Gilt für
Funktionen
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Systemadmins können eine Datenspeicherungsrichtlinie konfigurieren.
- Ein Smartsheet Advance Platinum-Abonnement oder Advanced Work Management mit Safeguard ist erforderlich, um die Governance-Steuerung zu aktivieren.
Datenspeicherungsrichtlinie konfigurieren
Steuern Sie mit einer Datenspeicherungsrichtlinie, wie Ihr Unternehmen Daten zur Compliance oder Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen sichert und wie Daten gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
Wer kann das nutzen?
Pläne:
- Smartsheet Advance Package
Berechtigungen:
- Systemadmins können eine Datenspeicherungsrichtlinie konfigurieren.
- Ein Smartsheet Advance Platinum-Abonnement oder Advanced Work Management mit Safeguard ist erforderlich, um die Governance-Steuerung zu aktivieren.
Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet-Regionen oder Smartsheet Gov enthalten ist.
Verwenden Sie die Governance-Datenrichtliniensteuerung, um mit Ihrer Datenspeicherungsrichtlinie zu bestimmen, welche Daten aufbewahrt und welche Daten gelöscht werden sollen.
Sie können nur eine Richtlinie erstellen, dieser aber beliebig viele Einschlussgruppen zuweisen. Die Richtlinienbedingungen unterstützen derzeit nur Sheets und ihre Anlagen. Die Richtlinie kann auf Sheets angewendet werden, die älter sind als ein angegebenes Datum der Erstellung oder letzten Bearbeitung.
Nachdem Sie Ihre Datenspeicherungsrichtlinie konfiguriert und aktiviert haben, wird sie im Hintergrund ausgeführt, um sicherzustellen, dass alle aufbewahrten Daten Ihre Compliance-Anforderungen erfüllen.
Wenn bei der Überprüfung festgestellt wird, dass Sheets und/oder Anlagen nicht Ihrer Richtlinie entsprechen, werden die Sheetinhaber benachrichtigt, dass ihre Daten nicht konform sind und gelöscht werden, wenn sie keine Maßnahmen ergreifen. Wenn sie keine Maßnahmen ergreifen, um ihre Elemente konform zu machen, werden die Elemente gelöscht. Wenn die Löschung abgeschlossen ist, werden sie darüber benachrichtigt.
Datenspeicherungsrichtlinie einrichten
- Melden Sie sich bei Admin Center an.
- Wählen Sie Governance-Steuerung > Governance-Steuerung einrichten > Datenspeicherungsrichtlinie > Konfigurieren aus.
- Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Richtlinienbedingungen festzulegen.
- Legen Sie Daten für Erstellt und Letzte Änderung fest.
- Legen Sie fest, wie oft die Richtlinie ausgeführt werden soll, wie früh Sie eine Vorankündigung geben möchten und auf welche Gruppen sich die Richtlinie auswirken soll.
- Wählen Sie Speichern und aktivieren aus, um die Richtlinie zu aktivieren.
Sie können Ihre Richtlinie jederzeit über die Governance-Steuerung aktivieren oder deaktivieren.
So bearbeiten Sie Ihre Datenspeicherungsrichtlinie:
- Wählen Sie Governance-Steuerung > Governance-Steuerung einrichten > Datenspeicherungsrichtlinie > Anzeigen > Richtlinie bearbeiten aus.
Wenn Sie die Richtlinie aktualisieren, wird die Überprüfung wie geplant in der Aktualisierung ausgeführt.Jede Änderung an der Richtlinie startet den Zeitraum neu und ergänzt (oder entfernt) alle enthaltenen Gruppen.
Sie können Ihre Datenspeicherungsrichtlinie bearbeiten oder deaktivieren, aber Sie können sie nicht löschen.
Gelöschte Elemente wiederherstellen
Inhaber können Sheets wiederherstellen, wenn sie dies tun, bevor die Richtlinie das Element endgültig löscht.
Sie haben zwei Möglichkeiten, um ein Element wiederherzustellen, das durch die Datenspeicherungsrichtlinie gelöscht wurde:
- Verschieben Sie das Sheet aus dem Ordner für gelöschte Elemente.
-oder- - Öffnen und bearbeiten Sie das Sheet und speichern Sie es dann mit den neuen Änderungen.