Gilt für
- Business
- Enterprise
Funktionen
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Systemadmin
Berichte zum Sheetzugriff und zu veröffentlichten Elementen
Sheetzugriffsberichte sind hilfreich für die routinemäßige Überprüfung, welche Personen auf welchen Ebenen auf Ihre Elemente zugreifen können. Die Berichte enthalten das Datum und die Uhrzeit, zu der einzelne Benutzer*innen zuletzt auf ein Element zugegriffen haben. Mit Berichten zu veröffentlichten Elementen können Sie sehen, welche Elemente von welchen Personen veröffentlicht wurden.
Wer kann das nutzen?
Pläne:
- Business
- Enterprise
Berechtigungen:
- Systemadmin
Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet-Regionen oder Smartsheet Gov enthalten ist.
Überblick
Es gibt zwei Versionen der Berichte zum Sheetzugriff und zu veröffentlichten Elementen. Welche Version Sie erhalten, hängt von der Anzahl der Elemente in Ihrem Plan ab.
- Die alternative Version, die zusätzliche API-Endpunkte enthält, ist für größere Berichte verfügbar. Hierbei werden unformatierte, nicht erweiterte Daten bereitgestellt und Element-URLs für den detaillierten Abruf von Informationen verwendet.
- Kleinere Berichte verwenden die Standardversion.
Beide Versionen des Berichts enthalten unterschiedliche Informationen, um die Geschwindigkeit und Leistung der Berichtsgenerierung zu verbessern.
Sheetzugriffsbericht erstellen
- Melden Sie sich beim Admin Center an.
- Wählen Sie das Menüsymbol aus, um die linke Seitenleiste zu erweitern. Wählen Sie dann Benutzerverwaltung (altes Mitarbeitendenmodell) oder Benutzerrollen und Berichte (Benutzer-Abonnement-Modell) aus.
- Wählen Sie Weitere Aktionen > Sheetzugriff aus.
Überprüfen Sie Ihre E-Mails. Der Bericht wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die Ihrem Admin Center-Login zugeordnet ist.
Wenn Ihr Bericht nicht generiert wird oder eine Zeitüberschreitung im System auftritt, kontaktieren Sie den Support. Sie erhalten Unterstützung durch die Aktivierung der alternativen Version des Sheetzugriffsberichts, die für Berichte gedacht ist, die aufgrund ihrer Größe nicht generiert werden können.
Standardversion
Die Standardversion des Sheetzugriffsberichts enthält folgende Daten:
- Schlüssel: Der eindeutige Schlüssel für jedes Sheet im Smartsheet-Konto Ihres Teams. Dieser Schlüssel ist für Benutzer*innen nicht einsehbar. Der Schlüssel kann nützlich sein, wenn Sie mehrere Sheets mit dem gleichen Namen haben.
- Name: Sheetnamen, die in Ihrer Smartsheet-Sitzung angezeigt werden.
- Name des Arbeitsbereichs: Namen des Arbeitsbereichs in Ihrer Smartsheet-Sitzung.
- Inhaber*in: Dieses Feld ist absichtlich leer. Smartsheet-Elemente sind Plänen zugeordnet, nicht einzelnen Benutzer*innen. Erfahren Sie mehr über unser Modell zur Asset-Inhaberschaft.
- Freigegeben für: Alle E-Mail-Adressen der Personen, für die Sheets freigegeben wurden, unabhängig davon, ob es sich um lizenzierte, nicht lizenzierte oder externe Mitarbeiter*innen handelt.
- Freigabeberechtigung: Gibt die Berechtigungen der Personen an, für die ein Sheet freigegeben wurde: Inhaber*in, Administrator*in, Bearbeiter*in (kann freigeben), Bearbeiter*in (kann nicht freigeben), Betrachter*in, Kommentierer*in.
- Datum/Uhrzeit der letzten Änderung (UTC): Datum/Uhrzeit der letzten Aktualisierung des Sheets.
Alternative Version
Für eine umfangreiche Bereitstellung dieser Berichte hat Smartsheet Element- und Betreff-API-URLs eingeführt. So muss keine Verlinkung auf Elemente oder Erweiterung aller Benutzer*innen- bzw. Gruppendetails erfolgen. Direktlinks und erweiterte Details können zu Leistungseinbußen führen. Mithilfe von API-URLs lassen sich Berichte effizient erstellen und nutzen.
Die alternative Version des Sheetzugriffsberichts enthält die folgenden Spalten:
- API-URL des Elements
- Betreff-API-URL (API-URL zu Benutzer*in/Gruppe)
- Typ (Elementtyp, z. B. Sheet oder Arbeitsbereich)
- Element-ID
- Betrefftyp (Benutzer*in/Gruppe)
- Betreff-ID (Benutzer- oder Gruppen-ID)
- Freigegeben für E-Mail-Adresse
- Name des Berechtigungssatzes (z. B. read_only)
- Arbeitsbereichs-ID
- Datum/Uhrzeit der Erstellung (UTC)
- Datum/Uhrzeit der letzten Änderung (UTC)
- Name des Elements
Beispielhaften Sheetzugriffsbericht herunterladen
Unter dem folgenden Link können Sie ein Beispiel für einen Sheetzugriffsbericht herunterladen:
Einen Bericht über veröffentlichte Elemente generieren
- Melden Sie sich beim Admin Center an.
