Mit Smartsheet Bridge eine Zeile unter einer Bedingung löschen

Wenn dieser Workflow ausgeführt wird, übernimmt er alle Daten in der Zeile aus dem Quellsheet und löscht dann die Zeile.

Voraussetzungen

• Ein Sheet
  • Die Quelle sheet ID (das Quellblatt, aus dem wir die Zeilendaten abrufen).
  • Eine Kontrollkästchenspalte, die angibt, wann eine Zeile gelöscht werden soll. In diesem Beispiel verwenden wir eine Kontrollkästchenspalte mit dem Namen „Delete with Bridge“ (Mit Smartsheet Bridge löschen). 
• Smartsheet Bridge
  • Smartsheet-Integration
  • Wenn sich Spaltenwerte ändern – Auslöser
  • Smartsheet Bridge-Workflow-Module:
    • Smartsheet – Get Row (Zeile abrufen)
    • State (Zustand) (optional)
    • Smartsheet – Delete Row (Zeile löschen)

Technisch gesehen ist das Modul „Get Row“ nicht erforderlich, aber es ist hier als Notlösung vorgesehen, falls etwas versehentlich gelöscht wird. Da die Auslöserdaten keine Informationen aus der Zeile enthalten, kann es hilfreich sein, Get Row zu nutzen, um die Zeilendaten 30 Tage lang im Run Log verfügbar zu haben, falls Sie eine Fehlerbehebung durchführen oder auf die Daten zurückgreifen müssen. Wenn Sie die Daten später nicht als Referenz verwenden möchten, können Sie diesen Workflow nur mit dem Auslöser und dem Modul „Delete Row“ (Zeile löschen) erstellen.

Erste Schritte

Um diesen Workflow in Bridge zu erstellen, authentifizieren Sie die Smartsheet-Integration für Ihren Bridge-Arbeitsbereich.

Lassen Sie beim Erstellen Ihres Workflows Ihr Sheet und Ihren Smartsheet Bridge-Workflow auf zwei separaten Tabs geöffnet. Das erleichtert die Navigation beim Erstellungsprozess.

Erstellen des grundlegenden Workflow-Modells

1. Erstellen Sie einen neuen Workflow in Bridge. 
2. Verwenden Sie im Workflow-Generator den Bereich, um Module in dieser Reihenfolge hinzuzufügen:
   • Smartsheet – Zeile abrufen
   • Bundesland 
   • Smartsheet – Zeile löschen
3. Speichern Sie den Workflow.

So sieht Ihr Workflow aus:

Brandfolder Image

Auslöser einrichten

1. Wählen Sie das Modul Trigger aus.
2. Wählen Sie im Abschnitt Integrationen Integrationsseite aus.
3. Wählen Sie Smartsheet aus der Integrationsliste aus und erweitern Sie die Trigger-Zeile.
4. Wählen Sie Zu Auslösern hinzufügen aus.
5.  Füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Trigger Name: Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Beschriftung für Ihren Auslöser.
   • Sheet ID: Fügen Sie die sheet ID für Ihr Quellblatt ein.
   • Ereignistyp: Wählen Sie Wenn sich Spaltenwerte ändern aus. 
   • Spaltenname oder ID: Geben Sie den Namen der Smartsheet-Spalte ein, die das Löschen Ihrer Zeile auslöst. In diesem Beispiel verwenden wir die Spalte Delete with Bridge. 
   • Workflow auswählen: Wählen Sie den neuen Workflow, den Sie gerade erstellt haben, aus der Dropdown-Liste aus.
6. Wählen Sie Speichern und kehren Sie zu Ihrem Workflow zurück.

Auslöser testen

Wir möchten den Trigger testen, bevor wir die Modulkonfiguration starten. Dies stellt sicher, dass der Workflow korrekt reagiert und die benötigten Daten in das Ausführungsprotokoll des Workflows bringt. 

1. Rufen Sie Ihr Sheet auf. 

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Auslöserspalte. In diesem Beispiel wird der Workflow über die Spalte Delete with Bridge (Mit Smartsheet Bridge löschen) ausgelöst. 

   Brandfolder Image

   
3. Speichern Sie das Sheet.

Jetzt gibt es einen Eintrag für den Workflow-Lauf im Ausführungsprotokoll.  In den nächsten Schritten verwenden wir die Triggerdaten, um die Module zu befüllen.

Einrichten der Workflow-Module

Einrichten des Moduls „Get Row“

Das Get Row-Modul zieht die Zeilendaten in das Ausführungsprotokoll des Workflows . Daten können in den nächsten Phasen des Workflows aus dem Ausführungsprotokoll referenziert werden.

1. Fügen Sie im Feld „Sheet“ den Laufzeitverweis für die Sheet-ID ein. 
2. Fügen Sie im Feld „Row ID“ den Laufzeitverweis für die Zeilen-ID ein. 
3. Speichern Sie den Workflow.

Modul „Delete Row“ (Zeile löschen) einrichten

In diesem Workflow löscht das Modul „Delete Row“ (Zeile löschen) die Zeile, die den Workflow ausgelöst hat.  Wenn Sie das Modul „Get Row“ (Zeile abrufen) für diesen Workflow einrichten, können Sie dieselben Referenzen erneut in den jeweiligen Feldern verwenden. 

1. Fügen Sie im Feld „Sheet“ den Laufzeitverweis für die Sheet-ID ein. 
2. Fügen Sie im Feld „Row ID“ den Laufzeitverweis für die Zeilen-ID ein.
3. Speichern Sie den Workflow.

Den Workflow testen

In Ihrem Blatt: 

1. Erstellen Sie eine neue Zeile.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Delete with Bridge (Mit Smartsheet Bridge löschen).
3. Speichern Sie das Sheet. 

In Bridge sollte der Workflow ausgelöst werden, die Zeilendaten sollten abgerufen werden (wenn Get Row verwendet wird), und dann sollte die Zeile gelöscht werden.

Ihr Smartsheet Bridge-Workflow wird jedes Mal ausgelöst, wenn sich die Spalte Delete with Bridge (Mit Smartsheet Bridge löschen) ändert. Von hier aus können Sie das Kontrollkästchen jederzeit ankreuzen (oder abwählen), wenn Sie eine Zeile löschen möchten.
Angenommen, Sie möchten, dass dies unter einer bestimmten Bedingung geschieht. In diesem Fall können Sie Module wie bedingte Verzweigungen zu Ihrem Bridge-Workflow hinzufügen, um nach Bedingungen zu prüfen, oder Sie können einen automatisierten Workflow auf Blatt-Ebene erstellen, um das Kontrollkästchen für Sie zu aktivieren und die Spalte im Blatt auszublenden. Dies stellt sicher, dass Bridge nur ausgeführt wird, wenn der automatisierte Workflow das Kästchen ankreuzt.