Mit Smartsheet Bridge eine Zeile unter einer Bedingung löschen

Voraussetzungen

• Ein Sheet
  • Die Quellsheet-ID
  • Eine Kontrollkästchenspalte, die angibt, wann eine Zeile gelöscht werden soll. In diesem Beispiel verwenden wir eine Kontrollkästchenspalte mit dem Namen „Delete with Bridge“ (Mit Smartsheet Bridge löschen). 
• Smartsheet Bridge
  • Smartsheet-Integration
  • When Column Values Change (Wenn sich Spaltenwerte ändern) – Auslöser
  • Smartsheet Bridge-Workflow-Module:
    • Smartsheet – Get Row (Zeile abrufen)
    • State (Zustand) (optional)
    • Smartsheet – Delete Row (Zeile löschen)

Erste Schritte

Um diesen Workflow in Smartsheet Bridge zu erstellen, authentifizieren Sie die Smartsheet-Integration für Ihren Smartsheet Bridge-Arbeitsbereich. Lesen Sie die Schritte zum Einrichten der Smartsheet-Integration für Smartsheet Bridge.

Beim Erstellen Ihres Workflows können Sie Ihr Sheet und Ihren Smartsheet Bridge-Workflow auf zwei separaten Tabs geöffnet lassen. Das erleichtert die Navigation beim Erstellungsprozess.

Erstellen des grundlegenden Workflow-Modells

Rufen Sie zunächst alle Module ab, die Sie für den Workflow benötigen.

1. Erstellen Sie einen neuen Workflow in Smartsheet Bridge. 
2. Verwenden Sie im Workflow-Generator den Bereich zum Hinzufügen von Modulen in dieser Reihenfolge:
   • Smartsheet – Get Row (Zeile abrufen)
   • State (Zustand)
   • Smartsheet – Delete Row (Zeile löschen)
3. Speichern Sie den Workflow.

So sieht Ihr Workflow aus:

Brandfolder Image

Einrichten des Workflow-Auslösers

Nachdem Sie das grundlegende Workflow-Modell erstellt haben, beginnen Sie mit der Einrichtung des Workflow-Auslösers:

1. Wählen Sie das Modul Trigger (Auslöser) aus.
2. Um den Bereich „Integration“ in einem neuen Tab zu öffnen, wählen Sie im Abschnitt „Integrations“ die Integrations Page (Seite „Integrationen“) aus.
3. Suchen Sie Smartsheet in der Integrationsliste. Verwenden Sie die Option „Connected“ (Verbunden) unter dem Smartsheet Bridge-Logo, um eine Liste zu erhalten, die nur die Integrationen enthält, die für diesen Arbeitsbereich authentifiziert wurden.
4. Erweitern Sie die Zeile „Trigger“ (Auslöser).
5. Um einen neuen Auslöser zu erstellen, wählen Sie aus.
6. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Trigger Name (Name des Auslösers): Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Beschriftung für Ihren Auslöser.
   • Sheet ID (Sheet-ID): Fügen Sie die Sheet-ID Ihres Quellsheets ein (wo die Zeilendaten abgerufen werden).
   • Event Type (Ereignistyp): Wählen Sie When Column Values are Changed (Wenn Spaltenwerte geändert werden) aus. 
   • Column Name or ID (Spaltenname oder ID): Geben Sie den Namen der Smartsheet-Spalte ein, welche das Löschen Ihrer Zeile auslöst. In diesem Beispiel verwenden wir die Spalte Delete with Bridge (Mit Smartsheet Bridge löschen). 
   • Select Workflow (Workflow auswählen): Wählen Sie den neuen Workflow, den Sie gerade erstellt haben, aus der Dropdown-Liste aus.
7. Wählen Sie Save aus.
8. Kehren Sie zu Ihrem Workflow zurück.Wenn Sie zum ursprünglichen Tab zurückkehren möchten, aktualisieren Sie die Seite, um den Auslöser anzuzeigen.

Auslöser testen

Bevor wir mit dem Einrichten des Moduls beginnen, möchten wir den Auslöser testen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Workflow korrekt reagiert und die erforderlichen Daten in das Ausführungsprotokoll des Workflows aufgenommen werden. 

