Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die ersten Schritte mit Resource Management.
Tipps für Projektzeitpläne
Ein Projekt vollständig im Voraus zu planen bietet einen Echtzeit-Einblick in die Rentabilität des Projekts.
Es ist wichtig, dass die Kosten eines vollständig geplanten Projekts genau mit dem Budget übereinstimmen, bevor es gestartet wird, damit Sie den Arbeitsplan für das Projekt nach der tatsächlichen bei der Planung des Projekts geschätzten Gebühr erstellen.
Wenn Sie beispielsweise ein Budget von 96.000 USD haben und Sie zwei Personen für zwei Monate einplanen, die in Vollzeit zu einem Stundensatz von 150 USD arbeiten, sollte der zukünftige geplante Betrag dem Budget entsprechen.
Wenn Ihr Team jetzt seine Stunden angibt, können Sie sofort die Auswirkungen auf das prognostizierte Budget sehen.
Wenn Sie sich bezüglich des Teams unsicher sind, das Ihrem Projekt zugewiesen ist, kann es hilfreich sein, einen Platzhalter für die relevante Disziplin oder Abteilung (wie Visual Designer) einzurichten. Dieser Platzhalter kann über eine Rechnungsrate verfügen, sodass Sie die Auswirkungen auf den Zeitplan kennen.
Sobald Sie die richtige Person identifiziert haben, können Sie ihr das Projekt zuweisen. Wenn Sie Planungsentscheidungen wöchentlich oder täglich treffen, können Sie die Zuweisung des Platzhalters aufteilen und jedes Segment einem anderen Teammitglied zuweisen.
Über Abrechnungssätze
Abrechnungssätze definieren
Wenn Sie Ihre Abrechnungssätze festlegen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Arbeitskosten: Dazu gehören Gehälter und Bezüge der Mitarbeiter sowie die Gemeinkosten nicht fakturierbarer Personen, die Miete von Betriebsmitteln und andere Betriebsausgaben.
- Auslastungsziele: Der Prozentsatz an Arbeitsstunden, die als direkte Arbeit angesehen werden (Projektarbeit, für die Kunden bezahlen) im Gegensatz zu indirekter Arbeit (Arbeiten, die als Gemeinkosten angesehen werden oder Arbeit zwischen Kundenprojekten)
- Die Auslastung unterscheidet sich je nach Unternehmen, liegt aber in der Regel zwischen 50 % und 75 %. Über 75 % kann für ein Unternehmen über einen längeren Zeitraum von Nachteil sein.
- Rentabilitätsziele: Die Gewinnmarge, die das Unternehmen anstrebt. Diese unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen, liegt aber in der Regel zwischen 15 % und 25 %.
- Vollbelastungssatz: Die tatsächlichen Kosten pro Produktionsstunde und Teammitglied. Sie können genauestens berechnen, wie viel Sie pro Stunde einer Person berechnen müssen, um Ihre Bruttogewinnziele für Projekte zu erreichen.
- Preismultiplikator: Sie können den Stundensatz mit dem Preismultiplikator multiplizieren. Ein typischer Preismultiplikator liegt zwischen drei und fünf. Multiplikatoren variieren stark und hängen von der Branche ab. Recherchieren Sie, welcher Multiplikator für Ihr Team am sinnvollsten ist.
Arbeitsausgaben und Gemeinkosten ändern sich im Laufe der Zeit. Berechnen Sie diesen Satz ein- oder zweimal pro Jahr neu, um sicherzustellen, dass er aktuell ist, und passen Sie die Abrechnungssätze für neue Projekte bei Bedarf an.
Geschätzte Projektkosten berechnen
Stützen Sie Ihre Schätzung und Berechnungen auf diesen externen Abrechnungssatz, wenn Sie Ihren Kunden einen Preis für Ihre Arbeit anbieten. Finden Sie heraus, wie lange die Arbeit dauern würde, und multiplizieren Sie diese Zeit mit dem Stundensatz.
Es empfiehlt sich, dies dem Kunden als festes Angebot zu kommunizieren und die Stundensatzberechnungen nicht preiszugeben. Andernfalls kann dies zu Situationen führen, in denen Sie über jede Stunde anstatt über den Wert der ausgeführten Arbeit verhandeln. Auch wenn die Dauer eines Projekts unvorhersehbar ist, wie zum Beispiel bei der Softwareentwicklung, können Sie dennoch in Zeitblöcken und mit einer Budgetobergrenze kalkulieren.
Projektbudgets in Resource Management einrichten
Projekte mit festem Angebot
Bei einem Projekt mit festem Angebot bieten Sie an, eine definierte Reihe von Arbeiten für einen bestimmten Geldbetrag zu erledigen. Ihr Budget ist der Preis, den Sie dem Kunden in Rechnung stellen.
Retainer
Bei Retainern zahlt der Kunde eine Gebühr für eine bestimmte Menge an Arbeit, aber der Umfang ist in der Regel nicht im Voraus definiert. Es kann ein Wert vereinbart werden, den das Budget nicht überschreiten soll. Bei Retainern hängt das Budget davon ab, wie der Retainer aufgeschlüsselt werden soll.
