Erstellen und Verwalten von Ansichten Ihrer Daten

Dynamic View ermöglicht es Ihnen, bestimmte Daten anzuzeigen, die andere einsehen und bearbeiten können.  

Vor dem Erstellen von Ansichten in Dynamic View

1. Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Funktionen von Dynamic View besitzen.
2. Erstellen Sie die Quellsheets und Berichte für Ihren Prozess und richten Sie die Berechtigungen für die Ersteller*innen von Ansichten ein.

Eine neue Ansicht erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, dynamische Ansichten zu erstellen.

Über das Startprogramm

1. Wählen Sie Dynamic View aus.

Brandfolder Image

2. Wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm Ansicht erstellen aus.

Falls Sie das falsche Quellelement auswählen, erstellen Sie einfach eine neue Ansicht. Sie können nicht zurückgehen und ein anderes Quellelement auswählen.

Über das Quellelement

1. Wählen Sie im Menü oben im Sheet oder Bericht Dynamic View aus.
2. Wählen Sie Dynamische Ansicht erstellen aus.

Brandfolder Image

Ansicht konfigurieren

Geben Sie einen Namen für die Ansicht ein, legen Sie fest, was Benutzer*innen anzeigen können und ob sie dem Quellsheet neue Elemente hinzufügen können.

Hier einige wichtige Informationen zu den Einstellungen in diesem Schritt:

• Überprüfung der Ansicht durch aktuelle*n Benutzer*in: Filtern Sie die Ansicht eines Benutzers bzw. einer Benutzerin nach den Aufgaben, die ihm*ihr über die Kontaktlistenspalte zugewiesen wurden. 
• Ansicht nach Sheetfilter einschränken: Sheetfilter helfen Ihnen, einzugrenzen, was in der Ansicht angezeigt wird. Wählen Sie einen beliebigen Filter für freigegebene Sheets aus, um die Ansicht auf diesen spezifischen Filter zu beschränken. 
• Eingabe neuer Elemente: Sie können Benutzern gestatten, neue Einträge zu erstellen. Wenn Ihre Quelle ein Bericht ist, geben Sie das zugrundeliegende Sheet an, nicht nur den Bericht. 

Wenn Sie Informationen von diversen Benutzer*innen sammeln, kann es hilfreich sein, stattdessen ein Formular zu erstellen. Ein Formular sorgt für konsistente Daten und ist eine weitere Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ansichten korrekt verwendet werden.

Anzuzeigende Felder auswählen

1. Wählen Sie im Abschnitt Verfügbare Felder die Felder aus, die in der Ansicht angezeigt werden sollen.
2. Fügen Sie Dropdown- oder Symbolfelder aus Ihren Quelldaten hinzu, um Daten in bestimmten Feldern zu filtern. 
3. Optional: Fügen Sie Anlagen oder Kommentare mit den folgenden Einstellungen hinzu: 
   • Anlagen
     • Anlagen anzeigen
     • Benutzer können Anlagen hinzufügen
   • Kommentare
     • Kommentare anzeigen
     • Benutzer können Kommentare hinzufügen

Die Felder, die Sie in diesem Schritt auswählen, werden in der dynamischen Ansicht als Spalten und Zeilen angezeigt. Wenn Sie Felder nur anzeigen möchten, wenn bestimmte Bedingungen zutreffen, fügen Sie sie nicht zu den sichtbaren Feldern hinzu. Richten Sie stattdessen im Tab Detailbereich die Bedingungen oder die Logik ein.

Detailbereich konfigurieren

Im Detailbereich können Sie anpassen, was Benutzern angezeigt wird, wenn Sie eine Zeile in der dynamischen Ansicht auswählen. Sie können den Detailbereich verwenden, um Informationen zu sammeln und Details anzugeben. 

