Configurar un dominio de correo electrónico personalizado

Los dominios de correo electrónico personalizados funcionan con cualquier correo electrónico desencadenado por el usuario desde la aplicación Smartsheet, a saber:

• Alertas automatizadas
• Solicitud de actualización
• Uso compartido de hojas
• Mención con @

No son compatibles con correos electrónicos de bienvenida de Smartsheet ni correos electrónicos del sistema, por ejemplo, mensajes de restablecimiento de contraseña o notificaciones de pago.

Antes de comenzar

Debe poder actualizar los registros del DNS público de su dominio principal y de su dominio de correo electrónico personalizado, o bien trabajar junto con el equipo de TI o el Administrador de dominios. Si su organización tiene varias cuentas de Smartsheet, deben configurarse por separado. Pueden compartir el mismo dominio de correo electrónico personalizado.

El dominio de envío debe ser un subdominio de su dominio principal. Siguiendo el flujo de validación de dominios del Centro de administración, debe validar que es propietario del dominio principal. Para obtener más información, consulte Agregar usuarios de manera automática con Aprovisionamiento automático de usuarios.

Entradas de DNS público requeridas para la configuración

Para habilitar el envío de correos electrónicos en nombre de su organización con su dominio de correo electrónico personalizado, se requieren los siguientes ajustes de DNS (sistema de nombre de dominios) público para otorgar permiso a SparkPost (el proveedor de servicios de correo electrónico de la aplicación Smartsheet), a fin de cumplir con los estándares de seguridad de correo electrónico SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) y DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance).

Deberá trabajar junto con el equipo de TI para configurar las entradas de DNS público requeridas.

• Registro de claves de dominio (DKIM): Todos los correos electrónicos de Smartsheet que se envíen con el dominio personalizado tienen una firma digital cifrada en el encabezado del correo. El servidor de correo del destinatario se ocupa de validar el mensaje de correo electrónico. Para ello, busca la clave DKIM del dominio personalizado y la usa para verificar la firma cifrada. Con este mecanismo de autenticación de correo electrónico, se protege a los remitentes y destinatarios de acciones como spoofing y phishing, ya que se verifica que los remitentes de los correos electrónicos sean legítimos.

• Registro CNAME: Vincula el dominio de correo electrónico personalizado con el dominio de SparkPost que contiene un registro SPF para otro mecanismo de autenticación que protege tanto a remitentes como destinatarios de las acciones de spoofing y phishing. El registro SPF determina qué servidores de correo están autorizados a enviar correos desde el dominio personalizado. El servidor de correo del destinatario los busca en el registro SPF y los compara con la dirección IP del remitente del correo, a fin de verificar que el correo electrónico se envíe desde el servidor de correo autorizado del remitente.

  Todo subdominio utilizado para enviar correos electrónicos requiere la implementación de un registro CNAME, que impide que ese subdominio reciba correos electrónicos. Como resultado, el subdominio remitente no debe tener bandejas de entrada asociadas.

• Registro DMARC: Define las acciones que llevará a cabo el servidor de correo del destinatario cuando los correos electrónicos aleguen proceder del dominio de correo electrónico personalizado, pero no aprueben la autenticación DKIM o SPF. Recomendamos definir la política correspondiente para poner en cuarentena o rechazar los correos electrónicos a fin de evitar que partes no autenticadas realicen spoofing sobre los correos del dominio.

Configurar su cuenta para usar un dominio de correo electrónico personalizado

Como Administrador del sistema, puede visitar la página de configuración de Marcas y personalización en el Centro de administración para configurar un dominio de correo electrónico personalizado para su organización.

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En el asistente de configuración, se proporcionan los siguientes pasos:

1. Asegúrese de que su cuenta tenga un dominio principal validado. De no ser así, se abrirá la página de validación de dominios para agregar y validar su dominio principal.
2. Seleccione el nombre de dominio de correo electrónico personalizado que se utilizará para la configuración.
3. En el asistente de configuración, se indican los registros del DNS público que necesita para crear su dominio de correo electrónico personalizado. Si no tiene acceso para modificar el DNS público de su organización, debe derivar la información al equipo de TI o a los Administradores de dominios para que realicen la configuración correspondiente.
4. Una vez creados los registros del DNS público para el dominio de correo electrónico personalizado, debe completar el paso de verificación en el Centro de administración.
5. Tras completar correctamente la verificación del dominio personalizado, la función queda habilitada para su organización. Todos los usuarios de su organización comenzarán a ver los correos electrónicos de Smartsheet que se envían desde su dominio de correo electrónico personalizado.
   Existe un período de preparación de 10 días, en el que los correos electrónicos cambian gradualmente de smartsheet.com al nuevo dominio de envío.

Los usuarios de la organización no deben hacer nada diferente a la hora de crear notificaciones, como de uso compartido, envío de hojas o flujos de trabajo automatizados. Una vez que se completa la configuración del DNS público del dominio de correo electrónico personalizado, la función queda habilitada y las notificaciones nuevas y existentes comenzarán a utilizar el dominio de correo electrónico personalizado en la dirección del remitente.

Una vez creados los registros del DNS público, puede demorar hasta 72 horas en que se propaguen los cambios en Internet. Durante este tiempo, la verificación del DNS público del asistente de configuración podría presentar errores. En tal caso, debe verificar si configuró correctamente el DNS público y aguardar para volver a intentarlo.