Mantenga sus equipos organizados con Calendar App de Smartsheet

Calendar App de Smartsheet es un complemento premium que lo ayuda a elaborar calendarios flexibles, personalizables y que se pueden compartir utilizando sus datos de Smartsheet. Con Calendar App, puede hacer lo siguiente:

• Codificar con colores por una categoría primaria y por otra secundaria
• Exportar fácilmente la vista de calendario para enviarlo por correo electrónico o imprimirlo
• Sincronizar con datos de proyectos ya existentes

 

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Iniciar sesión en Calendar App de Smartsheet

Para acceder a Calendar App, siga estos pasos:

1. En la barra de navegación izquierda, seleccione Launcher (Iniciador). 
2. Elija Calendar (Calendario).

Otra forma de acceder a Calendar App es visitando esta URL: calendar.smartsheet.com.

 

Si tiene inconvenientes para acceder a la aplicación desde el Iniciador, consulte Cómo acceder a aplicaciones y plantillas premium con el Iniciador.

Una vez que haya iniciado sesión, verá la página de Calendar Views (Vistas de calendario). Todos los calendarios que haya creado o que le hayan compartido aparecerán en esta página. Para ver un calendario, selecciónelo por su nombre.

¿No ve todos los calendarios? En el área superior derecha de la aplicación, seleccione Refresh (Actualizar).

Para acotar la búsqueda, utilice la lista Filter (Filtrar) o escriba el nombre del calendario en la barra de búsqueda.

Crear una vista de calendario básica

Cree vistas de calendarios nuevas en el asistente para Create New View (Crear vista nueva). Para iniciar el asistente,

1. Seleccione Smartsheet Calendar.
2. Seleccione Add New (Agregar nueva). 

Continúe leyendo para conocer los pasos de cada pestaña del asistente.

Paso 1: Seleccione la hoja

Su hoja o informe debe incluir al menos una columna de fecha.

1. Seleccione la hoja o el informe que contenga los datos de Smartsheet que quiera visualizar. 
2. Haga clic en Next (Siguiente) después de haber seleccionado la hoja.

Paso 2: Elija una vista

Para elegir la vista predeterminada para su calendario, seleccione uno de los siguientes mosaicos:

• Monthly (Mensual)
• Daily (Diaria)
• Weekly (Semanal)
• Multi-Month (Varios meses)
• Quarterly (Trimestral)
• Day-Month (Día-mes)

Una vez creado su calendario, tendrá la opción de cambiar a cualquiera de estas vistas. 

Paso 3: Asigne columnas

Asigne las columnas de su hoja a sus campos correspondientes en el calendario:

1. En la sección Smartsheet Columns (Columnas de Smartsheet), seleccione las columnas que contienen los datos que quiera exponer en la vista de calendario. Los campos con un asterisco rojo son campos obligatorios.  
   Si está usando un informe, nombre a sus columnas de manera coherente. Si utiliza columnas desplegables en la hoja de origen, sus datos serán mas coherentes y tendrán una vista de calendario más despejada.
   
   
2. Opcional: En la sección Data Grouping (Agrupamiento de datos), seleccione cualquier agrupamiento de categoría o subcategoría que desee usar para que los elementos que aparecen en el calendario se muestren como colecciones específicas. Estos grupos aparecerán a la izquierda del calendario e impulsarán la codificación por colores en su calendario.
   
   Una vez que elija los elementos en Agrupamiento de datos, podrá especificar qué color se asigna a cada categoría.
3. Si está listo para ver los resultados, seleccione Add (Agregar). 
4. Si desea perfeccionar su calendario con funciones avanzadas, seleccione Advanced (Avanzado).

Perfeccionar su calendario con funciones avanzadas

Es posible que quiera hacer más una vez que ya tenga un calendario básico. Por ejemplo, tal vez quiera:

• Agregar columnas adicionales
• Ordenar tareas 
• Cambiar la visualización de la fecha y la hora y dar formato a los mosaicos del calendario
• Cambiar el logotipo que aparece con el calendario
• Mostrar u ocultar fines de semana

Cuando seleccione el botón Avanzado, su nombre cambiará a Basic (Básico) y verá las siguientes pestañas:

• Additional Columns (Columnas adicionales)
• TIme & Design (Hora y diseño)
• More options (Más opciones)
• Confirm (Confirmar) 

Para pasar a la pestaña Additional Columns (Columnas adicionales), seleccione Next (Siguiente).

