Mit Sheetzugriffsberichten können Sie überprüfen, wer auf Elemente in Ihrem Plan zugreifen kann und auf welcher Ebene. In Berichten über veröffentlichte Elemente sehen Sie, welche Elemente von wem veröffentlicht wurden.
USM Content
Für US- und EU-Pläne sind beide Berichte in zwei Versionen verfügbar: Standardversion und alternative Version. Die Version, die Ihrem Plan zugewiesen wird, wird automatisch anhand der Plangröße ermittelt.
AU-Pläne verwenden ein separates Berichtsformat für beide Berichte, unabhängig von der Plangröße. Informationen zu den Spalten finden Sie in der AU-Version unter dem jeweiligen Bericht.
Die alternative Version nutzt API-Endpunkte, um umfangreiche Bereitstellungen zu unterstützen, und gibt unverarbeitete, nicht erweiterte Daten zurück. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Version für Ihren Plan gilt, erstellen Sie einen Bericht. Am Format erkennen Sie, welche Version Sie erhalten haben.
Sheetzugriffsbericht erstellen
Wenn Sie das alte Modell verwenden, müssen Sie den Bericht stattdessen über die Seite Benutzerverwaltung generieren. Erfahren Sie, wie Sie das Modell bestimmen, auf dem Ihr Plan basiert.
- Melden Sie sich bei Admin Center an.
- Wählen Sie das Menüsymbol aus, um die linke Seitenleiste zu erweitern, und navigieren Sie dann zu Benutzer und Gruppen > Platztypen und Ausgleich.
- Wählen Sie Berichte > Sheetzugriffsbericht aus.
- Überprüfen Sie Ihre E-Mails. Der Bericht wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die Ihrem Admin Center-Login zugeordnet ist.
Standardversion
Die Standardversion des Sheetzugriffsberichts enthält folgende Daten:
- Schlüssel: Der einzigartige Schlüssel für jedes Sheet im Smartsheet-Konto Ihres Teams. Dieser Schlüssel ist für Benutzer*innen nicht einsehbar. Der Schlüssel kann nützlich sein, wenn Sie mehrere Sheets mit dem gleichen Namen haben.
- Name: Sheetnamen, die in Ihrer Smartsheet-Sitzung angezeigt werden.
- Name des Arbeitsbereichs: Namen der Arbeitsbereiche in Ihrer Smartsheet-Sitzung.
- Typ: Gibt an, ob es sich bei dem Element um ein Sheet, einen Bericht oder ein Dashboard handelt.
- Freigegeben für: Alle E-Mail-Adressen der Personen, für die Sheets freigegeben wurden, unabhängig davon, ob es sich um zahlungspflichtige, nicht zahlungspflichtige oder externe Mitarbeitende handelt.
- Freigabeberechtigung: Zeigt die Berechtigungen der Personen an, für die ein Sheet freigegeben wurde: Inhaber, Admin, Bearbeiter (kann freigeben), Bearbeiter (kann nicht freigeben), Betrachter, Kommentierer.
- Datum/Uhrzeit der letzten Asset-Änderung (UTC): Datum/Uhrzeit der letzten Aktualisierung des Sheets.
- Datum/Uhrzeit der letzten Benutzeraktivität (UTC): Datum/Uhrzeit des letzten Zugriffs des*der Benutzer*in auf das Smartsheet-Element.
- Element-ID: Eindeutige Identifikationsnummer für das freigegebene Element.
- Arbeitsbereichs-ID: Die eindeutige ID des Arbeitsbereichs, der das Element enthält.
Alternative Version
Um umfangreiche Bereitstellungen zu unterstützen, verwendet die alternative Version Element- und Betreff-API-URLs anstelle von direkten Links oder erweiterten Benutzer- und Gruppendetails. Direkte Links und erweiterte Details können Leistungsprobleme verursachen. API-URLs ermöglichen es, den Bericht effizient zu erstellen und zu laden.
