Gilt für
Funktionen
Wer kann diese Funktion nutzen?
RM-Administratoren können Genehmigungen aktivieren.
Genehmigungen prüfen
Sie können ein detailliertes Audit-Protokoll mit allen Änderungen im Zusammenhang mit Zeit- und Ausgabengenehmigungen herunterladen.
Wer kann das nutzen?
Pläne:
- Resource Management
Berechtigungen:
RM-Administratoren können Genehmigungen aktivieren.
Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet-Regionen oder Smartsheet Gov enthalten ist.
Ihre Organisation muss möglicherweise die Aufzeichnungen für Genehmigungen prüfen, um einen konformen Genehmigungsprozess nachzuweisen (z. B. SOX-Compliance).
Im Gegensatz zu Berichten, die nur den aktuellen Genehmigungsstatus für jeden Zeiteintrag darstellen, erfasst das Audit-Protokoll jedes Änderungsereignis für Genehmigungen (Einreichung, Ablehnung, Genehmigung usw.), die entsprechenden Kommentare zur Ablehnung oder Genehmigung sowie Daten und Benutzer, die die Änderungen vornehmen. Das Protokoll ist nützlich, um Prozesse im Zusammenhang mit der Compliance zu unterstützen, beispielsweise in einem SOX-Audit.
Zu Beginn jedes Monats generiert Resource Management eine CSV-Datei mit einem Audit-Protokoll für den Vormonat. Frühere Monate können jederzeit heruntergeladen werden.
Audit-Protokolle für den aktuellen Monat können erst im folgenden Monat erstellt werden.
Audit-Protokolle für Genehmigungen herunterladen
Audit-Protokolle aufrufen:
- Scrollen Sie in den Kontoeinstellungen nach unten zum Genehmigungs-Workflow und klicken Sie dann auf Audit-Protokolle öffnen.
- Wählen Sie im neuen Fenster den Monat und das Jahr für die Zeit- und Ausgabeneinträge aus, die Sie prüfen möchten (den Monat, in dem diese Stunden und/oder Ausgaben erfasst wurden).
- Das Audit-Protokoll wird bearbeitet. Sobald es verfügbar ist, wird ein Download-Link in der Liste der letzten Anforderungen angezeigt. Ein Link zur Datei wird auch an die E-Mail des anfordernden Benutzers gesendet.
- Wählen Sie Herunterladen aus, um auf die Audit-Protokolldatei zuzugreifen.
Der Zeitraum gilt für die Daten, an denen die Zeiteinträge aufgezeichnet wurden – nicht für die Daten, an denen sie eingereicht oder genehmigt wurden. Zeit und Ausgaben können viel später genehmigt oder abgelehnt werden als im Monat, in dem sie eingereicht wurden. Audit-Protokolldateien für einen bestimmten Monat können daher abweichen, wenn Einträge nach dem Herunterladen des Protokolls genehmigt wurden. Es ist empfehlenswert, für Audits neue Audit-Protokolle anzufordern und herunterzuladen, um die neuesten Änderungen zu erfassen.
Audit-Protokolle für Genehmigungen verstehen
Audit-Protokolle für Genehmigungen enthalten Aufzeichnungen von Zeit- und/oder Ausgabeneinträgen (je nachdem, was erfasst wird) sowie den Änderungsverlauf des Genehmigungsstatus für diese Einträge. Dies bedeutet, dass derselbe Zeit- oder Ausgabeneintrag im Audit-Protokoll wahrscheinlich mehrere Zeilen umfasst – eine für jede Änderung des Genehmigungsstatus für diesen Eintrag.
Wenn ein Benutzer beispielsweise einen Zeiteintrag zur Genehmigung einreicht, der abgelehnt, geändert, erneut eingereicht und anschließend genehmigt wird, gibt es eine Zeile für jede dieser Änderungen des Genehmigungsstatus (Änderung von „ausstehend“ zu „abgelehnt“ zurück zu „ausstehend“ und schließlich zu „genehmigt“).
Das Audit-Protokoll enthält mehrere Spalten, die die verschiedenen Eigenschaften des Zeit- oder Ausgabeneintrags sowie die Benutzer beschreiben, die Änderungen an dem Eintrag vornehmen. Im Folgenden wird beschrieben, wofür die einzelnen Spalten im Audit-Protokoll stehen.
|
|
|
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|