Complemento de Smartsheet para Gmail

Una vez que la información se capture en Smartsheet, todos los colaboradores de Smartsheet pueden ver la información y actuar con base en ella. El complemento de Smartsheet para Gmail funciona con Gmail y con la aplicación Gmail para teléfonos Android.

Conectar Gmail a Smartsheet

1. Desde Marketplace para Google Workspace, vaya al complemento de Smartsheet para Gmail y seleccione INSTALAR.
2. Elija la cuenta de Gmail que quiera usar con el complemento. Si el sistema se lo solicita, inicie sesión con su cuenta de Gmail: utilice la dirección de correo electrónico y la contraseña que usa con Gmail. Es posible que deba seleccionar INSTALAR otra vez.
3. Seleccione PERMITIR. 

Cuando vea un mensaje que dice: Smartsheet... has been installed (Smartsheet... se ha instalado), sabrá que el proceso finalizó correctamente.

Solo debe conectar su cuenta de Gmail con su cuenta de Smartsheet una vez.

Si utiliza la aplicación de Gmail para teléfonos Android, también tendrá el complemento a su disposición una vez que lo haya instalado y conectado siguiendo estos pasos.

Si es administrador de Google Workspace, puede instalar el complemento de Smartsheet para Gmail para todo su dominio. Si precisa información adicional sobre cómo instalar complementos a nivel de dominio, consulte el Centro de Ayuda de Google Workspace. 

Conectar sus cuentas de Gmail y Smartsheet

1. Vaya a Gmail y abra un mensaje de correo electrónico.

2. Para abrir el complemento de Smartsheet para Gmail, seleccione el logotipo de Smartsheet en el panel del complemento.
     

   Brandfolder Image

   

   
    

   Si no ve el ícono en el panel de complementos inmediatamente, es posible que tenga que actualizar la ventana de su navegador. 

3. En el panel de complementos de Smartsheet, seleccione CONECTAR CON SMARTSHEET.

4. Se abre una ventana nueva con un mensaje que le informa que la aplicación está solicitando acceso a Smartsheet.
     

   Brandfolder Image

   
5. Seleccione Permitir para que el complemento pueda acceder a Smartsheet.

¡Listo! Ahora que ya instaló y conectó el complemento, su cuenta de Smartsheet estará disponible en el panel de complementos. Para ver hojas desde el panel, seleccione EXPLORAR TODAS LAS HOJAS.

Usar el Complemento de Smartsheet para Gmail

Una vez que el complemento de Smartsheet para Gmail esté instalado y conectado a su cuenta de Smartsheet, podrá hacer lo siguiente:

• Agregar un comentario que contenga el cuerpo del mensaje y sus metadatos (de quién provino el mensaje, el asunto, la fecha en la que se envió, etc.).
• Incluir adjuntos desde mensajes de correo electrónico como adjuntos al comentario.
• Modificar el contenido de otros campos de una fila directamente desde el panel de complementos (es decir, no es necesario que pase a Smartsheet para efectuar cambios en los datos de una hoja).

La forma en la que realiza las acciones anteriores es prácticamente la misma, sin importar que esté accediendo a Gmail desde un navegador de Internet o a través de la aplicación de Gmail para teléfonos con Android.

Agregar información desde su correo electrónico a una fila en Smartsheet

1. Abra un mensaje de correo electrónico desde Gmail o desde la aplicación de Gmail para teléfonos con Android.
2. Seleccione el logotipo de Smartsheet en la esquina superior derecha de la ventana del correo electrónico. Si está trabajando desde la aplicación de Gmail,  pulse el ícono del complemento en la parte inferior del mensaje de correo electrónico.
3. Localice la hoja a la quiera agregarle el contenido del correo electrónico. Puede hacerlo con una búsqueda o examinando.
   • Búsqueda: Escriba el nombre de la hoja en el campo de búsqueda cercano a la parte superior del panel de complementos y seleccione BUSCAR.
     O bien,
   • Explorar: Seleccione EXAMINAR TODAS LAS HOJAS para desplazarse por sus hojas disponibles.

4. Elija una de las siguientes opciones para incluir texto y archivos adjuntos del mensaje:
   
   Agregar el texto del mensaje de correo electrónico a una fila
   Seleccione si desea agregar la información a una fila nueva o a una fila existente:
    

   • Nueva fila: Seleccione Agregar una fila en la parte superior del panel de complementos. La fila nueva se agrega a la parte inferior de la hoja.
      Tiene la opción de escribir información en la columna primaria de la fila. (Lo más recomendable es escribir un valor en este lugar, como por ejemplo el nombre de la tarea).
      
   • Fila existente: Seleccione la fila en el panel de complementos. El contenido proveniente de la columna primaria de la fila aparece en el panel de la aplicación. Puede cambiar o actualizar el contenido.
      

   En cualquier caso, el texto del mensaje de correo electrónico se incluye automáticamente como comentario en la fila. El comentario incluye el cuerpo del mensaje y sus metadatos (de quién proviene el mensaje, el asunto, la fecha en la que se envió, etc.).
   