Siga leyendo para obtener más información sobre las pestañas/pasos siguientes del asistente.

Paso 4: Agregue más columnas a su calendario

1. Para agregar más información a su calendarios, en la pestaña Additional Columns (Columnas adicionales), utilice las siguientes secciones: 
   • Additional Columns (Columnas adicionales): Elija columnas que ya haya asignado.
   • Sort Columns (Ordenar columnas): Ordene sus mosaicos en función de los datos de cada columna.
2. Seleccione Next (Siguiente). 

Paso 5: Configure la forma en que se muestran los periodos de fechas y horas

Utilice la pestaña Time & Design (Hora y diseño) para configurar aún más la visualización de periodos de fechas y horas. Por ejemplo, especifique la cantidad de periodos (columnas) en los que quiera dividir sus datos para configurar el formato de fecha. A continuación, configure el estilo de los mosaicos del calendario.

Paso 6: Editar otros detalles del calendario

Utilice la pestaña More Options (Más opciones) para hacer lo siguiente:

• Agregar un nombre de calendario
• Identificar el día de inicio de la semana
• Identificar el mes de inicio del trimestre
• Mostrar tareas solo los días de semana, ocultar los fines de semana o mostrar tanto los días de la semana como los fines de semana 
• Abrir y buscar el enlace del formulario web
• Configurar cómo aparecerá el calendario a los usuarios y qué pueden hacer en el calendario 

Permitir archivos adjuntos

Seleccione esta opción si desea que las personas puedan adjuntar archivos a las tareas de Calendar App.

Los archivos adjuntos a los comentarios aparecerán con el comentario. No verá los archivos adjuntos en la columna Attachments (Archivos adjuntos) ni en una tarea de Calendar App.

Permitir comentarios

Seleccione esta opción para que otros puedan hacer comentarios sobre las tareas dentro de Calendar App. Esta configuración se habilita de manera predeterminada cuando crea un calendario nuevo.

Cuando agregue comentarios a un calendario, también se agregarán a la hoja o al informe de origen al que hace referencia el calendario.

Utilice la capacidad @mencionar en los comentarios para aumentar la visibilidad de sus entradas de calendario.

Los usuarios deben tener al menos permisos de uso compartido de nivel Editor en la hoja o el informe de origen para agregar comentarios al calendario. Quienes tienen uso compartido del elemento de origen con permisos de Observador pueden ver los comentarios en un calendario.

Permitir eventos nuevos

Permita que cualquier persona con permisos de uso compartido de nivel Editor en la hoja de origen agregue eventos directamente a la vista de calendario.

Enlace del formulario web

Si la hoja de origen incluye un formulario, pegue el enlace del formulario en el campo Enlace del formulario web. Cuando agregue el enlace del formulario web al calendario, puede acceder al formulario desde Calendar App.

Para acceder al formulario web desde Calendar App, siga estos pasos:

1. En el área superior izquierda de Calendar App, seleccione el ícono desplegable. 
2. A continuación, elija Open Web Form (Abrir formulario web).

Usar un Calendario 454

Para permitir que el Calendario 454 sea una opción de visualización, seleccione la casilla de verificación 454 Calendar (Calendario 454). También puede seleccionar Default 454 Calendar (Calendario 454 predeterminado) si quiere que sea la opción de visualización predeterminada.

En un calendario 454, el año calendario se divide en meses en función del siguiente formato: 4 semanas – 5 semanas – 4 semanas. La disposición del calendario alinea los días feriados y garantiza que aparezca la misma cantidad de sábados y domingos en meses comparables. El formato 454 se utiliza comúnmente en negocios minoristas para comparar con mayor exactitud las ventas interanuales.

Paso 7: Verifique la configuración que ha establecido

En la pestaña Confirm (Confirmar), revise y verifique la configuración que ha editado. 

Si necesita realizar cambios, siga estos pasos:

1. Seleccione Previous (Anterior). 
2. Busque la página que contiene las opciones que necesita cambiar. 
3. Realice los ajustes necesarios.

