Utilizar el cronograma

¿Qué hay en el cronograma? 

En el cronograma se muestran todas las asignaciones del proyecto para su organización.

El cronograma captura el plan de registro (cómo deben ocurrir los proyectos) y debe modificarse a medida que cambian los planes del proyecto (según cómo ocurren realmente). El cronograma se puede ver en días, semanas, meses, o puede ampliar o reducir la vista específica que necesita.

Las asignaciones del proyecto están codificadas por colores de la siguiente manera:

• Azul: Proyectos confirmados
• Gris: Proyectos provisionales
• Morado: Proyectos internos
• Naranja: Vacaciones, licencias por enfermedad u otros eventos personales (se puede personalizar en la configuración de la cuenta)

Utilice el cronograma para supervisar la disponibilidad o el exceso de programación, y ajuste las asignaciones individuales según sea necesario. Busque personas, habilidades o funciones para determinar cuándo iniciar nuevos proyectos.

El cronograma y las páginas del proyecto funcionan juntos. Cuando realiza un cambio en uno, el otro se actualiza en tiempo real para reflejar las implicaciones del cambio.

Capacidad

Cada persona tiene una disponibilidad predeterminada, establecida en un objetivo del 100% de su capacidad. La capacidad en el cronograma aparece como barras de insuficiencia de capacidad color gris claro y barras de exceso de capacidad color rojo.

• Barras de color gris claro: Muestran la disponibilidad y las horas necesarias para que el individuo esté a la capacidad adecuada (lo que el 100% signifique para ellos).
• Barras de color rojo: Muestran el porcentaje de horas sobrecargadas para esa persona o ese marcador de posición.

Las fechas de inicio y finalización afectan la capacidad

Las personas tienen cero horas disponibles antes de su primer día de trabajo y después de su último día de trabajo.

Por ejemplo, si ha pasado el “último día de trabajo” de una persona (p. ej., el 31 de diciembre de 2020), los proyectos a los que esté asignado después de esa fecha no aparecerán en su planilla de control de horas o en un informe de horas y tarifas.

Si quita el último día de trabajo, esa persona vuelve a estar disponible para asignaciones recién creadas o actualizadas, pero este cambio no se aplica automáticamente a las asignaciones existentes.

Para regenerar las asignaciones existentes para la persona en el cronograma, cambie su asignación de h/d, % u horas totales a otro formato de asignación. Sus horas sugeridas ahora aparecerán en la planilla de control de horas y en el informe de tiempo + tarifas.

Vista de Gantt

Para acceder a una vista al estilo Gantt de todos los cronogramas del proyecto, vaya a la vista de proyecto y, a continuación, utilice la función de zoom dinámico (la barra deslizante horizontal ubicada en la parte superior izquierda). En esta vista, los proyectos se ordenan secuencialmente según las fechas de inicio y finalización. Los proyectos con fechas de finalización que han pasado recientemente se encuentran en la parte inferior de la pantalla.

Comparar la hora confirmada con la hora programada

Las actualizaciones de las asignaciones del cronograma se envían a las plantillas de control de horas; no obstante, la hora confirmada (de las plantillas de control de horas) no cambia el cronograma. Esto es para que pueda comparar el tiempo real (de las plantillas de control de horas) con el plan (el cronograma).

Dado que el cronograma es el plan general, no se ve afectado por las tareas o las horas a las que su equipo realiza un seguimiento ad-hoc (por ejemplo, licencia por enfermedad o proyectos adicionales que la persona no tenía asignados originalmente).