Complemento de Smartsheet para Gmail

Una vez que la información se capture en Smartsheet, todos los colaboradores de Smartsheet pueden ver la información y actuar con base en ella. El complemento de Smartsheet para Gmail funciona con Gmail y con la aplicación Gmail para teléfonos Android.

Conectar Gmail a Smartsheet

1. Desde Marketplace para Google Workspace, vaya al complemento de Smartsheet para Gmail y seleccione INSTALAR.
2. Elija la cuenta de Gmail que quiera usar con el complemento. 

Si se le solicita, inicie sesión con su dirección y contraseña de Gmail. Es posible que deba seleccionar INSTALAR otra vez.

3. Seleccione PERMITIR. 
4. El mensaje ¡Se instaló Smartsheet! aparece cuando la instalación se realiza correctamente.

Solo debe conectar su cuenta de Gmail con su cuenta de Smartsheet una vez.

Si utiliza la aplicación de Gmail para teléfonos Android, también tendrá el complemento a su disposición una vez que lo haya instalado y conectado siguiendo estos pasos.

Si es administrador de Google Workspace, puede instalar el complemento Smartsheet para Gmail en todo su dominio. Si precisa información adicional sobre cómo instalar complementos a nivel de dominio, consulte el Centro de ayuda de Google Workspace. 

Conectar sus cuentas de Gmail y Smartsheet

1. Vaya a Gmail y abra un mensaje de correo electrónico.

2. Para abrir el complemento de Smartsheet para Gmail, seleccione el logotipo de Smartsheet en el panel del complemento.
     

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   Es posible que deba actualizar la ventana de su navegador si no ve el ícono en el panel de complementos de inmediato. 

3. En el panel de complementos de Smartsheet, seleccione CONECTAR CON SMARTSHEET.

4. Se abre una ventana nueva con un mensaje que le informa que la aplicación está solicitando acceso a Smartsheet.
     

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5. Seleccione Permitir para que el complemento pueda acceder a Smartsheet.

Ahora que ya instaló y conectó el complemento, su cuenta de Smartsheet estará disponible en el panel de complementos. 

Para ver hojas desde el panel, seleccione EXPLORAR TODAS LAS HOJAS.

Usar el Complemento de Smartsheet para Gmail

Una vez que haya instalado el complemento de Smartsheet para Gmail y lo haya conectado a su cuenta de Smartsheet, puede hacer lo siguiente:

• Agregar un comentario que contenga el cuerpo del mensaje y sus metadatos (de quién provino el mensaje, el asunto, la fecha en la que se envió, etc.).
• Incluir adjuntos desde mensajes de correo electrónico como adjuntos al comentario.
• Modificar el contenido de otros campos de una fila directamente desde el panel de complementos (es decir, no es necesario que pase a Smartsheet para efectuar cambios en los datos de una hoja).

La forma de hacer estas cosas es casi la misma, independientemente de si accede a Gmail desde un navegador de Internet o a través de la aplicación de Gmail para teléfonos Android.

Agregar información de su correo electrónico a una fila en Smartsheet

1. Abra un mensaje de correo electrónico desde Gmail o la aplicación de Gmail para teléfonos Android.
2. Seleccione el logotipo de Smartsheet en la esquina superior derecha de la ventana del correo electrónico. Si está trabajando desde la aplicación de Gmail, pulse el ícono del complemento en la parte inferior del mensaje de correo electrónico.
3. Busque la hoja a la que desea agregar el contenido del correo electrónico mediante búsqueda o navegación.
   • Por búsqueda: Escriba el nombre de la hoja en el campo de búsqueda ubicado cerca de la parte superior del panel de complementos y seleccione BUSCAR.
   • Por navegación: Seleccione EXPLORAR TODAS LAS HOJAS para navegar por sus hojas disponibles.
4. Elija una de las siguientes opciones para incluir texto y archivos adjuntos del mensaje:
    

• Agregar texto del mensaje de correo electrónico a una fila
  Seleccione si desea agregar la información a una nueva fila o a una existente:
   
  • Nueva fila: Seleccione Agregar una fila en la parte superior del panel de complementos. La nueva fila aparece en la parte inferior de la hoja. 
    Tiene la opción de escribir información en la columna primaria de la fila. Se recomienda escribir un valor aquí, como el nombre de la tarea.
  • Fila existente: Seleccione la fila en el panel de complementos. El contenido de la columna primaria de la fila se muestra en el panel de la aplicación. Puede cambiar o actualizar el contenido.
     

5. En cualquier caso, el texto del mensaje de correo electrónico aparece automáticamente como comentario en la fila. El comentario incluye el cuerpo del mensaje y sus metadatos (de quién proviene el mensaje, el asunto, la fecha, etc.).
   
   Excluir archivos adjuntos
   Los archivos adjuntos asociados con el mensaje de correo electrónico se cargan y adjuntan al comentario de la fila de forma predeterminada (las imágenes en línea se consideran archivos adjuntos y también se incluyen).
   
   Si no quiere incluir un archivo adjunto, lleve el control deslizante contiguo al nombre del archivo adjunto a la posición “desactivado”.
6. Seleccione la flecha hacia abajo para revisar las otras columnas de la hoja y editarlas según lo desee.
7. Seleccione APLICAR CAMBIOS para agregar la información a la fila deseada.
8. Aparece el mensaje ¡Correcto! que confirma que la información se agregó o actualizó según lo especificado.

Solo puede copiar texto de un mensaje de correo electrónico a la vez. Si se desplaza de un mensaje a otro, incluso dentro del mismo hilo de correo electrónico, antes de seleccionar APLICAR CAMBIOS, perderá los cambios.