Una vez que esté conforme con los resultados, seleccione Add (Agregar) o Update (Actualizar).

Realizar cambios en un calendario existente

Solo el propietario del calendario puede editar los ajustes de configuración.

La forma en la que comience a realizar cambios dependerá de lo que esté mirando en Calendar App:

• Si está viendo un calendario: En el área superior izquierda del calendario, seleccione la flecha desplegable. A continuación, seleccione Settings (Configuración).

• Si está en la página Calendar Views (Vistas de calendario): Vaya a la fila del calendario que desea editar. A continuación, seleccione  .

 

Compartir o publicar el calendario

Si se encuentra en una página diferente de Calendar App, vuelva a la página Calendar Views (Vistas de calendario) para buscar el calendario que desea compartir. 

Hacer que el calendario sea accesible para los colaboradores de la hoja o el informe

Los usuarios con acceso a la hoja o al informe de origen ya tienen acceso al calendario. Los usuarios con permisos de uso compartido de nivel Editor en la hoja o el informe de origen pueden editar información directamente en la vista de calendario.

Compartir un calendario creará un enlace de uso compartido (enlace directo) al calendario y solicitará a los usuarios que inicien sesión.

Siga estos pasos para compartir la vista de calendario con personas con quienes no se compartió la hoja o el informe, y para que sea visible en la página Vistas de calendario:

1. En la página Calendar Views (Vistas de calendario), vaya a la fila del calendario.
2. Seleccione .
3. Active la opción Sharing (Uso compartido) .
4. Ingrese las direcciones de correo electrónico o los dominios de los usuarios que se agregarán.
5. (Opcional) Copie el enlace.
6. Haga clic en Save (Guardar).

 

Informar a otras personas sobre la vista de calendario compartida

Las personas con quienes se compartió la vista de calendario pueden acceder a ella desde el enlace directo. También pueden ver el calendario iniciando sesión en Calendar App.

Si utiliza paneles o portales de Smartsheet, considere la posibilidad de incluir un enlace a la vista del calendario allí para que a los demás les resulte más fácil encontrarlo.

Publicar un calendario

Puede publicar una versión de solo lectura del calendario. 

Antes de comenzar

• Para publicar un calendario de solo lectura, debe ser el propietario o administrador de la hoja o informe de origen del calendario. 
• Si es el propietario de un calendario publicado, puede editarlo directamente. 
• Si las opciones Publish (publicar) y Sharing (Uso compartido) están activadas, el propietario, administrador o editor de la hoja de origen del calendario puede modificar directamente el calendario publicado.
• Antes de editar un calendario publicado, los propietarios, los administradores y los editores deben iniciar sesión en Calendar App.

Para publicar un calendario de solo lectura

1. En la página Calendar Views (Vistas de calendario), vaya a la fila del calendario.
2. Seleccione .
3. Active la opción Publish (Publicar). 
4. Copie el enlace.
5. Seleccione Save (Guardar).

Si desea eliminar el acceso a un calendario publicado

1. En el diálogo Sharing (Uso compartido), desactive la opción Publish (Publicar). 
2. Actualice el navegador. 

Luego de hacer esto, la URL anterior dejará de ser válida.

Comparación entre las opciones de uso compartido y publicar

El uso compartido se limita a personas con quienes se compartió la hoja o informe o a quienes se ha incluido específicamente en el cuadro Allow Emails/Domains (Permitir correos electrónicos/dominios). El enlace de uso compartido requerirá que los usuarios inicien sesión. 

Un enlace publicado permite que cualquier persona que lo posea acceda al calendario. Los usuarios que accedan al calendario publicado no tendrán que iniciar sesión en Calendar App.

Transferir el calendario a otro usuario

Antes de comenzar

Asegúrese de que el nuevo propietario es un administrador de la hoja de origen del calendario.

1. En la página Calendar Views (Vistas de calendario), vaya a la fila del calendario que desea modificar. 
2. Seleccione .
3. Introduzca la dirección de correo electrónico del nuevo propietario. 
4. Seleccione Transfer (Transferir).

Si su dirección de correo electrónico cambia, no podrá editar sus calendarios. Para solucionarlo, contacte a Soporte para comunicarnos la dirección de correo electrónico antigua y la nueva para una transferencia de propiedad.