Ahorre tiempo y trabaje con mayor rapidez con los flujos de trabajo automatizados

Con los flujos de trabajo automatizados, puede ahorrar tiempo y mantener la uniformidad en sus procesos de trabajo mediante el uso de una serie de acciones conectadas, como aprobaciones automatizadas con múltiples partes interesadas, representadas a nivel visual en una sola pantalla. Aquí, se menciona un ejemplo de un flujo de trabajo automatizado único que puede contribuir a que el equipo de escritura ejecute el trabajo con mayor rapidez:

  1. Un escritor técnico termina un primer borrador y marca su tarea como completa en Smartsheet.
  2. Así, se desencadena una solicitud de aprobación que se envía al revisor técnico correspondiente en función del tema del artículo.
  3. Cuando el revisor técnico aprueba el borrador, se envía otra solicitud de aprobación de manera automática al equipo web para revisar y aprobar el nuevo artículo para su publicación.
  4. Cuando se publica, el director de contenidos recibe una alerta automatizada que indica que se ha publicado el nuevo contenido.

Crear un flujo de trabajo visual

Puede crear alertas y recordatorios para usted mismo, más allá del nivel de permiso de uso compartido que tenga. No obstante, si quiere crear o modificar un flujo de trabajo que emita un alerta o solicite una acción por parte de otras personas, debe tener permiso de uso compartido de nivel de administrador en relación con la hoja. (Más información sobre los permisos aquí).

Con la hoja abierta:

  1. Seleccione Automatización en el extremo superior izquierdo de la hoja.

    Automatización en el menú
     
  2. Aquí, puede elegir el tipo de automatización para su flujo de trabajo. Lo que elija dependerá de los tipos de acciones que precisa que se desencadenen en forma automática.

    
 Para obtener más información sobre los distintos tipos de automatización, consulte aquí.
     
  3. Luego de seleccionar el tipo de automatización, configurará el bloque del desencadenador, las rutas y los bloques de condiciones, y los bloques de acciones para crear su flujo de trabajo. (Consulte Anatomía de un flujo de trabajo automatizado para obtener más información sobre los bloques y las rutas).

    imagen de la descripción general del flujo de trabajo automatizado
  4. Cuando esté conforme con la configuración del flujo de trabajo, haga clic en Guardar en el extremo inferior derecho del generador de flujos de trabajo.

¡Listo! Ahora cuenta con un flujo de trabajo que ejecuta acciones de manera automática cuando se lo desencadena.

Crear un flujo de trabajo básico

Puede crear un flujo de trabajo básico para realizar cualquiera de las siguientes acciones:

  1. Alertar a alguien cuando algo cambia:
    • cuando se agregan, actualizan o borran filas
    • cuando se agregan, modifican o eliminan comentarios en una fila o una hoja
    • cuando se agregan, modifican o eliminan adjuntos en una fila o una hoja
    • cuando se comparte la hoja
  2. Alertar a alguien cuando la hoja se comparte
  3. Alertar a alguien cuando se elimina una fila

Para crear un flujo de trabajo básico:

  1. Seleccione Automatización en el extremo superior izquierdo de la hoja y elija Administrar flujos de trabajo... de la lista desplegable.
  2. En Crear un flujo de trabajo, abra la lista desplegable y seleccione Flujos de trabajo básicos... de la parte inferior de la lista Menú de flujos de trabajo básicos.

    Aparece la ventana Flujos de trabajo básicos.

  3. En la ventana Flujos de trabajo básicos, puede elegir el tipo de flujo de trabajo que quiere crear.
  4. Luego de seleccionar Crear, puede modificar el desencadenador, los destinatarios y el mensaje personalizado del flujo de trabajo.

    Recuerde asignarle un nombre y guardar el flujo de trabajo cuando esté conforme con la configuración. Ha creado un flujo de trabajo básico.

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