Auditar aprobaciones

Es posible que su organización tenga que auditar los registros de aprobación para demostrar que implementa un proceso de aprobación conforme (conforme a SOX, por ejemplo). 

A diferencia de los informes, que solo representan el estado de aprobación actual de cada entrada de tiempo, el registro de auditoría de aprobaciones captura cada evento de cambio (envío, rechazo, aprobación, etc.) y los comentarios de rechazo o aprobación asociados, las fechas y los usuarios que realizan los cambios. El registro es útil para respaldar los procesos relacionados con la conformidad, como en una auditoría SOX.

A principios de cada mes, Resource Management genera un archivo CSV que contiene un registro de auditoría del mes anterior. Los meses anteriores se pueden descargar en cualquier momento.

Los registros de auditoría del mes actual no se pueden generar hasta el mes siguiente.

Descargar registros de auditoría de aprobación

Siga estos pasos para acceder a los registros de auditoría:

1. En la configuración de la cuenta, desplácese hacia abajo hasta el flujo de trabajo de aprobación y, a continuación, haga clic en Access Audit Logs (Acceder a registros de auditoría).
2. En la nueva ventana, seleccione el mes y el año para las entradas de tiempo y gastos que desea auditar (el mes en el que se registraron esos gastos o tiempo).
3. El registro de auditoría se procesará y, una vez disponible, aparecerá un enlace de descarga en la lista de solicitudes recientes. También se enviará un enlace al archivo al correo electrónico del solicitante.
4. Seleccione Download (Descargar) para acceder al archivo de registro de auditoría.

El período se aplica a las fechas de los registros de entrada de tiempo, no a las fechas en que se presentaron o aprobaron. Dado que el tiempo y los gastos pueden aprobarse o rechazarse mucho más tarde del mes durante el cual se enviaron las entradas, los archivos de registro de auditoría de un mes determinado pueden diferir debido a que las entradas se aprobaron después de descargar el registro. Cuando se realiza una auditoría, se recomienda solicitar y descargar nuevos registros de auditoría para capturar los cambios más actualizados.

Comprender los registros de auditoría de aprobación

Los registros de auditoría de aprobación contienen registros de entrada de tiempo o gastos (según a cuál se le realice un seguimiento) junto con el historial de cambios realizados en el estado de aprobación de esas entradas. Esto significa que es probable que un mismo registro de entrada de tiempo o gastos tenga varias filas en el registro de auditoría, una para cada vez que cambie el estado de aprobación de esa entrada.

Por ejemplo, si un usuario envía una entrada de tiempo para su aprobación que se rechaza, modifica, vuelve a presentar y, luego, se aprueba, habrá una fila para cada uno de esos cambios en el estado de aprobación (cambio de pendiente a rechazado, otra vez a pendiente y, finalmente, a aprobado).

El registro de auditoría contiene varias columnas que describen las distintas propiedades de la entrada de tiempo o gastos, así como de los usuarios que realizan cambios en el registro. A continuación, se muestra una descripción de lo que representa cada una de las columnas del registro de auditoría.