Utiliser une colonne système pour ajouter automatiquement des informations à une ligne

S’applique à

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Le Propriétaire et les Administrateurs de la feuille peuvent ajouter ou modifier une colonne. Une licence est requise.

Utilisez une colonne Système pour rapidement visualiser :

  • Le nom de la personne qui a créé une ligne
  • Le nom de la dernière personne qui a modifié une ligne
  • L’heure à laquelle la ligne a été créée
  • L’heure à laquelle la ligne a été modifiée pour la dernière fois

Au fur et à mesure que des lignes sont ajoutées ou modifiées dans votre feuille, le contenu des lignes est automatiquement rempli ou actualisé dans la colonne Système.


Si vous changez un type de colonne existant en colonne système, toutes les données de cellule existantes dans la colonne seront écrasées.

Pour créer une colonne Système :

  1. Cliquez sur la flèche déroulante  située sous n’importe quel en-tête de colonne et sélectionnez Insérer une colonne à droite ou Insérer une colonne à gauche.

    La fenêtre Insérer une colonne apparaît.
     
  2. Sélectionnez Numérotation automatique/Système comme type de colonne.

    La fenêtre Insérer une colonne est actualisée pour afficher les colonnes de type numérotation automatique et système disponibles.
     
  3. Sous Colonne générée par le système,, sélectionnez un type de colonne. (Consultez la section « Définition des types de colonnes système » ci-dessous si vous ne savez pas lequel utiliser).

    REMARQUE : vous ne pouvez utiliser chaque type de colonnes système qu’une fois dans une feuille.

  4. Cliquez sur OK pour insérer la colonne dans la feuille.

Notez que la colonne sera vide jusqu’à ce que vous cliquiez sur Enregistrer.

Définition des types de colonnes système

Le tableau suivant répertorie les différents types de colonnes système et leur utilité.

Type Utilité
Numérotation automatique Attribue une valeur alphanumérique qui augmente automatiquement à chaque ligne de la feuille.
Date de modification Répertorie la date et l’horodatage de la dernière modification des données apportée à la ligne. Les modifications apportées aux discussions, aux pièces jointes ou à la mise en forme (couleur de la police, couleur d’arrière-plan, etc.) ne sont pas consignées dans la colonne.
Modifié par Répertorie l’adresse e-mail du collaborateur ayant apporté la dernière modification de données d’une ligne. Les modifications apportées aux discussions, aux pièces jointes ou à la mise en forme ne sont pas consignées dans la colonne.
Date de création Répertorie la date et l’horodatage de la création de la ligne.
Créée par Répertorie l’adresse e-mail du collaborateur ayant créé la ligne.

Conseils et meilleures pratiques

Voici quelques points à garder à l’esprit lorsque vous travaillez avec des colonnes système :

  • Chaque colonne système ne peut être utilisée qu’une seule fois par feuille.
  • Les valeurs de ces colonnes sont en affichage uniquement et ne peuvent pas être modifiées manuellement. Toutefois, vous pouvez appliquer une mise en forme à la colonne pour en modifier l’apparence.
  • Changer un type de colonne existant en optant pour une colonne système Date de modification / Modifié par ou Date de création / Créé par a pour effet d’écraser les données des cellules existantes. Changer de type de colonne et opter pour une numérotation automatique conserve les données existantes des cellules. Ceci, afin que vous puissiez les utiliser dans votre modèle de numérotation automatique si vous le souhaitez.
  • L’horodatage des colonnes système Date de modification et Date de création est basé sur le Fuseau horaire que vous avez sélectionné dans les Paramètres personnels de votre compte Smartsheet.
  • Les valeurs des colonnes système sont en lecture seule pour tous les collaborateurs, mais une mise en forme peut leur être appliquée (par exemple, la couleur de l’arrière-plan et de la police), manuellement ou en créant des règles de mise en forme conditionnelle.
  • Par défaut, le nom de la colonne correspondra au type de colonne sélectionné.Vous pouvez le modifier comme vous le souhaitez.