1. Rufen Sie Ihr Sheet auf. 

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Auslöserspalte. In diesem Beispiel wird der Workflow über die Spalte Delete with Bridge (Mit Smartsheet Bridge löschen) ausgelöst. 

   Brandfolder Image

   

3. Speichern Sie das Sheet.

   Das Run Log Ihres Smartsheet Bridge-Workflows enthält jetzt einen Workflow-Ausführungseintrag. Wir verwenden die Auslöserdaten, um die Module aufzufüllen.

Einrichten der Workflow-Module

Einrichten des Moduls „Get Row“ (Zeile abrufen)

In diesem Workflow ruft das Modul Get Row (Zeile abrufen) alle Daten aus der Zeile ab, die die Ausführung des Workflows ausgelöst hat. Wenn das Modul „Get Row“ (Zeile abrufen) ausgeführt wird, ruft Smartsheet Bridge die Zeilendaten ab. Dann werden die Daten per Push in das Run Log des Workflows übertragen.

Im Run Log können Sie auf Daten in den nächsten Phasen des Workflows verweisen.

1. Fügen Sie im Feld „Sheet“ den Laufzeitverweis für die Sheet-ID ein. 
2. Fügen Sie im Feld „Row ID“ den Laufzeitverweis für die Zeilen-ID ein. 
3. Speichern Sie den Workflow.

Überlegungen zu Smartsheet Bridge

Technisch gesehen ist das Modul „Get Row“ nicht erforderlich, aber es ist hier als Notlösung vorgesehen, falls etwas versehentlich gelöscht wird. Da die Auslöserdaten keine Informationen aus der Zeile enthalten, kann es hilfreich sein, Get Row zu nutzen, damit die Zeilendaten 30 Tage lang im Run Log verfügbar sind, falls Sie eine Fehlerbehebung durchführen oder auf die Daten zurückgreifen müssen.

Wenn Sie die Daten später nicht als Referenz verwenden möchten, können Sie diesen Workflow nur mit dem Auslöser und dem Modul „Delete Row“ (Zeile löschen) erstellen.

Modul „Delete Row“ (Zeile löschen) einrichten

In diesem Workflow löscht das Modul „Delete Row“ (Zeile löschen) die Zeile, die den Workflow ausgelöst hat.Wenn Sie das Modul „Get Row“ (Zeile abrufen) für diesen Workflow einrichten, können Sie dieselben Referenzen erneut in den jeweiligen Feldern verwenden. 

1. Fügen Sie im Feld „Sheet“ den Laufzeitverweis für die Sheet-ID ein. 
2. Fügen Sie im Feld „Row ID“ den Laufzeitverweis für die Zeilen-ID ein.
3. Speichern Sie den Workflow.

Testen des Workflows

Überprüfen Sie nach dem Einrichten des Workflows, ob er wie erwartet funktioniert.

In Ihrem Sheet:

1. Erstellen Sie eine neue Zeile.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Delete with Bridge (Mit Smartsheet Bridge löschen).
3. Speichern Sie das Sheet. 

In Smartsheet Bridge sollte der Workflow ausgelöst werden. Zeilendaten sollten abgerufen werden (wenn „Get Row“ verwendet wird) und dann sollte die Zeile gelöscht werden.

Sheet-Automatisierung

Ihr Smartsheet Bridge-Workflow wird nun jedes Mal ausgelöst, wenn sich die Spalte Delete with Bridge (Mit Smartsheet Bridge löschen) ändert. Von hier aus können Sie das Kontrollkästchen jederzeit aktivieren (oder deaktivieren), wenn eine Zeile gelöscht werden soll.

Wenn Sie möchten, dass dies unter einer bestimmten Bedingung geschieht, können Sie Ihrem Smartsheet Bridge-Workflow Module (z. B. „Conditional Junctions“ (Bedingte Verzweigungen)) hinzufügen, um auf Bedingungen zu prüfen, oder Sie können einen automatisierten Workflow auf Sheetebene erstellen, der das Kontrollkästchen für Sie aktiviert und die Spalte im Sheet ausblendet, wodurch sichergestellt wird, dass Smartsheet Bridge nur ausgeführt wird, wenn der automatisierte Workflow das Kontrollkästchen aktiviert.