Importar archivos para crear hojas nuevas

Puede importar cualquier hoja o informe desde los siguientes formatos:

• Microsoft Excel
• Microsoft Project 
• Hojas de Google
• Tablero Atlassian Trello

Para mejorar la automatización de las importaciones de datos, puede importar archivos de dos maneras diferentes:

• En la barra de navegación superior, seleccione Archivo > Importar. 

Puede elegir entre cuatro opciones para importar sus datos y cuatro opciones para automatizar la importación de datos. Para obtener más información sobre cómo automatizar la exportación, consulte Crear un flujo de trabajo de carga en Data Shuttle.

• En la barra de navegación superior, seleccione el menú Conexión >Crear flujo de trabajo o Administrar flujos de trabajo para administrar la automatización de las importaciones directamente desde Data Shuttle.

La importación siempre crea una nueva hoja. Para llevar datos de otros programas a una hoja existente, utilice la función copiar y pegar.

Antes de importar

Para que la importación se realice correctamente, los archivos deben cumplir con los siguientes criterios:

• El archivo no puede superar los 50 MB.
• Puede importar un máximo de 20 mil filas, 400 columnas o 500 mil celdas a la vez.
• Los archivos en Microsoft Excel deben tener el formato .xls, .xlsx o .csv, y la primera pestaña del libro de trabajo no puede estar en blanco.
• Debe crear archivos de Microsoft Project en versiones 2007, 2010, 2013 o 2016, y estar en formato .mpp, .mpx, .mspdi o .xml.

Las fórmulas no se conservan. Debido a las diferencias entre la sintaxis de las fórmulas de Excel y Smartsheet, no se pueden importar las fórmulas.

Para solucionarlo, puede guardar fórmulas como texto, para lo cual deberá eliminar el signo igual de la parte de adelante de la fórmula y, luego, guardar la hoja. Una vez que abra el archivo Excel, puede volver a colocar el signo igual y modificar la sintaxis para que la fórmula funcione en Smartsheet.

Comenzar con la importación

1. En la barra de navegación izquierda, seleccione el ícono (más) del Centro de soluciones > Importar.
2. Seleccione la aplicación de origen desde la que realiza la importación.

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          Smartsheet le pedirá que busque y cargue el archivo desde su computadora.

3. Una vez que cargue el archivo, escriba el nombre de la hoja y seleccione la columna primaria para la hoja. 
4. Seleccione Importar.

El archivo importado se muestra como una hoja nueva en Explorar en el panel de la izquierda.

Tal vez necesite realizarle ajustes manuales a la hoja luego de importarla para que luzca y funcione como usted prefiere.

Observará que el sistema no conserva algunos aspectos de los elementos importados. Entre los elementos comunes que pueden requerir ajustes, pueden mencionarse:

• Capacidades que no están disponibles en Smartsheet y que no se incluyen en la hoja importada: celdas combinadas, varias hojas de un libro o bordes de celdas.
• Listas desplegables para validación de datos, que necesitan ser recreadas.
• Si importa una hoja de Excel o una hoja de Google que utilizan fórmulas no compatibles con Smartsheet, aparecerá el error #UNPARSEABLE en lugar de la fórmula. 
• Imágenes de un archivo externo.

Si la hoja importada no contiene los datos que esperaba, compruebe si hay hojas ocultas en el libro de Excel. Para importar los datos correctos, muestre todas las hojas ocultas y mueva la hoja de cálculo deseada a la primera posición.

Microsoft Project contiene algunas funciones, como limitaciones, que no son compatibles con Smartsheet y que pueden provocar que las filas se desordenen al importar archivos .mpp. Para solucionarlo, intente guardar el archivo .mpp con formato .xml y, luego, importarlo en la nueva copia .xml. Si el problema continúa, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte.

Cómo importar hojas múltiples en un libro de trabajo de Microsoft Excel

Solo se importa la primera pestaña (la que esté más a la izquierda) de una hoja de trabajo de un libro de Excel. Eche un vistazo a la parte inferior del libro de Excel para ver si tiene varias pestañas.

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Si tiene varias pestañas que le gustaría importar a Smartsheet, haga lo siguiente:

• Importe el libro de trabajo a Smartsheet una vez para crear una hoja nueva.
• Regrese al archivo de Excel, seleccione una pestaña y arrástrela hacia la izquierda para moverla a la posición más a la izquierda.
• Guarde el archivo de Excel y vuelva a importarlo a Smartsheet. De esta forma, se crea una nueva hoja basada en la información que figura en la pestaña que acaba de mover a la posición más a la izquierda.
• Repita el proceso hasta que haya creado una hoja para cada una de las pestañas del libro de trabajo.
• En Smartsheet, analice la posibilidad de mover todas las hojas a una carpeta o un espacio de trabajo a efectos organizativos.

Qué esperar al importar un panel de Atlassian Trello

Si importa un panel de Atlassian Trello, puede importar hasta 5000 tarjetas o 50 listas. Si las tarjetas incluyen imágenes de portada, tenga en cuenta que hay un límite acumulado de 10 MB para importar estos archivos de imagen.

Seleccione el panel que desea importar y seleccione Aceptar para crear una nueva hoja con los datos importados. De manera predeterminada, la hoja se mostrará en la Vista de tarjeta.

Al importar un panel de Atlassian Trello, siempre se crearán las siguientes columnas en Smartsheet (verá estas columnas en la Vista de cuadrícula): 

• Nombre de la tarea Los campos en esta columna mostrarán los nombres utilizados para las tarjetas en Trello. Se le asignará el formato de columna de texto/número.
• Lista Esta columna contendrá todos los nombres de las listas del panel Trello. Los nombres de las listas aparecerán como nombres de conjuntos de columnas en la Vista de tarjeta de Smartsheet.
• Miembros Esta columna incluirá todos los nombres de los miembros del panel de Trello (las personas con las que comparte su panel de Trello) en una lista desplegable.
• Fecha de vencimiento Si ha definido una fecha de vencimiento para una tarjeta, aparecerá en el campo en la columna Fecha de vencimiento. Esta columna tendrá el formato de columna de fecha.
• Descripción Aquí se incluirá el texto de la descripción del panel de Trello. Se le asignará el formato de columna de texto/número.

Las columnas y la información adicionales de las tarjetas se incluirán en función de lo que se haya incluido en el panel de Trello.

No se importarán tarjetas archivadas desde Trello.