1. Ziehen Sie die Felder aus dem Abschnitt Verfügbare Felder in den Abschnitt Layout Detailbereich.
2. (Optional) Aktivieren Sie die Option „Beschreibung des Detailbereichs“ und geben Sie Anweisungen für Ihre Benutzer ein. Benutzer*innen können nun Ihre Nachricht sehen, wenn sie in einer dynamischen Ansicht die Detailansicht öffnen. 
3. Wählen Sie den Tab aus, der angezeigt werden soll, wenn Ihre Benutzer*innen die dynamische Ansicht öffnen: Daten, Anlagen oder Kommentare.
4. Wählen Sie das Feld aus, das Sie konfigurieren möchten. 
5. Bearbeiten Sie die Feldeigenschaften oder die Feldlogik. Die Feldeigenschaften definieren das Feld und die Feldlogik ermöglicht es Ihnen, eine Bedingungslogik auf das Feld anzuwenden. 
   • Wählen Sie in der rechten Leiste das Symbol Feldeigenschaften aus.
     Wenn Sie im Abschnitt Layout Detailbereich ein Feld auswählen, wird der Bereich Feldeigenschaften geöffnet.
   • Wählen Sie zum Bearbeiten der Feldlogik das Symbol Feldlogik in der rechten Leiste aus.

Feldeigenschaften

Schreibgeschütztes Feld

Einige Felder können in Abhängigkeit ihres Datentyps oder der Informationen in der Zelle möglicherweise nicht bearbeitet werden. Die folgenden Bedingungen sorgen dafür, dass ein Feld in Dynamic View schreibgeschützt ist:

• Das Feld stammt aus einer Systemspalte.
• Das Feld stammt aus einer Gantt-Enddatum-Spalte.
• Das Feld ist die Spalte „Enddatum“ im Datumsbereich der Projekteinstellungen.
• Das Feld stammt aus einer Gantt-Vorgänger-Spalte.
• Die Zelle im Quellsheet enthält eine Formel.
• Die Zelle in Quellsheet enthält einen eingehenden Zellenlink.
• Die Zelle im Quellsheet enthält einen Hyperlink

Feldlogik

Wenn Sie eine Feldlogik hinzufügen, werden Felder in der Ansicht ein- oder ausgeblendet. Diese Logik basiert auf den Bedingungen oder Änderungen, die entweder am Smartsheet-Element oder in Dynamic View vorgenommen wurden.

Feldlogik basiert auf Dropdown-Listen und Symbolspalten. Sie benötigen eine Dropdown-Liste oder eine Symbolspalte in Ihrem Quellsheet, um Ihre Regeln für die Feldlogik zu benennen und zu speichern.

Wenn Ihre Quelle ein Bericht mit mehreren Sheets ist, müssen die Dropdown-Listenwerte einer bestimmten Spalte in allen Sheets konsistent sein. Wenn einem Sheet ein Wert in den Spalteneigenschaften fehlt, können Sie diesen Wert möglicherweise nicht in Ihrer Feldlogik verwenden.

1. Wählen Sie im Bereich Feldlogik die Option + Logik aus. 
2. Weisen Sie Ihrer Feldlogik einen Namen zu. 
3. Identifizieren Sie im Abschnitt Wenn die Spalte und die Werte, die die Logik auslösen. 
4. Wählen Sie im Abschnitt Aktion aus, was geschieht, wenn die Ansicht den Auslöser erkennt. Sie können: 
   • Ausgewählte Felder ausblenden
   • Ausgewählte Felder als schreibgeschützt anzeigen
   • Ausgewählte Felder als bearbeitbar anzeigen
   • Ausgewählte Felder als erforderlich anzeigen
5. Wählen Sie die Felder aus, die in der Ansicht angezeigt oder ausgeblendet werden sollen. Wählen Sie anschließend Speichern aus.

Die hier definierten Anzeigeberechtigungen werden im Detailbereich angezeigt. Wählen Sie für den Zugriff auf den Detailbereich eine Zeile in der Ansicht aus.

Sie können Regeln mit in Konflikt stehenden Aktionen erstellen. Dynamic View priorisiert die Regel mit der niedrigsten Berechtigungsstufe

Dynamische Ansicht freigeben

Über den Freigabe-Tab können Sie festlegen, wer die Ansicht anzeigen und bearbeiten kann. Weitere Informationen finden Sie unter Dynamische Ansicht freigeben.