Introducción a Smartsheet Pivot App

La aplicación de tabla dinámica de Smartsheet es un complemento premium que le ayuda a resumir y actualizar de manera dinámica los datos almacenados en una planilla. Con la aplicación de tabla dinámica puede crear una tabla dinámica que le permite:

• Crear resúmenes acumulativos y mostrar información clave en varias planillas.
• Mantener actualizadas las métricas de los resúmenes a medida que se agregan datos nuevos.
• Identificar y adaptar rápidamente segmentos clave a medida que cambian sus necesidades de datos

Por ejemplo, con Pivot App puede tomar datos que tengan este aspecto

 

y hacer que adopten este aspecto:

  

Smartsheet Pivot App es un complemento premium disponible para la compra. Para obtener más información sobre cómo obtener las aplicaciones premium de Smartsheet, póngase en contacto con Ventas de Smartsheet.

Antes de comenzar

Para poder usar la Pivot App, debe ser usuario de Smartsheet con licencia y tener un plan que incluya Pivot App.

La aplicación de tabla dinámica aprovecha datos de Smartsheet ya existentes. Para crear una tabla dinámica en la aplicación de tabla dinámica, lo primero que tiene que hacer es tener sus datos fuente preparados en una planilla o en un informe sobre los que tenga permisos de uso compartido de nivel Propietario o Administrador.

Para obtener más información sobre la compatibilidad de navegadores, consulte Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet.

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Iniciar sesión en Pivot App

Haga clic en el Ejecutador para acceder a la Aplicación.

 

NOTA: Si tiene inconvenientes para acceder a la aplicación desde el Ejecutador. Consulte Cómo acceder a aplicaciones y plantillas premium con el Ejecutador.

Crear una planilla dinámica

Creará Planillas dinámicas nuevas en el asistente para Crear nueva. El proceso de creación tiene cuatro pasos.

Para iniciar el asistente, haga clic en Crear planilla dinámica en el ángulo superior izquierdo de la aplicación de tabla dinámica y, luego, siga los pasos del asistente.

Paso 1: Seleccionar la planilla

1. Buscar la planilla o el informe que contenga los datos que quiera resumir.
   
   
    
2. Una vez que localice la planilla o el informe que desea, selecciónelo y haga clic en Siguiente.

Una vez que asigne una planilla fuente para la planilla dinámica, no podrá cambiarla. Si quiere crear una tabla dinámica a partir de datos de otra planilla, tendrá que iniciar una planilla dinámica nueva.

CONSEJO: Considere la posibilidad de usar un informe como la fuente de su tabla dinámica para poder agregar o quitar criterios de una tabla dinámica de varias planillas. Para obtener más información sobre los informes, consulte Usar informes para organizar datos.

Paso 2: Asignar columnas

En el paso para Asignar columnas elegirá las filas, las columnas y los valores que quiere que aparezcan en su Planilla de tabla dinámica. También le dará un nombre a su tabla e indicará si quiere que se actualice a partir de los datos fuente, y con qué frecuencia.

1. Haga clic en Agregar campo, arriba de las casillas de Columnas, Filas y Valores para seleccionar la fuente correspondiente a esos elementos en la hoja de tabla dinámica.
   
   CONSEJO: Utilice la guía que se incluye a continuación para decidir dónde ubicar cada elemento.
    
2. En el campo de Nombre de tabla dinámica, escriba un nombre para su planilla de tabla dinámica.
   
   Este es el nombre que Pivot App le dará a la tabla dinámica. Utilizará este nombre para distinguir esta tabla dinámica de otras que cree en la aplicación.
    
3. En Frecuencia de ejecución, seleccione la frecuencia con la que quiere que se actualice la tabla (tendrá que seleccionar una opción aquí si quiere que su tabla dinámica se actualice periódicamente para reflejar cambios en los datos fuente).

Guía para la ubicación de columnas, filas y valores

Utilice la imagen que se incluye a continuación para decidir más fácilmente cómo posicionar los datos en su tabla dinámica.

1. Columnas Los campos que agregue a la casilla de Columnas serán los valores que aparecerán en la parte superior de su tabla dinámica (meses del calendario, por ejemplo).
2. Filas Los campos que agregue a la casilla de Filas aparecerán en el lateral izquierdo de la tabla dinámica.Si agrega varios campos creará jerarquías. La jerarquía se rige por el orden en el que aparecen los campos en la casilla de Filas.
3. Valores Los campos que agregue a Valores aparecerán en la intersección entre las filas y las columnas de la tabla dinámica. Estos valores pueden ser sumas, promedios o conteos.