   Excluir adjuntos
   Todos los archivos adjuntos asociados con el mensaje de correo electrónico se cargan y adjuntan al comentario de la fila de manera predeterminada (las imágenes con diseño en línea se consideran adjuntos y también se incluyen).
   
   Si no quiere incluir un adjunto, lleve el control deslizante contiguo al nombre del adjunto a la posición “desactivado”.
    

5. Seleccione la flecha hacia abajo para revisar las otras columnas de la hoja y editarlas según lo desee.
6. Seleccione APLICAR CAMBIOS para agregar la información a la fila deseada.

Cuando vea el mensaje que indica que la operación fue exitosa, significa que la información se agregó o actualizó según lo especificado.

Solo puede copiar texto de un mensaje de correo electrónico a la vez. Si sale de un mensaje y pasa a otro (incluso si ese mensaje está en la misma conversación de correo electrónico) antes de seleccionar APLICAR CAMBIOS, se perderán sus cambios.

Resolver problemas con el complemento de Smartsheet para Gmail

Cuando introduzco un valor en un campo del panel de complementos, me aparece un mensaje similar al siguiente: “El valor de la celda de la columna 00028901279323 no se ajusta a los requisitos estrictos para el tipo COLUMN_TYPE”.

En Smartsheet se puede restringir la entrada de datos para ciertos tipos de columnas. Si intenta ingresar un valor en una columna que no admite ese tipo (por ejemplo, si escribe un número en una columna de Contacto), recibirá un mensaje de error. Ante esta situación, debe ingresar el tipo de datos correcto en el campo.

No puedo modificar algunos valores de columnas desde el complemento.

Cuando esté trabajando en el complemento de Smartsheet para Gmail, no puede editar valores que se encuentran en celdas con el siguiente contenido:

• Fecha
• Duración
• Casilla de verificación
• Fórmulas
• Lista de contactos (cuando está habilitada la opción de contactos múltiples por celda)

Tenga presente que, si tiene los permisos apropiados, puede cambiar estos valores directamente en Smartsheet.

No veo ninguna opción para instalar el complemento (o bien el botón INSTALAR está en color gris).

Si está usando Gmail en un entorno en el que un administrador maneja Google Workspace, es posible que su administrador haya deshabilitado el uso de complementos de Marketplace para Google Workspace. Si es así, debe ponerse en contacto con su administrador y solicitarle que habilite el complemento de Smartsheet para poder usarlo en su empresa. Si precisa más información, pídale a su administrador de Google Workspace que consulte Activar o desactivar una aplicación del Marketplace para los usuarios en la Ayuda para administradores de Google Workspace (el sitio de Soporte de Google).

Instalé el complemento, pero el ícono de Smartsheet no aparece en Gmail.

La primera vez que utilice el complemento después de instalarlo, es posible que tenga que actualizar la ventana de su navegador para poder ver el ícono de Smartsheet en el panel de complementos. Además, dependiendo de la cantidad de complementos que tenga, es posible que tenga de desplazarse por la lista de complementos para encontrar y seleccionar el ícono de Smartsheet. 

Solo puedo ver unas pocas líneas del mensaje de correo electrónico en el panel de complementos.

Actualmente, en el panel de complementos solo se muestran unas pocas líneas de texto a la vez. Para revisar el texto completo del comentario, seleccione Ver texto completo. (Tenga en cuenta que esta vista de texto completo es de solo lectura en este momento). Si desea modificar con mayor facilidad el contenido del mensaje de correo electrónico, cambie a Smartsheet, busque la fila a la que se agregó el comentario y modifique el comentario allí. Para obtener más información sobre cómo trabajar con comentarios, consulte la sección de Artículos relacionados más abajo.

No puedo ver el panel de complementos desde mi Bandeja de entrada.

El complemento aparece cuando selecciona un mensaje de correo electrónico para verlo.  Cuando abre un mensaje de correo electrónico, ve el logotipo de Smartsheet en el panel que se encuentra en el lateral derecho de la ventana.  Seleccione el logotipo de Smartsheet para abrir el panel de complementos.

No puedo ver el panel de complementos cuando estoy viendo un correo electrónico de la versión para equipos de escritorio del navegador del complemento (pero sí puedo verlo desde mi dispositivo móvil).

Ciertas extensiones del navegador Chrome pertenecientes a otros proveedores todavía no detectan automáticamente complementos de Gmail y es posible que cubran la porción correcta de la pantalla, incluido el panel de complementos.

Para resolver este problema, tal vez pueda deshabilitar elementos de la extensión del navegador Chrome que está causando el inconveniente. Si precisa más información sobre cómo administrar extensiones de Chrome, consulte la sección Cómo instalar y administrar extensiones en la Ayuda de Google Web Store. 

Cuando identifique extensiones de Chrome que presenten este comportamiento (es decir, cuando encuentre extensiones que cubran el panel de complementos), notifique directamente a los desarrolladores de esas extensiones para que puedan corregir el problema.  La información de contacto correspondiente al desarrollador se incluye en el listado de Chrome Web Store de la extensión.