Automatiser votre travail avec les Alertes et Actions

Demandez à Smartsheet de vous informer ou d'informer d'autres personnes des modifications sur les feuilles de manière automatique, de rappeler les dates clés à ces dernières, de demander automatiquement des actualisations sur des lignes spécifiques ou d'envoyer automatiquement une demande d'approbation ou de validation sur des éléments de travail de votre feuille.

Vous trouverez un exemple de demande d'approbation automatisée envoyée à quelqu'un ci-dessous. Les options de livraison comportent :

  • le centre de notifications (si la personne est connectée à Smartsheet)
  • sa boîte de réception (il n'est pas nécessaire qu'elle dispose d'un compte Smartsheet)
  • une notification push envoyée par l'application mobile Smartsheet

    exemple de demande d'approbation

La meilleure alerte ou action en fonction de votre situation

Utilisez ce type d'alerte ou d'actionDans cette situation
AlerteAfin d'être informé quand des modifications importantes sont apportées à certaines colonnes

Afin qu'une personne soit informée lorsqu'une nouvelle tâche lui est attribuée

Afin de savoir quand une valeur donnée est définie pour certaines colonnes (« Bloqué » est défini pour une colonne de liste déroulante Statut, par exemple)
RappelAlerte :

quand les dates clés approchent

à une date donnée

quand une date est dépassée
Demande d'approbationAfin qu'un participant important donne son approbation pour une tâche donnée

Afin que quelqu'un approuve ou refuse un élément (approbation d'une proposition de projet par le directeur, par exemple)

Afin de demander l'approbation d'un élément qui répond à certains critères (approbation financière lorsque le prix d'un élément dépasse un certain montant, par exemple)
Demande d'actualisationAfin de demander à recevoir les dernières informations relatives à un élément en cours lorsque la valeur d'une colonne donnée change (quand le statut d'une ligne passe à « En cours », demander à ce que l'attributaire mette à jour la date de début, par exemple)

Afin de demander automatiquement une actualisation pour plusieurs cellules d'une ligne

 

Verrouillage automatique des lignesAfin d'empêcher tout autre modification lorsque qu'un élément a été approuvé

Afin d'empêcher toute autre modification lorsqu'une tâche a été terminée ou fermée
Déverrouillage automatique des lignesRéduit les risques d'erreur lors de votre processus en empêchant la modification des éléments tant que les étapes préalables requises ne sont pas terminées

Créer une alerte ou une action automatisée

Définissez les critères qui déclenchent une alerte ou une action (les conditions qui doivent être remplies pour que l'alerte ou l'action soit envoyée, les destinataires de cette dernière et les informations qu'elle contient) à l'aide d'un outil graphique de création de flux de travail.

Premiers pas

  1. Sélectionnez Alertes et actions dans la barre de menus.
    barre de menus
    Si vous ne voyez pas Alertes et Actions, cliquez sur l'icône représentant une flèche vers le bas dans le coin supérieur droit de la fenêtre Smartsheet.
    afficher la barre de menus
  2. Sélectionnez le type d'alerte ou d'action que vous souhaitez créer dans le menu Alertes et actions (utilisez le tableau qui se trouve en haut de cet article afin de déterminer la meilleure dans votre cas).

    Le flux de travail graphique s'affiche.

    alerter quelqu'un
     
  3. Définissez-y les critères qui doivent être remplis afin que l'alerte ou l'action se déclenche et ses destinataires.

Optimiser une règle pour une alerte ou une action

Les quelques points suivants vous permettent de spécifier précisément les alertes et les actions.

Donner un nom à votre règle

Cliquez sur le texte de l'espace réservé en haut de la fenêtre du flux de travail afin de lui donner un nom.

Donner un nom à votre alerte ou à votre action

REMARQUE : si vous ne donnez pas de nom à votre alerte ou à votre action, elle hérite du nom par défaut du texte de l'espace réservé (si vous avez cloné la règle, elle hérite du nom de celle à partir de laquelle vous l'avez clonée).

Créer une alerte ou une action conditionnelle qui dépend de la date

Vous pouvez choisir une condition à l'aide d'une colonne de date ou en sélectionnant manuellement une date afin que votre alerte ou votre action soit envoyée à une date donnée.

alertes dépendant d'une date

Ajoutez une condition à votre alerte ou à votre action (selon la description ci-dessous) afin que seules les lignes qui remplissent certains critères soient envoyées à cette date.

