Publicar elementos de Smartsheet en Microsoft Teams

Aplica a

Smartsheet
Enterprise

Interactúe con formularios, planillas, informes y paneles de control de Smartsheet sin tener que salir de Microsoft Teams.

Publicar un Elemento de Smartsheet en un canal de Teams hará que ese elemento quede a disposición de todos quienes integran el canal. Asegúrese de que el elemento que está publicando no contenga datos que no deberían quedar expuestos a las personas que tienen acceso al canal.

Antes de comenzar

Necesita los siguientes permisos en ambas aplicaciones para publicar elementos de Smartsheet en Microsoft Teams.

Requisitos de permisos de uso compartido de Smartsheet

Debe ser el Propietario o tener permisos de uso compartido de nivel de Administrador del elemento de Smartsheet que quiere agregar como pestaña en un canal de Microsoft Teams. (Más información sobre los Niveles de permisos de uso compartido de Smartsheet.)

Si ya se ha publicado un elemento de Smartsheet (ya sea desde Smartsheet directamente o por haberlo agregado a un canal), las personas con las que se comparta el elemento desde Smartsheet pueden agregarlo a otros canales de Teams. Para obtener más información sobre diferentes opciones de publicación, como Solo lectura o Cualquier persona puede editar, consulte el artículo Publicar elementos de Smartsheet.

Requisitos de Microsoft Teams

Debe tener Microsoft Teams (un componente de Office 365 Empresarial) y al menos un canal en un equipo para poder agregar un elemento de Smartsheet como pestaña a ese canal en Microsoft Teams.

Smartsheet para Microsoft Teams es compatible con las versiones para navegador y escritorio de la aplicación Microsoft Teams.


Publicar un elemento de Smartsheet en un canal

  1. En Microsoft Teams, seleccione el canal que quiera desde el panel izquierdo.
  2. Haga clic en el ícono ícono del signo más del signo Más que se encuentra debajo del nombre del canal que quiera mostrar.
  3. Seleccione Smartsheet para Teams y, luego, haga clic en Aceptar para aceptar el acuerdo de licencia de Smartsheet.
  4. Haga clic en Conectar a Smartsheet > Permitir con el fin de otorgar acceso a Smartsheet para que se integre con Microsoft Teams.

    Si el sistema se lo solicita, inicie sesión con su cuenta de Smartsheet.
     
  5. Ubique el elemento de Smartsheet que desea para la pestaña, ya sea buscándolo según su nombre o al desplazarse por su directorio de Inicio, luego seleccione el elemento y haga clic en Guardar.
  6. Defina de qué manea quienes integran el canal pueden interactuar con el elemento de Smartsheet; para ello defínalo como "solo lectura" o como "cualquier persona puede editar". (A continuación se ofrece más información sobre estas opciones.)
  7. Si el elemento aún no se ha publicado desde Smartsheet con las opciones que ha seleccionado, marque la casilla de verificación Publicar esta planilla en la versión publicada seleccionada.
  8. Haga clic en Guardar.

¡Listo! Ahora su elemento de Smartsheet se encontrará disponible en su propia pestaña para cualquier persona que se haya suscrito a su canal. Las personas que integran su canal pueden ver y editar (si ha permitido la edición) datos de Smartsheet dentro de Microsoft Teams.

Configuraciones de publicación: Solo lectura o Cualquier persona puede editar

De ser necesario, puede modificar la configuración, cambiar el nombre o eliminar la pestaña.

  • Solo lectura: versión completa: cualquier persona en el canal de Teams puede ver, pero no puede editar la planilla, el informe o el panel de control en su totalidad.
  • Cualquier persona puede editar: cualquier persona en el canal de Teams puede ver y editar la planilla en su totalidad. (Esta opción no está disponible para informes ni para paneles de control.)

No existe ninguna manera de usar los criterios de filtro de usuarios actuales en una planilla agregada a un canal de Microsoft Teams. Consulte Cómo usar filtros para mostrar u ocultar datos de planillas para conocer detalles sobre filtros.

