Utilizar las pruebas para colaborar en el contenido

Gracias a las pruebas de Smartsheet, usted y su equipo pueden revisar y aprobar rápidamente una amplia variedad de contenido. Utilice el proceso de pruebas sencillo y optimizado para cargar imágenes de archivos, videos, archivos PDF y documentos de Microsoft Office, así como para controlar las versiones de los archivos, solicitar y recopilar comentarios con anotaciones, y obtener la aprobación de las partes interesadas.

Agregar una prueba

Una vez que las pruebas estén habilitadas, podrá agregarlas para su revisión.

1. En la fila de su hoja o informe en la que desea agregar la prueba, haga clic en el icono Agregar una prueba  de la columna Pruebas para abrir la vista de pruebas en pantalla completa.
2. Haga clic en Cargar para buscar y cargar el archivo que desea probar (o bien, si conoce la ubicación del archivo, arrástrelo directamente a la ventana).
   

Ya puede comenzar a colaborar en la prueba.

Tipos de archivo compatibles

Puede crear solo una prueba por fila, utilizando cualquiera de los tipos de archivo de la tabla que aparece a continuación.

CONSEJO: Utilice las pruebas para los archivos de trabajo en curso que requieren revisión, y utilice los archivos adjuntos para cargar los archivos completados.

NOTAS:

• La extensión de Smartsheet para Adobe Creative Cloud ahora admite la carga de múltiples imágenes en Photoshop, Illustrator e InDesign.
• Para cargar una nueva versión de un archivo, haga clic en el menú desplegable Versión en la parte superior izquierda de la prueba. Para obtener más información sobre la creación de versiones para pruebas, consulte la sección Trabajar con versiones de pruebas de este artículo.

Colaborar en una prueba

Una vez se haya agregado una prueba a su hoja, podrá comenzar con la colaboración. La forma en que decida colaborar dependerá de si los revisores tienen acceso a su hoja y de si necesita decisiones de aprobación de parte de ellos.

Solicitar revisión y aprobación

Puede invitar a cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico válida para que revise su prueba (incluidos los usuarios sin licencia o las personas ajenas a su organización).

Para solicitar comentarios:

1. Abra la prueba que desea que otras personas revisen y haga clic en Invitar en la parte superior de la sección de comentarios.
2. En la ventana Invitar revisores que aparece, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas que desea que revisen la prueba.
3. Verifique que los datos de los cuadros Asunto y Mensaje transmitan la información que desea proporcionar a los revisores.
4. Haga clic en Enviar.

Las personas a las que solicitó comentarios recibirán una solicitud que se vincula directamente con la página de revisión externa. Cuando los destinatarios hagan clic en la solicitud, se los dirigirá a una página de revisión fuera de Smartsheet. Para obtener más información sobre cómo revisar una prueba enviada en una solicitud de revisión, consulte Responder a una solicitud de prueba.

No puede solicitar revisiones de pruebas cuyas filas están bloqueadas. Para obtener más información sobre las funciones Bloquear y Desbloquear, consulte Bloquear o desbloquear columnas y filas.

Recopilar retroalimentación sin aprobaciones

Si desea obtener más retroalimentación informal de las personas que tienen acceso a su hoja, puede @mencionarlas en un comentario en la prueba. Estas no podrán aprobar ni solicitar cambios a menos que también les haya enviado una solicitud de revisión.

Si @menciona a alguien que no comparte la hoja, y usted es el propietario, un administrador o la comparte con permisos de “Editor: puede compartir”, se le solicitará que comparta la hoja y le otorgue a esta persona los permisos correspondientes para que pueda obtener acceso al comentario. Para obtener más información, consulte la sección Niveles de permiso de uso compartido.

Trabajar con versiones de pruebas

Cuando realiza cambios en un archivo que está en una prueba (probablemente en función de la retroalimentación recibida como parte del proceso de revisión), puede cargar la versión revisada para mantener la prueba actualizada.

Cargar una versión de una prueba

Para cargar una nueva versión de un archivo a una prueba, realice lo siguiente:

1. Haga clic en el menú desplegable Versión en la parte superior izquierda de la prueba.
2. Seleccione Crear nueva versión.
3. Haga clic en Cargar para buscar y cargar el archivo que desea probar (o bien, si conoce la ubicación del archivo, arrástrelo directamente a la ventana).

¡Eso es todo! El nuevo archivo ahora se carga como la versión actual de la prueba. El indicador de versiones ahora mostrará que existen varias versiones de la prueba. Todas las versiones anteriores quedarán bloqueadas.

A continuación, le mostramos algunos factores que debe tener en cuenta sobre las versiones de una prueba:

• Las versiones bloqueadas pueden visualizarse, pero ya no pueden realizarse anotaciones o comentarios en ellas.
• Una persona que comparte la hoja como Administrador (debe ser un administrador con licencia) podrá eliminar comentarios de versiones anteriores.
• Cualquier usuario que tenga acceso a la hoja podrá acceder a las pruebas anteriores en el contenedor de pruebas.
• Se cancelarán todas las solicitudes y accesos externos a las versiones anteriores.
• Las respuestas a las solicitudes se mantienen con la versión. Esto incluye los comentarios y los resultados para los estados Pendiente, Rechazada y Aprobada.

Eliminar una versión de una prueba

Para eliminar una versión de una prueba, haga clic en el icono Más opciones   y seleccione Eliminar la última versión.

Cuando elimine la última versión, sucederá lo siguiente:

• Todos los archivos se eliminarán.
• Todos los comentarios de la versión se eliminarán.
• Todas las solicitudes de revisión pendientes se cancelarán.
• La versión anterior se convertirá en la versión activa y estará disponible para su revisión.

Completar una prueba

Puede marcar una prueba como completa para que sea de solo lectura en la hoja y en la página de revisión externa.

Para definir una prueba como completa, debe ser editor, administrador o propietario de la hoja con licencia.

Cuando una prueba está completa, nadie puede cargar nuevas versiones ni agregar o editar comentarios. Las personas pueden seguir revisando los comentarios y descargar los archivos en cada versión.
Los administradores y el propietario de la hoja pueden eliminar los comentarios de una prueba completa. Los editores, los administradores y el propietario de la hoja también tienen la opción de volver a marcar la prueba como incompleta.

Para marcar una prueba como completa, ábrala en la hoja y haga clic en el botón de alternancia Prueba completa en la parte superior de la vista de pantalla completa.

¡Eso es todo! La prueba está completa.

NOTA: Si desea volver a permitir los comentarios o la carga de versiones adicionales para la prueba, haga clic en el mismo botón de alternancia para volver a definir la prueba como incompleta.

Cancelar una solicitud de revisión

Si envía una solicitud de revisión, pero después decide cancelarla, haga clic en el icono Más opciones   y seleccione Cancelar revisión.

Cuando se cancela una solicitud de revisión, las respuestas capturadas en la solicitud se eliminarán y los destinatarios ya no tendrán acceso a la prueba.