Die alternative Version des Sheetzugriffsberichts enthält die folgenden Spalten:
- API-URL des Elements
- Betreff-API-URL (API-URL zu Benutzer*in/Gruppe)
- Typ (Elementtyp, z. B. Sheet oder Arbeitsbereich)
- Element-ID
- Betrefftyp (Benutzer*in/Gruppe)
- Betreff-ID (Benutzer- oder Gruppen-ID)
- Freigegeben für E-Mail-Adresse
- Name des Berechtigungssatzes (z. B. read_only)
- Arbeitsbereichs-ID
- Datum/Uhrzeit der Erstellung (UTC)
- Datum/Uhrzeit der letzten Änderung (UTC)
- Name des Elements
AU-Version
AU-Berichte zum Sheetzugriff verwenden ein separates Spaltenformat, unabhängig von der Plangröße.
- Schlüssel: Der einzigartige Schlüssel für jedes Sheet im Smartsheet-Konto Ihres Teams. Dieser Schlüssel ist für Benutzer*innen nicht einsehbar. Der Schlüssel kann nützlich sein, wenn Sie mehrere Sheets mit dem gleichen Namen haben.
- Name: Sheetnamen, die in Ihrer Smartsheet-Sitzung angezeigt werden.
- Name des Arbeitsbereichs: Namen der Arbeitsbereiche in Ihrer Smartsheet-Sitzung.
- Typ: Gibt an, ob es sich bei dem Element um ein Sheet, einen Bericht oder ein Dashboard handelt.
- Inhaber: Die E-Mail-Adresse des Elementinhabers bzw. der Elementinhaberin.
- Freigegeben für: Alle E-Mail-Adressen der Personen, für die Sheets freigegeben wurden, unabhängig davon, ob es sich um zahlende, nicht zahlende oder externe Mitarbeitende handelt.
- Freigabeberechtigung: Zeigt die Berechtigungen der Personen an, für die ein Sheet freigegeben wurde (Inhaber, Admin, Bearbeiter (kann freigeben), Bearbeiter (kann nicht freigeben), Betrachter, Kommentierer).
- Datum/Uhrzeit der letzten Änderung (UTC): Datum/Uhrzeit der letzten Aktualisierung des Elements.
Einen Bericht über veröffentlichte Elemente generieren
Wenn Sie das alte Modell verwenden, müssen Sie den Bericht stattdessen über die Seite Benutzerverwaltung generieren. Erfahren Sie, wie Sie das Modell bestimmen, auf dem Ihr Plan basiert.
- Melden Sie sich bei Admin Center an.
- Wählen Sie das Menüsymbol aus, um die linke Seitenleiste zu erweitern, und navigieren Sie dann zu Benutzer und Gruppen > Platztypen und Ausgleich.
- Wählen Sie Berichte > Bericht über veröffentlichte Elemente aus.
- Überprüfen Sie Ihre E-Mails. Der Bericht wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die Ihrem Admin Center-Login zugeordnet ist.
Standardversion
Die Standardversion des Berichts zu veröffentlichten Elementen enthält die folgenden Spalten:
- Legende
- Name
- Typ
- Veröffentlicher*in
- Veröffentlichtes Format
- Veröffentlichter Elementtyp
- Zugriffssteuerung
- Veröffentlichungs-Link
- Datum/Uhrzeit der letzten Asset-Änderung (UTC)
- Datum/Uhrzeit der letzten Benutzeraktivität (UTC)
Alternative Version
Die alternative Version des Berichts zu veröffentlichten Elementen enthält die folgenden Spalten:
- Asset-ID
- API-URL des Elements (für Name des Elements)
- API-URL des veröffentlichenden Benutzers
- Veröffentlichtes Format
- Veröffentlichter Elementtyp
- E-Mail-ID des veröffentlichenden Benutzers
- Zugriffssteuerung
- Geänderter Zeitstempel
- Name des veröffentlichten Elements
AU-Version
AU-Berichte zu veröffentlichten Elementen verwenden ein separates Spaltenformat, unabhängig von der Plangröße. Dieses Format enthält keine veröffentlichten Formulare als Typ veröffentlichter Elemente.
