Realizar un seguimiento de los cambios con el registro de actividad

Qué actividades puede registrar en el registro de actividad

Utilice el registro de actividad para realizar el seguimiento de acciones comunes, como las siguientes:

• Quién visualizó la hoja, el informe o el panel.
• Quién tiene uso compartido (o no) respecto de una hoja, un informe o un panel.
• Solo para hojas: el tipo de cambios realizados y los detalles. Por ejemplo, en la fila 4, Sally Smart cambió el estado de In Progress (En curso) a Complete (Completado).
• El nombre de la persona que realizó el cambio
• La fecha y hora en las que se realizaron los cambios
• Uso compartido del espacio de trabajo

Lo que debe saber sobre el registro de actividad

• En el registro de actividad se muestran los cambios más recientes en las celdas. Haga clic con el botón derecho del mouse y seleccione View Cell History (Ver el historial de una celda) para ver el historial de una celda en particular.
• Cuando cierre el registro de actividad, los filtros se eliminarán de manera automática. No puede guardar ni compartir los filtros del registro de actividad en la hoja.
• Algunas acciones no pueden rastrearse con un nombre de usuario de Smartsheet. Por ejemplo, si accede a Smartsheet haciendo clic en un archivo adjunto sin iniciar sesión, Smartsheet rastrea y registra la actividad, pero la entrada de registro mostrará el nombre de usuario download@smartsheet.com. 
• Los registros de actividad de los informes no proporcionan detalles de los cambios realizados. Si necesita dar seguimiento a los cambios en las celdas o las filas de un informe, vaya a la hoja de origen. 

Quiénes pueden ver el registro de actividad

* Solo el propietario puede ver la actividad de creación de la hoja. Sin embargo, si transfiere la propiedad de una hoja, el nuevo propietario verá todos los registros de actividad desde el momento en el que se creó la hoja.

**Los paneles no tienen nivel de permiso de uso compartido de editor. Solo los administradores y el propietario pueden ver el registro de actividad de los paneles.

Los propietarios, administradores y editores deben ser usuarios pagos para ver y exportar el registro de actividad.

Ver entradas del registro de actividad

Existen dos maneras de abrir el cuadro de diálogo del registro de actividad:

1. Abrir el cuadro de diálogo del registro de actividad a través de la barra de menú
   • En la barra de menú, seleccione File (Archivo) > View activity log (Ver registro de actividad).

O bien

2. Abrir el cuadro de diálogo del registro de actividad a través de la barra de la derecha
   • En la barra de la derecha, seleccione el ícono del registro de actividad.

Cambios en las hojas con influencias de las API

Algunas organizaciones crean o utilizan espacios de trabajo personalizados que aprovechan la Interfaz de programación de aplicaciones (API) de Smartsheet. Un ejemplo es la aplicación Pivot de Smartsheet. Si la API ejerce influencia sobre los elementos de una hoja, verá la imagen “API: Aplicación integrada” junto a la columna de fecha.

Filtrar entradas del registro de actividad

En el cuadro de diálogo View activity log (Ver registro de actividad), se muestran las acciones en la hoja, como quién eliminó filas o cuándo un usuario visualizó la hoja. De forma predeterminada, el informe en el cuadro de diálogo del registro de actividad muestra los eventos correspondientes a los últimos siete días.

Utilice filtros en el registro de actividad para ver solo las entradas deseadas. Por ejemplo, aplique un filtro para ver la actividad en un intervalo de fechas específico, una clase de acción específica o las personas específicas que estuvieron activas en la hoja.

Aplicar filtros en el registro de actividad

1. En el cuadro de diálogo del registro de actividad, expanda la sección Filters (Filtros). 
2. Seleccione cualquiera de las siguientes opciones:
   • Action (Acción): Filtrar el registro de actividad por el tipo de actividad.
   • Collaborators (Colaboradores): La persona que realizó la actividad.
   • Data Range (Intervalo de fechas): El conjunto de fechas en las que desea ver la actividad.
3. Seleccione Apply (Aplicar).

Si necesita borrar los filtros, seleccione Clear filters (Borrar filtros).

Exportar el registro de actividad

Puede descargar el registro de actividad correspondiente al elemento para conservar un registro adicional de la actividad de la hoja. Cada descarga se limita a 90 días de datos de actividad de la hoja.

Para exportar un registro de actividad

1. En la barra de menú de una hoja o un informe, seleccione File (Archivo) > View activity log (Ver registro de actividad).
2. En la sección Date Range (Intervalo de fechas), seleccione una fecha de inicio y una de finalización. 
3. Opcional: También puede seleccionar otras opciones en los filtros Action (Acción) y Collaborators (Colaboradores).
4. Seleccione Download (Descargar).
   
   Smartsheet envía un enlace al archivo a la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta. 
    
5. Seleccione el enlace en el mensaje de correo electrónico para descargar el registro de actividad.

Si el nombre de una hoja contiene un carácter exclusivo , es posible que deba eliminar los caracteres especiales del nombre del archivo cuando exporte el CSV del registro de actividad. El archivo aparecerá dañado al momento de abrirlo si contiene determinados símbolos, como | (barra vertical) o * (asterisco).

¿Cuándo debería esperar el archivo exportado?

La cantidad de tiempo que le llevará a Smartsheet generar el archivo y enviarle el enlace de descarga puede variar. Luego de hacer clic en Download (Descargar), debería recibir un mensaje con el enlace al archivo en el siguiente día hábil.

Solicitar una instantánea de la hoja

Si es propietario o administrador de una hoja, puede solicitar una instantánea de los cambios en las celdas o columnas de la hoja.

Para solicitar una instantánea de los cambios en la hoja

1. Abra el cuadro de diálogo del registro de actividad de la hoja. 
2. Ajuste las fechas de inicio y finalización en la sección Data Range (Intervalo de fechas), según sea necesario.
3. Navegue al cambio específico, expanda esa fila y seleccione Request Snapshot (Solicitar instantánea). 

Smartsheet envía la instantánea por correo electrónico al propietario de la hoja en un archivo de Excel. El archivo contiene solo los datos de la hoja, un resumen y los comentarios. No se admiten el formato condicional, los archivos adjuntos, las notificaciones, el historial de celdas ni fórmulas que no sean compatibles con Excel (fórmulas de columna, @fila, @celda o entre hojas, etc.).

Solo puede enviar una solicitud de instantánea en una hoja determinada. Una vez completada la primera solicitud, puede presentar una solicitud adicional.

Acciones relacionadas con la vista de tarjeta en el registro de actividad

Algunas de las acciones enumeradas en el cuadro de diálogo del registro de actividad describen los cambios generales, pero no aportan contexto sobre los detalles de dicho cambio. A continuación, se mencionan algunas de las acciones que puede encontrar y su significado:

• Card View: Cards Reordered (Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas): Arrastró y soltó manualmente una o más tarjetas de un lugar a otro, ya sea a otro carril o a otra posición en el mismo carril.
• Card View: Cards Reordered Indirectly (Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas indirectamente): Las tarjetas se movieron mediante otros métodos. Por ejemplo, cuando arrastra y suelta de forma manual una tarjeta en cualquier posición en el mismo carril o en uno diferente, otras tarjetas se mueven indirectamente a posiciones superiores o inferiores. Las tarjetas también pueden reordenarse de manera indirecta cuando se realizan cambios en la vista de cuadrícula y la vista de Gantt, como asignar una tarea a otra persona o cambiar la opción de lista de una fila.