer les champs sélectionnés ;
   • afficher les champs sélectionnés en lecture seule ;
   • afficher les champs sélectionnés comme modifiables ;
   • afficher les champs sélectionnés comme obligatoires.
5. Choisissez les champs qui apparaissent ou disparaissent de la vue ; puis sélectionnez Enregistrer.

Les autorisations de visibilité définies ici apparaissent dans le panneau Détails. Pour accéder au panneau Détails, sélectionnez une ligne dans la vue.

Il est possible de créer des règles avec des actions conflictuelles. Dynamic View favorise la règle ayant le niveau d’autorisation le plus bas.

Partager votre Dynamic View

Utilisez l’onglet Paramètres > Partage pour définir qui peut voir et modifier la vue. 

Reportez-vous à l’article Partager votre Dynamic View pour plus de détails.