- Wählen Sie das Menüsymbol aus, um die linke Seitenleiste zu erweitern. Wählen Sie dann Benutzerverwaltung (altes Mitarbeitendenmodell) oder Benutzerrollen und Berichte (Benutzer-Abonnement-Modell) aus.
- Wählen Sie Weitere Aktionen > Veröffentlichte Elemente aus.
Überprüfen Sie Ihre E-Mails. Der Bericht wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die Ihrem Admin Center-Login zugeordnet ist.
Wenn Ihr Bericht nicht generiert wird oder eine Zeitüberschreitung im System auftritt, kontaktieren Sie den Support. Sie erhalten Unterstützung durch die Aktivierung der alternativen Version des Berichts zu veröffentlichten Elementen, die für Berichte gedacht ist, die aufgrund ihrer Größe nicht generiert werden können.
Standardversion
Die Standardversion des Berichts zu veröffentlichten Elementen enthält die folgenden Spalten:
- Kennung
- Name
- Typ
- Inhaber*in
- Veröffentlicher
- Typ veröffentlichen
- Zugriffssteuerung
- Link veröffentlichen
- Datum/Uhrzeit der letzten Änderung (UTC)
Alternative Version
Die alternative Version des Berichts zu veröffentlichten Elementen enthält die folgenden Spalten:
- Asset-ID
- API-URL des Elements (für Name des Elements)
- API-URL des veröffentlichenden Benutzers bzw. der veröffentlichenden Benutzerin
- Veröffentlichtes Format
- Typ des veröffentlichten Elements
- E-Mail-ID des veröffentlichenden Benutzers
- Zugriffssteuerung
- Geänderter Zeitstempel
- Name des veröffentlichten Elements
Einen Beispielbericht zu veröffentlichten Elementen herunterladen
Unter dem folgenden Link können Sie einen Beispielbericht zu veröffentlichten Elementen herunterladen:
FAQs
Wodurch unterscheidet sich die Standardversion von der alternativen Version des Sheetzugriffsberichts?
Der Hauptunterschied besteht in der Einführung zusätzlicher API-Endpunkte, die unverarbeitete, nicht erweiterte Daten und die Nutzung von Element-URLs für den detaillierten Informationsabruf bereitstellen.
Lassen sich die alternativen Berichtsformate sowohl für die Berichterstellung auf Organisationsebene als auch auf spezifischer Benutzerebene verwenden?
Ja, die Aktualisierungen gelten für beide Arten der Berichterstellung.
Gibt es eine Möglichkeit zum Exportieren des Berichts im JSON-Format?
Nein.
Wie lautet die Syntax für die Element-API-URL und die Betreff-API-URL?
Die Syntax für die Element-API-URLs lautet:
- Für ein Sheet: https://api.smartsheet.com/2.0/sheets/{{Resource ID}}
- Für einen Bericht: https://api.smartsheet.com/2.0/reports/{{Resource ID}}
- Für ein Dashboard: https://api.smartsheet.com/2.0/dashboards/{{Resource ID}}
Die Syntax für die Betreff-API-URLs lautet „https://api.smartsheet.com/2.0/users/{{Subject ID}}“ oder „https://api.smartsheet.com/2.0/groups/{{Subject ID}}“, je nachdem, ob der Betrefftyp Benutzer*in oder Gruppe ist.
Wie finde ich die Element-IDs und die Betreff-IDs?
Um die {{Resource ID}} für Sheets, Berichte oder Dashboards zu finden, bevor der Sheetzugriffsbericht aktualisiert wird, können Sie in Smartsheet zum jeweiligen Asset navigieren, Datei > Eigenschaften auswählen und die dort aufgeführte Asset-ID suchen. Der neue Sheetzugriffsbericht enthält auch eine Spalte namens Ressourcen-ID.
Benutzer-IDs werden in der Benutzeroberfläche von Smartsheet nicht ohne weiteres angezeigt, da E-Mail-Adressen als primäre Kennung dienen. Um Benutzer-IDs abzurufen, müssen Sie die API zum Abrufen von Benutzern verwenden. Das Folgende ist eine Kurzanleitung zum Abrufen von Benutzer-IDs:
- Führen Sie einen API-Aufruf an den Benutzerendpunkt durch: https://api.smartsheet.com/2.0/users
- Analysieren Sie die Antwort, um Benutzer-IDs zu extrahieren, die mit der E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers verknüpft sind.
Weitere Informationen finden Sie im Smartsheet Developer Portal.