- ID: Die eindeutige ID für jedes veröffentlichte Element.
- Name: Der Name des veröffentlichten Elements.
- Typ: Gibt an, ob es sich bei dem Element um ein Sheet, einen Bericht oder ein Dashboard handelt.
- Inhaber: Die E-Mail-Adresse des Elementinhabers bzw. der Elementinhaberin.
- Veröffentlicher: Die E-Mail-Adresse des Benutzers bzw. der Benutzerin, der oder die das Element veröffentlicht hat.
- Veröffentlichungstyp: Das Format, in dem das Element veröffentlicht wurde.
- Zugriffssteuerung: Die erforderliche Zugriffsstufe zum Anzeigen des veröffentlichten Elements.
- Veröffentlichungs-Link: Die veröffentlichte URL für das Element.
- Datum/Uhrzeit der letzten Änderung (UTC): Datum/Uhrzeit der letzten Aktualisierung des Elements.
FAQs
Die folgenden FAQs gelten für die alternative Version beider Berichte und erfordern API-Zugriff. Wenn Ihr Plan die Standardversion erhält, gelten diese Fragen nicht für Ihren Workflow.
Wodurch unterscheidet sich die Standardversion von der alternativen Version des Sheetzugriffsberichts?
Die alternative Version verwendet API-Endpunkte, die unformatierte, nicht erweiterte Daten zurückgeben, anstatt Benutzer- und Gruppendetails in einzelne Zeilen aufzuschlüsseln. Da diese Details nicht erweitert werden, enthält die alternative Version grundsätzlich weniger Zeilen. Beispielsweise wird eine Gruppe, die für mehrere Benutzer*innen freigegeben ist, als einzelner Eintrag mit einer API-URL angezeigt und nicht in separaten Zeilen für jede*n einzelne*n Benutzer*in. Um vollständige Benutzer- oder Gruppendetails abzurufen, verwenden Sie die im Bericht angegebenen API-URLs.
Gibt es eine Möglichkeit zum Exportieren des Berichts im JSON-Format?
Nein.
Wie lautet die Syntax für die Element-API-URL und die Betreff-API-URL im alternativen Bericht?
Die Syntax für die Element-API-URLs lautet:
- Für ein Sheet: https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{{Resource ID}}
- Für einen Bericht: https://api.smartsheet.com/2.0/reports/{{Resource ID}}
- Für ein Dashboard: https://api.smartsheet.com/2.0/dashboards/{{Resource ID}}
Die Syntax für die Betreff-API-URLs lautet: https://api.smartsheet.com/2.0/users/{{Subject ID}} oder https://api.smartsheet.com/2.0/groups/{{Subject ID}}, je nachdem, ob der Betrefftyp Benutzer oder Gruppe ist.
Weitere Informationen finden Sie in der Smartsheet-API-Dokumentation.
Wie finde ich die Element-IDs und die Betreff-IDs?
Um die {{Resource ID}} für Sheets, Berichte oder Dashboards zu finden, bevor der Sheetzugriffsbericht aktualisiert wird, können Sie in Smartsheet zum jeweiligen Asset navigieren, Datei > Eigenschaften auswählen und die dort aufgeführte Asset-ID suchen. Der Sheetzugriffsbericht enthält auch eine Spalte namens „Ressourcen-ID“.
Benutzer-IDs werden in der Benutzeroberfläche von Smartsheet nicht angezeigt, da E-Mail-Adressen als primäre Kennung dienen. Um Benutzer-IDs abzurufen, müssen Sie die API zum Abrufen von Benutzer*innen verwenden. Hier ist eine Kurzanleitung zum Abrufen von Benutzer-IDs:
- Führen Sie einen API-Aufruf an den Benutzerendpunkt durch: https://api.smartsheet.com/2.0/users
- Analysieren Sie die Antwort, um Benutzer-IDs zu extrahieren, die mit der E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers bzw. der aktuellen Benutzerin verknüpft sind.
Weitere Informationen finden Sie in der Smartsheet-API-Dokumentation.