Consejos para realizar el seguimiento del tiempo y el presupuesto y analizarlos

No realice un seguimiento más allá de lo que resulte necesario

El seguimiento del tiempo genera una carga en la persona que necesita ingresarlo. Es más eficiente realizar un seguimiento lo menos posible para cumplir con las metas de su organización.

Algunas organizaciones no realizan un seguimiento del tiempo en absoluto. Suponen que lo que se planificó es aquello en lo que se incurrió. Estos equipos calculan las horas y cantidades incurridas como horas anteriores programadas confirmadas y no confirmadas.

Otras organizaciones necesitan más información y registran solo las horas necesarias para cada proyecto. Establecen el seguimiento del tiempo en horas y minutos.

El seguimiento detallado requiere que su equipo ingrese notas para cada entrada de tiempo. Este método permite más filtrado y análisis de las horas informadas.

Permitir una buena toma de decisiones

Las personas que llevan a cabo el trabajo son mejores para determinar el mejor momento para hacerlo, siempre y cuando las expectativas en torno a los plazos y cuánto tiempo deben dedicar a algo resulten claras.

Es mejor que las asignaciones se sitúen en el mayor nivel posible, por ejemplo, una asignación de una semana de duración que represente el 20% de la asignación de una persona en lugar de una asignación de un día de ocho horas, por ejemplo. De esta manera, las personas tienen la capacidad de planificar toda su semana en torno a expectativas de mayor nivel.

Análisis entre segmentos

Los informes le permiten agrupar las horas incurridas y futuras, los presupuestos y las utilizaciones, y mucho más, desde diferentes perspectivas. Puede analizar las horas de un proyecto, todas las horas agrupadas por cliente, disciplina, rol o mes, o muchos otros elementos dinámicos.

Analizar los informes lo ayuda a realizar ajustes estratégicos en el futuro. Es posible que encuentre que ciertas personas siempre necesitan más tiempo para realizar el trabajo o que ciertos clientes siempre superan el presupuesto. Estos detalles ayudan a ajustar sus estimaciones en el futuro. Por ejemplo, ¿ese cliente que siempre tiene exigencias no pactadas? Puede agregar tres semanas adicionales cuando comience el próximo proyecto que realice con él.

Puede crear plantillas de proyectos con presupuestos recomendados para ciertas actividades. Los datos del informe le brindan información real sobre cómo configurar las plantillas y mejorar así la planificación de línea de base en todo momento.