Actualizaciones globales de Control Center Datos de perfil

Aplica a

Smartsheet Advance Package (Requires Enterprise Plan)

Los datos de perfil del proyecto (o metadatos) son la información de alto nivel sobre los proyectos en su cartera. Pueden usarse los datos de perfil para:

  • definir el proyecto con valores como Nombre de proyecto, Descripción, Propietario, Presupuesto, Fecha de vencimiento;
  • crear métricas de registro de estado o KPI (Indicadores clave de desempeño) con valores como % de compleción, Fecha de finalización prevista, Estado del proyecto.

Puede especificar valores estáticos o definir una fórmula para llevar un registro de un parámetro específico. Por ejemplo, cree Datos de perfil para llevar un registro de las tareas En riesgo de los proyectos; para ello, debe especificar una fórmula que cuente todas las celdas que tienen marcada la casilla de verificación En riesgo.

Use el tipo de actualización global Agregar nuevos datos de perfil para agregar nuevos datos de perfil a sus plantillas y proyectos existentes.

Para agregar nuevos datos de perfil en su cartera de Control Center:

  1. Vaya a Control Center > Administrar programa > Actualizaciones globales y seleccione el tipo de actualización Agregar datos de perfil.
  2. Asígnele un nombre a su actualización y, luego, seleccione el plan de acción y la plantilla que quiere utilizar.
  3. Asígnele un nombre a los datos de perfil en Campo, agregue el Valor deseado y seleccione las Plantillas que quiere actualizar.
    • Seleccione Probar fórmula para probar los cambios en las fórmulas en una hoja de prueba antes de confirmar las actualizaciones.
    • Seleccione Agregar campo para crear varios campos de datos de perfil al mismo tiempo. Tenga en cuenta que los campos que se crean se aplicarán a todas las plantillas seleccionadas en la actualización.
  4. Complete la Actualización global para probar y aplicar sus cambios. Consulte Probar y validar los cambios para obtener más información.

Luego de ejecutar la actualización global, los nuevos campos de datos de perfil se muestran en las hojas y las plantillas del proyecto, en la jerarquía Resumen de dichas hojas.

NOTA: Para ejecutar una actualización de Buscar y reemplazar en los campos de datos de perfil, seleccione Agregar condición en Opciones avanzadas y, luego, seleccione [fila] en Seleccionar prueba y defina la condición como Son datos de perfil.

Restricciones con la función Buscar y reemplazar

Algunos tipos de columnas no se encuentran disponibles en la función Buscar y reemplazar de SCC, o bien, están disponibles, pero con algunas restricciones. Estos tipos de columnas se mencionan en la siguiente tabla.

Tipo de datos de celdas o columnas

Ignorado por la función Buscar y reemplazar

Disponible con restricciones

Notas

Sistema

No

-

Columnas designadas en la configuración del proyecto:
 

  • Columna Fecha de inicio
  • Columna Fecha de finalización
  • Columna Predecesora

No 

-

Lista de contactos

No

Consulte el artículo Restricciones en los datos de la columna Lista de contactos

Fecha

No

Consulte el artículo Restricciones en la columna Fecha

Duración

No

Los datos de la columna Duración se vinculan solamente al vincular la secuencia.

 

La función Buscar y reemplazar no realizará ningún tipo de conversión respecto de la duración.

 

Por ejemplo, si la secuencia Buscar en una columna Duración es 2.°, solo vinculará celdas que contengan el valor 2.°, y no una duración de 16.

Comentarios

No

 

Cualquier celda con un enlace de celda entrante

No

Tenga en cuenta que pueden modificarse los enlaces de celda salientes.

Celdas con hipervínculos

No

-

Celdas con imágenes

No

-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Restricciones en los datos de la columna Lista de contactos

El valor en el recuadro Buscar debe ser el nombre completo de la persona que se muestra en la hoja o la dirección de correo electrónico asociada con dicho contacto. Es decir, puede especificar Joe Smith o joe.smith@mbfcorp.com.

Los valores de las columnas Lista de contactos deben ser coincidencias exactas. Para el valor Buscar, debe usar una de las siguientes opciones en el recuadro Restringir a:

  • es igual a
  • no es igual a
  • está en blanco
  • no está en blanco

Para el valor Reemplazar por, el recuadro Restringir a en Opciones avanzadas debe definirse para reemplazar la celda completa. Si utiliza cualquier otro valor en Restringir a, se omitirán las columnas Lista de contactos (pero se procesarán otros tipos de columnas).

Al utilizar la función Buscar y reemplazar con columnas de lista de contactos, utilice la dirección de correo electrónico en lugar de un nombre del contacto.

Restricciones en la columna Fecha

Las celdas en la columna Fecha solo se vincularán con el valor Buscar cuando se especifique una de las siguientes restricciones:

  • es igual a
  • no es igual a
  • está en blanco
  • no está en blanco

Si se especifica algún otro tipo de restricción, se omitirán las columnas Fecha. Del mismo modo, la restricción para Reemplazar debe ser Reemplazar toda la celda. Caso contrario, se omitirán las columnas Fecha.

Por ejemplo, si se utiliza un valor Buscar de "01/30" y Reemplazar con un valor de "02/01" mientras Restringir a contiene, NO se vinculará una celda en una columna de Fecha establecida en "01/30/2017" porque contiene la restricción que se está utilizando. Si estos valores están incluidos en la actualización, esta operación se ejecutará para los tipos de columnas Texto/Número.

Al ingresar una fecha en el recuadro Buscar o reemplazar y hay una columna Fecha (o Fecha/Hora) seleccionada, recibirá una advertencia para indicarle cómo se interpretará la fecha (por ejemplo, 15 de febrero de 2018). Tendrá la opción de convertir el valor a un formato de fecha universal (AAAA-MM-DD). Convertir a un formato de fecha universal es la mejor práctica para vincular columnas Fecha: puede contribuir a evitar confusiones provocadas por distintos formatos de visualización de fechas (por ejemplo, mm/dd/aa o dd/mm/aa).

Se muestran las fechas en Smartsheet según las configuraciones personales definidas por cada uno de los usuarios. La visualización de la fecha se controla a nivel del usuario en la Configuración personal. Para obtener más información sobre los formatos de fechas, consulte Cómo modificar el formato predeterminado de fecha y número (a través de configuración de idioma).