Fusionar o desconsolidar planes de Resource Management

Debe ser administrador de asignaciones de recursos con licencia para completar este proceso. También debe ser administrador del sistema de Smartsheet para usar la integración del panel de Resource Management. 

¿Uno o varios planes? 

Cada escenario tiene ventajas y desventajas. 

Un solo plan de Resource Management 

• Los editores de proyectos y quienes tengan cargos superiores a ese pueden ver a todas las personas del plan y asignar trabajo a cualquiera de ellas. Pueden ver la asignación de todas las personas de la cuenta, incluso si no pueden ver proyectos específicos. 
• Con la integración de Control Center, puede automatizar los planes de acción y programas de Control Center en el mismo plan.

Varios planes de Resource Management

• Usted puede tener diferentes cronogramas de trabajo y días no laborables, como los días festivos regionales. 
• Las instancias no comparten datos. No puede saber cuánto tiene asignado una persona si ella está en varios planes. Es fácil mantener los datos separados si tiene varios planes. 
• Los usuarios reciben licencias por plan. Si tiene un usuario en varios planes, ese usuario necesita más de una licencia. 
• La integración de Control Center/Resource Management puede conectar solo una instancia de Resource Management con un programa de Control Center. Necesitará una implementación de Control Center para cada instancia de Resource Management. 

Riesgos al fusionar o separar instancias

Para fusionar o separar instancias de Resource Management es necesario exportar datos desde Resource Management, pero este proceso no exporta todos los datos. Perderá los detalles de los proyectos y planes. Una vez completada la configuración, debe recrear algunos datos a mano. 

En el proceso de exportación no se incluyen los siguientes elementos: 

Detalles del plan

• Lista de funciones
• Lista de disciplinas
• Tarifas de facturación
• Marcadores de posición
• Nombres de las fases
• Estado laboral
• Categorías de gastos
• Categorías de tiempo y tarifa
• Días festivos oficiales
• Clientes
• Ubicaciones
• Tipos de licencia
• Etiquetas de personas
• Etiquetas del proyecto
• Cualquier cosa que utilice la API del desarrollador
• Campos personalizados del proyecto
• Campos personalizados de personas
• Marca personalizada
• Autenticaciones
• Imágenes relacionadas con proyectos

Detalles del proyecto

• Asignaciones del proyecto y fechas asociadas
• Fases del proyecto
• Tarifas de facturación asociadas con fases del proyecto
• Tarifas de factura del proyecto específico
• Estados de los elementos de trabajo
• Notas de los elemento de trabajo
• Listas de tareas de elementos de trabajo
• Registro de actividades del proyecto
• Informes del proyecto específico
• Resumen del proyecto

Detalles de las personas

• Nombre de asignación de trabajo
• Estados de los elementos de trabajo
• Notas de los elemento de trabajo
• Listas de tareas de elementos de trabajo
• Registro de actividades del proyecto
• Informes del proyecto específico
• Resumen del proyecto

Descripción general del proceso

Debe ser un administrador de Resource Management con licencia para completar este proceso. 

La principal diferencia entre los planes de fusión y desconsolidación es el destino. Cuando desconsolide los planes, importará datos en un nuevo plan. Cuando fusione los planes, importará datos en un plan ya existente. Seguirá los mismos pasos para gestionar sus datos; la única diferencia es dónde importará sus datos. 

1. Exporte datos desde el plan de origen. Exportará personas y proyectos.
2. Exporte datos históricos desde el plan de origen. 
3. Utilice un programa de hoja de cálculo para preparar su archivo de personas para la importación.
4. Importe el archivo de personas en el plan de destino. 
5. Reconstruya sus proyectos.
   • Utilizando la integración de Smartsheet, puede volver a conectar sus planillas y aparecerán los datos de su proyecto. 
   • Si no utiliza la integración de Smartsheet, debe reconstruir sus proyectos a mano. 
6. Revise sus datos y realice las tareas de limpieza. 

Exportar datos desde el plan de origen

Exportar usuarios 

1. En Resource Management, seleccione Configuración > Configuración de la cuenta.
2. En el menú de la izquierda, seleccione Personas y, a continuación, seleccione Exportar lista de personas. La lista contiene todos los usuarios asociados a su plan y sus campos personalizados asociados. 

Exportar proyectos

1. Seleccione Importación del proyecto > Exportar lista de proyectos para exportar proyectos y sus configuraciones de proyecto asociadas, incluidos los campos personalizados del proyecto.  

Exportar datos históricos

1. Inicie sesión en Resource Management > Análisis.
2. En el extremo superior derecho, seleccione Nuevo informe. Utilice las siguientes configuraciones para especificar los datos correctos:
   En Vista, seleccione Presupuestos: Horas.
   En Período, seleccione Intervalo de fechas personalizado. Seleccione el período para la duración de su instancia. Seleccione un período más largo si no sabe las fechas exactas.
   En Mostrar, seleccione Todo. Capturará cada proyecto activo y archivado de Resource Management. 
3. Seleccione Solicitar datos subyacentes. Por correo electrónico, recibirá un archivo comprimido que contiene los datos históricos. 
4. Abra el correo electrónico y seleccione Download CSV. ¿No encuentra el correo electrónico? Busque en su bandeja de entrada csv de datos subyacentes. La exportación no incluye todo; debe recrear algunos datos. Revise la lista anterior para ver qué se excluye.
   
   Tenga en cuenta que es un archivo grande. Incluye lo siguiente: 

• Tipo de registro (gastos o tiempo y tarifas)
• Proyecto y todos los metadatos del proyecto relacionados (configuración del proyecto, campos personalizados del proyecto)
• Fase asociada (si corresponde)
• Tarifas de facturación para ese gasto/asignación específico
• Tiempo enviado 
• Tiempo/Gastos aprobados, incluidos quién los aprobó y cuándo
• Campos personalizados de personas para ese usuario

Preparar sus datos para la fusión

Importación de usuarios

1. Seleccione Configuración > Configuración de la cuenta. 
2. Seleccione Personas > Exportar lista de personas. 
3. Abra los archivos .csv de exportación del proyecto y las personas. 
4. Copie y pegue los usuarios de su lista de personas exportada desde la columna B a la columna R. No asigne la columna A ("user_id") al destino, ya que se trata de una columna generada por el sistema basada en el plan asociado.
5. Copie manualmente los campos personalizados de personas (cualquier columna de la exportación a partir de la S que comience con "CF_XXX") de a un campo personalizado por vez. Cada ID de campo personalizado es diferente en cada instancia de RM, incluso si los nombres de ellos son los mismos en ambos planes.

Importar proyectos en el plan de destino

Si usa Smartsheet:

Reconecte las planillas del proyecto al plan de Resource Management. Smartsheet asignará todo lo asociado a ese proyecto donde haya datos en los siguientes campos: 

• Columna Primaria
• Asignado a (Lista de contactos)
• Fecha de inicio (Fecha)
• Fecha de finalización (Fecha)
• Asignación de % (Texto/Número) 

Si no usa Smartsheet:

Deberá reconstruir cada proyecto y asignación manualmente. Para limitar la cantidad de tareas manuales, concéntrese solo en los proyectos activos.