Smartsheet Control Center : FAQ sur l’archivage de projets

L’archivage de projets fait de Smartsheet Control Center (SCC) un outil de gestion du cycle de vie complet des projets : il permet aux responsables de programmes d’automatiser et de gérer l’archivage, dernière étape du cycle de vie du projet.

Control Center est une offre Premium disponible à l’achat pour les clients Smartsheet utilisant un Forfait Affaire ou supérieur. Pour plus d’informations sur l’achat de Control Center, veuillez contacter le Service commercial de Smartsheet.

Quelles sont les exigences pour l’archivage de projets et qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

L’archivage de projets est disponible pour tous les clients qui utilisent Smartsheet Control Center. Vous devez être un Responsable de programme dans Smartsheet Control Center pour accéder à l’archivage de projets : seuls les Responsables de programme peuvent créer et exécuter des flux de travail d’archivage.

Quelles sont les fonctionnalités de l’archivage de projets ?

Avec un flux de travail d’archivage, vous pouvez :

Définir les conditions de filtrage pour que les Responsables de programme puissent sélectionner rapidement les projets à archiver.
Fournir à votre équipe de projet un répertoire d’espaces de travail plus propre en déplaçant les projets vers les espaces de travail archivés.
Changer la propriété, actualiser le partage et limiter l’accès aux projets, afin de préserver les données historiques pour l’audit et l’analyse.
Désactiver les Alertes et actions pour qu’un projet terminé ne génère plus de notifications.
Ne pas publier collectivement toutes les feuilles, tableaux de bord ou rapports archivés.
Conserver les données du récapitulatif sur les projets archivés, afin qu’ils puissent faire partie du rapport du portefeuille pour l’année fiscale.(Vous pouvez toujours vouloir archiver les données du récapitulatif lors de la prorogation de l’exercice comptable.)
Fournir une liste des projets archivés dans Control Center, au cas où votre équipe aurait besoin d’y accéder pour s’y référer ultérieurement.

Est-ce que je pourrai archiver les éléments Smartsheet qui n’ont pas été créés en utilisant Control Center ?

Non. Seuls les éléments créés en utilisant Control Center peuvent être archivés.

Quels sont les scénarios courants pris en charge par l’Archivage de projets ?

Voici quelques scénarios courants :

Archivage complet : verrouiller des éléments Smartsheet liés à un projet terminé en une seule fois. Supprimer en masse les projets terminés des tableaux de bord et rapports au niveau du portefeuille, sans avoir à modifier manuellement vos tableaux de bord et rapports existants.
Archiver avec une visibilité limitée : verrouiller les projets terminés et en supprimer l’accès, mais les conserver dans des tableaux de bord et des rapports au niveau du portefeuille jusqu’à la fin de l’année fiscale. Au début de l’année fiscale suivante, vous pouvez supprimer les projets archivés des tableaux de bord et des rapports.

Puis-je restaurer un projet archivé ?

L’archivage d’un projet est une action permanente. Pour l’instant, vous ne pouvez pas restaurer un projet archivé.

Les projets peuvent-ils être archivés automatiquement ?

Non. Un responsable de programme doit archiver manuellement les projets à partir de l’application Control Center. Control Center exécutera alors automatiquement les actions que vous définissez pour le flux de travail d’archivage de projet sur tous les projets sélectionnés.

Qui peut consulter et accéder aux projets archivés ?

Les utilisateurs peuvent consulter la liste des projets archivés dans Control Center. Seuls les utilisateurs qui ont l’autorisation (configurée dans le cadre de l’archive) pourront accéder aux éléments de projet dans Smartsheet.

Les projets archivés seront-ils retirés des résultats de recherche ?

Les projets n’apparaissent dans les résultats de recherche que pour les personnes qui ont accès au projet. L’une des options du flux de travail d’archivage consiste à déplacer le dossier de projet vers un espace de travail d’archivage. Après le déplacement du dossier, seuls les utilisateurs ayant les autorisations d’accès à l’espace de travail des archives verront les projets dans les résultats de recherche.

Puis-je archiver partiellement un projet, pour le laisser ouvert à la vérification finale ou aux audits ?

Oui. L’Archivage de projets prend en charge l’archivage en plusieurs étapes. Lorsqu’un projet est terminé, il peut être déplacé dans un espace de travail de d’archive en attente où seules certaines personnes y auront accès. Une fois les vérifications et les audits terminés, vous pouvez effectuer l’archivage complet afin de supprimer tous les accès et verrouiller le projet.

Frequently Asked Questions

What are the requirements for Project Archiving and who can use the feature?

Project Archiving is available to all customers using Smartsheet Control Center. You must be a Program Lead in Smartsheet Control Center to access Project Archiving: only Program Leads can create and run archiving workflows.

What features are part of Project Archiving?

With an archive workflow, you can:

Set filtering conditions so Program Leads can quickly select projects for archiving.
Provide your project team with a cleaner directory of workspaces by moving projects to archive workspaces.
Change ownership, update sharing, and limit access on projects to preserve historical data for audit and analysis.
Disable Alerts & Actions so that a finished project no longer generates notifications.
Collectively unpublish all archived sheets, dashboards, or reports.
Retain summary data on archived projects so they can be part the portfolio reporting for the fiscal year. (You may still want to archive the summary data at fiscal year rollover.)
Provide a list of archived projects in Control Center in case your team needs to access them for reference at a later time.

Will I be able to archive Smartsheet items that were not created using Control Center?

No. Only items created using Control Center can be archived.

What are common scenarios that Project Archiving supports?

Some common scenarios are:

Complete archival—lock Smartsheet items related to a finished project all at once. Remove finished projects from portfolio level dashboards and reports in bulk, without having to manually edit your existing dashboards and reports.
Archive with limited visibility—lock completed projects and remove access to them, but keep them in portfolio level dashboards and reports until the end of the fiscal year. At the beginning of the next fiscal year, you can remove the archived projects from the dashboards and reports.

Can I restore an archived a project?

Archiving a project is a permanent action. At this time you cannot restore an archived project.

Can projects be archived automatically?

No. A Program Lead must manually archive projects from within the Control Center app. Control Center will then automatically perform the actions that you define for the project archive workflow on all of the selected projects.

Who can view and access archived projects?

Users can see a list of archived projects in Control Center. Only users who have permission (configured as part of the archive) will able to access the project items in Smartsheet.

Will archived projects be removed from search results?

Projects only appear in the search results for people who have access to the project. One of the options in the archiving workflow is to move the project folder to an archive workspace. After the folder is moved, only users with permissions to access the archive workspace will see the projects in search results.

Can I partially archive a project to leave it open for final review or audits?

Yes. Project Archiving supports multi-stage archiving. When a project is completed it can be moved into a Pending Archive workspace where only certain people will have access to it. After any reviews and audits are complete, you can perform the full archive to remove all access and lock the project.