Es kann sich beispielsweise um eine Reihe von einmonatigen Projekten oder Phasen oder um ein einjähriges Projekt handeln.
Aufwandsvergütung
Bei der Aufwandsvergütung werden Sie für die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden bezahlt. Sie können das Budget leer lassen und einfach die angefallenen Gebühren im Blick behalten. Sie können auch einen Zielbetrag oder den vereinbarten Höchstbetrag eingeben. Bei Projekten mit Aufwandsvergütung müssen Sie Abrechnungssätze möglicherweise anpassen, damit sie den vereinbarten Aufschlag für Arbeitsstunden reflektieren.
Budget für ein neues Projekt schätzen
Wenn möglich, sollten Sie eher grobe Schätzungen und nachfolgende Vorschläge bereitstellen, anstatt jede kleine Ausgabe im Voraus zu berechnen.
Das folgende Projekt umfasst einen Designer und einen Entwickler für zwei Monate mit einem Stundensatz von 150 USD und insgesamt 96.000 USD abrechnungsfähiger Arbeit.
In Resource Management können Sie ein neues Projekt erstellen und dann Personen (oder Platzhalter für Rollen und Disziplinen) für die Zeit zuweisen, die schätzungsweise für das Projekt erforderlich sein wird. Der daraus resultierende zukünftig geplante Betrag ist die Schätzung für dieses Projekt.
Wird das Projekt umgesetzt, ist diese Schätzung das Budget. Wenn Sie zukünftige Zuweisungen zum Projekt hinzufügen, sollte der daraus resultierende zukünftig geplante Betrag dem Budget entsprechen.
Wenn Sie zu viele Personen oder zu viel Zeit für ein Projekt einplanen, werden Sie sofort sehen, dass das Projektbudget überschritten wird.
Wenn Sie nicht genügend Mitarbeiter für ein Projekt einplanen, verfügen Sie möglicherweise nicht über die erforderlichen Ressourcen, wenn Sie sie benötigen.
Tipps zum Erfassen und Analysieren von Zeiten und Budgets
Erfassen Sie nicht mehr, als Sie brauchen.
Zeiterfassung belastet die Person, die für die Eingabe verantwortlich ist. Es ist effizienter, möglichst wenig zu erfassen, um die Ziele Ihrer Organisation zu erreichen.
Einige Organisationen erfassen Zeit überhaupt nicht. Sie gehen davon aus, dass die geplante Zeit mit der angefallenen übereinstimmt. Diese Teams berechnen die angefallenen Stunden und Beträge als bestätigte und unbestätigte zuvor geplante Stunden.
Andere Organisationen benötigen mehr Informationen und erfassen nur die für jedes Projekt erforderlichen Stunden. Sie legen die Zeiterfassung auf Stunden und Minuten fest.
Eine detaillierte Erfassung erfordert, dass Ihr Team für jeden Eintrag Notizen eingibt. Diese Methode ermöglicht eine bessere Filterung und Analyse der gemeldeten Stunden.
Eine gute Entscheidungsfindung ermöglichen
Die am Projekt arbeitenden Personen können die Zeiteinteilung für ihre Arbeit besser einschätzen, sofern Erwartungen an Fristen und dafür aufzuwendende Zeit klar sind.
Am besten gestalten Sie Zuweisungen möglichst offen, z. B. eine einwöchige Zuweisung von 20 % der Zuordnung einer Person, anstatt diese Zuweisung auf einen einzigen Tag à acht Stunden festzulegen. Auf diese Weise können Personen sich die ganze Woche auf nicht so detaillierte Erwartungen fokussieren.
Segmentübergreifende Analyse
Berichte ermöglichen es Ihnen, angefallene und zukünftige Stunden, Budgets, Auslastungen und mehr aus verschiedenen Perspektiven zu gruppieren. Sie können die Stunden für ein Projekt analysieren, alle Stunden nach Kunden, Disziplin, Rolle oder Monat gruppiert oder nach vielen anderen Kategorien analysieren.
Die Analyse von Berichten hilft Ihnen, in Zukunft strategische Anpassungen vorzunehmen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass bestimmte Personen stets mehr Zeit für die Arbeit benötigen oder bestimmte Kunden immer das Budget überschreiten. Diese Details helfen Ihnen, Ihre Schätzungen in Zukunft anzupassen. So zum Beispiel für den Kunden, der immer das Budget überschreitet. Sie können drei zusätzliche Wochen hinzufügen, wenn Sie Ihr nächstes Projekt mit ihm beginnen.
Sie können Projektvorlagen mit empfohlenen Budgets für bestimmte Aktivitäten erstellen. Berichtsdaten geben Ihnen einen wahren Einblick in die Einrichtung dieser Vorlagen und verbessern so jedes Mal Ihre Baseline-Planung.