Configurer l'alerte ou l'action afin qu'elle surveille des changements donnés

Sélectionnez Définir un changement afin de restreindre les critères de déclenchement de votre alerte ou de votre action à certains types de changement de certains champs uniquement (colonnes de votre feuille) que vous sélectionnez. Vous pouvez définir que seuls les changements de la colonne Statut la déclenchent, par exemple.

Ajouter une condition qui doit être remplie pour que l'alerte ou l'action soit envoyée

Cliquez sur l'icône « + » > Ajouter une condition afin de définir les valeurs qui doivent exister dans les différentes cellules. Seules les lignes qui remplissent les conditions définies seront envoyées dans l'alerte ou l'action, même si les changements indiqués se produisent (l'alerte ou l'action ne sera pas envoyée si aucune ligne ne remplit les conditions ajoutées).

ajouter une condition

Cliquez sur Plus icône plus> Supprimer afin de supprimer des conditions dans votre alerte ou votre action (ce qui supprime toute la zone des conditions).

Choisir les colonnes qui doivent figurer dans l'alerte ou l'action

Cliquez sur Plus icône plus dans le coin supérieur de la zone des paramètres de livraison (la dernière de la règle), puis sélectionnez Options avancées afin d'ajouter ou d'exclure les colonnes affichées dans l'alerte ou l'action.

options avancées

Sélectionner les destinataires de l'alerte ou de l'action et le moment auquel ils vont la recevoir

Configurez la zone des paramètres de livraison (la dernière de la règle) afin d'être certain que l'alerte ou l'action est envoyée aux personnes impliquées dans l'élément de travail donné. Vous pouvez la configurer afin qu'elle soit envoyée à :

  • toutes les personnes avec lesquelles la feuille est partagée.
  • une personne dans la colonne Contact de cette ligne
  • des personnes que vous définissez manuellement
  • un canal de l'application Slack (vous trouverez de plus amples informations sur cette intégration ici)

Ajouter dynamiquement les données de cellules dans l'objet et le corps des messages d'alerte ou d'action

Rendez chaque message d'alerte ou d'action plus identifiable grâce aux caractères génériques placés dans la ligne d'objet du message. Ajoutez par exemple des caractères génériques de message dans l'objet de votre feuille pour une colonne baptisée Nom de colonne. Smartsheet ajoutera alors dynamiquement toute information pertinente provenant de cette colonne à votre message d'alerte ou d'action.

Pour aller dans la fenêtre Paramètres de livraison et ajouter un caractère générique :

  1. Sélectionnez Alertes et actions en haut de la feuille.
  2. Vous pouvez alors créer une nouvelle alerte ou sélectionner Gérer les alertes et les actions afin d'ajouter des caractères génériques dans une règle d'alerte existante.

    Si vous avez choisi de modifier une alerte ou une action existante et d'ouvrir la fenêtre Gérer les alertes et les actions, cliquez sur la flèche vers le bas à droite de la règle et choisissez Modifier.

    La fenêtre Modifier la règle s'ouvre.
     
  3. Cliquez sur Personnaliser le message
  4. Ajoutez des accolades doubles autour du nom de la colonne {{column name}} dans l'objet ou le corps du message (plus le texte désiré, le cas échéant) lorsque vous rédigez un message personnalisé. Vous pouvez le faire lorsque vous créez une règle d'alerte ou modifiez une règle existante.

REMARQUE : si vous ajoutez des caractères génériques à vos messages, vous pouvez recevoir plusieurs alertes ou actions alors que vous ne receviez qu'une version consolidée auparavant. Si vous recevez plusieurs alertes ou actions (même objet et même contenu) et souhaitez modifier ce comportement, modifiez les paramètres de livraison et supprimez les caractères génériques.

Demandes d'approbation : personnaliser le statut et les boutons

Cliquez suricône plus > Paramètres avancés pour personnaliser le texte du bouton affiché à l'approbateur lors de la demande, ainsi que les valeurs stockées dans la colonne déroulante de votre feuille.

Options avancées

Par exemple, vous pouvez modifier le texte du bouton Approuver et saisir « Valider » à la place. L'approbateur recevra un formulaire de demande avec comme texte du bouton : « Valider ». S'il clique sur Valider, « Approuvé » sera enregistré dans la feuille.

