Elegir el mejor método para hacer un seguimiento del tiempo en Resource Management ayuda a sacar el máximo provecho a sus proyectos y proporciona los informes detallados que necesita.
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Para establecer el seguimiento del tiempo de su cuenta:
- Abra Configuración de la cuenta.
- Si está trabajando en Resource Management en Smartsheet, seleccione el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y, luego, haga clic en Configuración de la cuenta.
- Si está trabajando en Resource Management de forma independiente, seleccione Configuración > Configuración de la cuenta.
- Desplácese hasta Horas e importes incurridos.
Puede mezclar el seguimiento del tiempo; simplemente está eligiendo una configuración por defecto para sus proyectos. Aún puede solicitar a su equipo que presente sus partes de horas de acuerdo con los requisitos de un proyecto.
Hacer seguimiento de horas programadas pasadas confirmadas y no confirmadas
Cuando realiza un seguimiento de las horas confirmadas y no confirmadas, se centra en el tiempo asignado para el trabajo. Las horas siguen apareciendo como sugerencias en los partes de horas. Su equipo puede seguir presentando hojas de horas, lo que le permite hacer un seguimiento de cómo han empleado su tiempo. Sin embargo, esto no es un requisito para que pueda seguir el proyecto.
El calendario -que podrá actualizar a medida que avance el proyecto- sigue siendo su fuente de información.
Para utilizar este método, seleccione Horas confirmadas y horas programadas pasadas no confirmadas en Configuración de la cuenta. El tiempo incurrido incluirá las horas confirmadas y no confirmadas de las planillas horarias.
Si realiza un seguimiento de las horas confirmadas y no confirmadas, considere la posibilidad de configurar el Periodo incurrido para que sólo incluya los días pasados. Esto garantizará que el tiempo y las tasas incurridos incluyan sólo datos históricos.
Realizar un seguimiento de las horas confirmadas
Cuando realiza un seguimiento de las horas confirmadas, su equipo informa todas las horas trabajadas y envía planillas horarias regulares.
Las horas informadas son incurridas; usted puede usar estas horas para calcular cuánto de su presupuesto ha gastado.
Las horas asignadas en el cronograma aparecen como sugerencias de entrada de tiempo en la planilla horaria de la persona; cada persona puede confirmar o cambiar sus horas cuando envía una planilla horaria. Las horas confirmadas aparecen como tarifas o tiempo incurridos en Estado del proyecto.
Las horas de las planillas horarias se muestran en Estado del proyecto.
Si realiza un seguimiento de las horas confirmadas, considere la posibilidad de configurar el Periodo incurrido para que incluya los días pasados y el día de hoy. Esto proporciona la información más actualizada sobre el tiempo y las tasas incurridas.
Seguimiento de las horas aprobadas
Las horas aprobadas tratan solo aquellas horas que han pasado por el proceso de aprobación como incurridas. Los administradores de recursos deben activar los flujos de trabajo de aprobación para que aparezcan las horas aprobadas.
Utilice las horas aprobadas si factura a clientes por hora o si necesita cumplir con los requisitos de auditorías.
Las horas incurridas no incluyen las horas futuras, aunque estén aprobadas. Los informes sólo mostrarán las horas trabajadas.