Más configuraciones de publicación:

  • Marque la casilla correspondiente a Mostrar en vista de pestaña completa para ver más del elemento de Smartsheet en la pestaña y ocultar su imagen de marca personalizada. Se puede encontrar más información sobre imagen de marca personalizada de los elementos de Smartsheet en el artículo Personalice Smartsheet con sus colores y su logotipo.
  • Si quiere evitar que se envíe un mensaje al canal acerca de la nueva pestaña, desmarque la casilla de verificación Publicar en el canal acerca de esta pestaña.

Modificar la configuración, cambiar el nombre o eliminar la pestaña

Si necesita modificar la forma en la que las personas de su canal interactúan con su elemento de Smartsheet en la pestaña, cambie el nombre de la pestaña o elimínela, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra a la derecha del nombre de la pestaña y seleccione la acción que desee.

Modificar, cambiar nombre o eliminar

Modificar la configuración de la pestaña

Seleccione Configuración para modificar cómo las personas pueden interactuar en el canal con el elemento de Smartsheet al seleccionar una de las siguientes opciones:

  • Solo lectura: versión completa: cualquier persona en el canal de Teams puede ver, pero no puede editar la planilla, el informe o el panel de control en su totalidad.
  • Cualquier persona puede editar: cualquier persona en el canal de Teams puede ver y editar la planilla en su totalidad.(Esta opción no está disponible para informes ni para paneles de control.)
  • Marque la casilla de verificación Mostrar en vista de pestaña completa para ver más del elemento de Smartsheet en la pestaña. Realizar esta acción oculta su personalización de la marca. Se puede encontrar más información sobre imagen de marca personalizada de los elementos de Smartsheet en el artículo Personalice Smartsheet con sus colores y su logotipo.
  • Si quiere evitar que se envíe un mensaje al canal acerca de la nueva pestaña, desmarque la casilla de verificación Publicar en el canal acerca de esta pestaña.

Cambiar el nombre de una pestaña o eliminarla

Seleccione Cambiar nombre para cambiar el nombre de una pestaña. (El nombre del elemento de Smartsheet en sí no se modificará.)

Seleccione Eliminar para borrar por completo una pestaña del canal. Esta acción no se puede deshacer. (El elemento no se eliminará de Smartsheet.)


Agregar un formulario de Smartsheet a su canal

Mediante el uso de un método diferente para agregar planillas, informes y paneles a un canal, puede incluir un formulario de Smartsheet a un canal de Teams para que las personas puedan realizar envíos de formularios directamente desde el canal. Agregue un formulario a un canal, por ejemplo, para ofrecer un lugar en el canal donde se puedan enviar solicitudes de pedidos de trabajo que se convierten en filas nuevas de una planilla en Smartsheet.

Para agregar un formulario de Smartsheet a un canal:

  1. Abra Smartsheet en una nueva ventana del navegador y luego ubique y abra la planilla que desee.
  2. Haga clic en el ícono de Formularios ubicado en el panel de la derecha.

    Aparecerá la ventana de Formularios.
     
  3. Seleccione y copie el URL del formulario que quiera. Si todavía no ha creado ningún formulario, consulte el artículo Diseñar formulario para recopilar información en su planilla.
  4. Abra Microsoft Teams y navegue hasta el canal al que quiera agregar el formulario
  5. Haga clic en el ícono del signo Más ícono del signo más que se encuentra debajo del nombre del canal.
  6. Seleccione Sitio web botón de Sitio web desde la ventana Agregar una pestaña.
  7. En el campo Nombre de pestaña, escriba un nombre. En el campo URL, pegue el enlace del formulario y, luego, haga clic en Guardar.

¡Eso es todo! Ahora su equipo puede realizar envíos con un formulario que se agregan como filas nuevas en una planilla en Smartsheet, todo sin tener que salir de la aplicación Microsoft Teams.