Paso 3: Destino

En este paso especificará un nombre para la planilla de tabla dinámica nueva y un destino en Smartsheet para dicha planilla.

1. En la casilla de Nombre de planilla, escriba el nombre correspondiente a la planilla destino.
2. En Seleccionar carpeta o espacio de trabajo destino, seleccione dónde quiere que Pivot App coloque la tabla dinámica nueva.
3. Haga clic en siguiente y luego en Crear para configurar las instrucciones de la tabla dinámica en la aplicación de tabla dinámica.

Si ha definido una Frecuencia de ejecución (en la sección del "Paso 2" de arriba), la tabla dinámica se armará al momento de la siguiente ejecución programada. Para previsualizar y crear la tabla dinámica inmediatamente, siga los pasos que se indican en la próxima sección de este artículo para armar la tabla dinámica y crear una planilla para dicha tabla en Smartsheet.

Presivualizar y armar la tabla dinámica

Si quiere previsualizar la tabla dinámica y armarla inmediatamente, puede hacerlo seleccionado el enlace correspondiente a la tabla dinámica con la que quiere trabajar y siguiendo los pasos del asistente. Primero haga clic en el nombre de la tabla dinámica, en Nombre.

Paso 1: Detalles

Haga clic en Vista previa para revisar los detalles de su tabla dinámica. El asistente avanzará al paso 2 y le mostrará una vista previa de la tabla dinámica que se creará en Smartsheet.

Paso 2: Vista previa

Este paso le permite ver los resultados de la tabla dinámica. Si le agrada lo que ve, haga clic en Confirmar. (Si tiene que efectuar cambios, haga clic en Cancelar y siga los pasos que se indican a continuación en "Editar una planilla de tabla dinámica".)

Pivot App armará la planilla y la colocará en Smartsheet, en la ubicación que especificó en Crear una hoja de tabla dinámica (Paso 3: Destino).

Paso 3: Confirmar

¡Felicitaciones! Si llegó hasta aquí, se habrá creado una planilla de tabla dinámica que debería estar esperándolo en Smartsheet. Haga clic en Cerrar para cerrar el asistente.

Editar una planilla dinámica

Si tiene que efectuar cambios en la planilla de tabla dinámica (por ejemplo: si llega a la etapa de vista previa y se da cuenta de que olvidó una columna o de que quiere mostrar las filas usando una jerarquía diferente), puede hacerlo si selecciona el ícono para Editar.

Buscar la planilla de tabla dinámica en Smartsheet

Para buscar la planilla de tabla dinámica nueva:

1. Abra Smartsheet (https://app.smartsheet.com).
2. Busque la planilla por nombre o localice el espacio de trabajo o la carpeta destino que especificó cuando configuró la planilla de tabla dinámica (Paso 3: Destino).

NOTA: Es posible que tenga que actualizar el navegador para ver la planilla nueva.

Organizar y dar formato a la planilla de tabla dinámica

Inicialmente, la tabla dinámica no tendrá ningún formato. Las filas se organizarán alfabéticamente.

Puede cambiar el nombre de las columnas y usar las herramientas de formato en Smartsheet para darle el aspecto que desee a la tabla dinámica. (Para obtener más información sobre los formatos en Smartsheet, consulte Opciones de formato. Para obtener información sobre cómo cambiar el nombre de las columnas, consulte Insertar, eliminar o cambiar el nombre de columnas).

NOTA: Los formatos y los nombres nuevos de las columnas se mantendrán incluso si ha configurado su tabla dinámica para que se actualice automáticamente.

Tenga presente que los formatos se mantendrán incluso cuando cambien los datos o cuando se agreguen filas nuevas a la tabla.

Transferir la propiedad de una hoja de tabla dinámica

Si cambia de rol y tiene que derivar la titularidad de al menos una planilla de tabla dinámica a otra persona, siga estos pasos:

1. Desde Smartsheet, asegúrese de que la persona a la que transferirá la planilla de tabla dinámica tenga acceso de uso compartido de nivel Administrador a los siguientes elementos:
   • La planilla o el informe fuente correspondiente a la tabla dinámica
   • La planilla de tabla dinámica
      
2. Abra Pivot App (https://pivot.smartsheetapps.com/).
3. En Nombre, busque el nombre de la Planilla de tabla dinámica de la que quiere transferir la titularidad.
4. Haga clic en Transferir titularidad.
   
5. En la ventana para Transferir titularidad, escriba la dirección de correo electrónico de la persona a la que quiera transferirle la titularidad y haga clic en Transferir.