REMARQUE : dans le champ Envoyé, vous pouvez modifier la valeur déroulante qui s'enregistre dans votre feuille lorsqu'une demande d'approbation est envoyée et que l'approbateur n'a pas encore pris d'action sur la demande.

Demandes d'actualisation : champs en lecture seule

Selon le mode d'utilisation des cellules dans une feuille, il est possible que les informations ne puissent pas être modifiées à partir d'une demande d'actualisation. Il est uniquement possible de modifier ces cellules directement dans la feuille (en vous connectant à Smartsheet).

Les champs suivants s'affichent en lecture seule dans une demande d'actualisation :

  • champs contenant des formules
  • dates de début et dates de fin avec interdépendances (il est possible de modifier le champ Durée)
  • prédécesseurs (ce champ n'apparaîtra pas dans une demande d'actualisation)
  • lignes ou colonnes verrouillées

Comportement des alertes et des demandes de livraison

Voici quelques aspects à garder à l'esprit lorsque vous travaillez avec les alertes ou les actions :

  • les alertes ou les actions sont uniquement définies au niveau de la feuille (elles ne peuvent donc pas être définies pour certaines lignes).
  • si votre message d'alerte ou d'action comporte un lien vers un fichier joint, ce lien expire au bout de 30 jours ou 100 clics. Il s'agit d'une mesure de sécurité visant à éviter tout accès illimité à vos fichiers.
  • le fuseau horaire utilisé pour l'alerte ou l'action est celui du Propriétaire de la feuille, tel que précisé dans les Paramètres personnels (pour plus d'informations, voir Ajuster les paramètres personnels).
  • si une personne effectue une modification qui déclenche l'alerte ou une action qui envoie une alerte ou une demande, son adresse électronique apparaît comme adresse de réponse. Si plusieurs personnes apportent des modifications, le propriétaire de la feuille apparaîtra comme Adresse de réponse.
  • il n'est pas possible de configurer l'heure d'envoi de l'alerte ou de la demande. Les messages sont envoyés entre minuit et 4h00 du matin (fuseau horaire du propriétaire de la feuille), à l'exception de ceux correspondant aux modifications dont vous souhaitez être informé en temps réel, qui sont envoyés immédiatement (les alertes et les demandes hebdomadaires sont envoyées chaque vendredi entre minuit et 4h00 du matin).

Définir les personnes qui reçoivent les alertes et les demandes

Par défaut, les alertes et les demandes ne sont envoyées qu'aux personnes partageant la feuille. Si vous souhaitez que les alertes et les demandes soient envoyées à toute personne possédant une adresse électronique valide au niveau de la feuille ou du compte, consultez les articles d'aide suivants :

Conditions requises concernant l'autorisation de partage pour créer une alerte ou une action

Votre niveau d'autorisation de partage de la feuille détermine si vous pouvez créer des alertes ou des actions et les destinataires que vous pouvez ajouter.

Type d'alerte ou d'actionPropriétaireAdministrateurÉditeurSpectateur
AlerteVous et les autresVous et les autresVousVous
RappelVous et les autresVous et les autresVousVous
Demande d'actualisationVous et les autresVous et les autresNe peut pas créerNe peut pas créer
Demande d'approbationVous et les autresVous et les autresNe peut pas créerNe peut pas créer
Verrouillage automatique des lignesPeut créerPeut créerNe peut pas créerNe peut pas créer
Déverrouillage automatique des lignesPeut créerPeut créerNe peut pas créerNe peut pas créer

Envoyer des alertes ou des demandes pour vos propres modifications

Si vous avez configuré une alerte ou une demande dont vous êtes le destinataire, mais ne la recevez pas quand vous modifiez la feuille, vous devez activer les notifications pour les changements que vous effectuez. Reportez-vous à Régler les paramètres personnels afin d'obtenir de plus amples informations sur la modification des paramètres de votre compte.


Envoyer manuellement les notifications et les demandes d'actualisation

Dans le cas de situations uniques pour lesquelles vous n'avez pas besoin de créer une alerte ou une action automatisée, vous pouvez également envoyer manuellement des informations sur une feuille et des demandes d'actualisation. Pour plus d'information sur ces fonctions, consultez les articles suivants de l'aide :

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