Resource Management-Konten zusammenführen oder trennen

Sie müssen ein lizenzierter RM-Administrator sein, um diesen Prozess abzuschließen. Sie müssen auch ein Smartsheet-Systemadministrator sein, um die Integration für den Resource Management-Bereich verwenden zu können. 

Einzelne oder mehrere Pläne? 

Jedes Szenario hat Vor- und Nachteile. 

Ein Resource Management-Plan

• Projektbearbeiter und höher können jeden in einem Plan sehen und jedem Arbeit zuweisen. Sie können die Zuweisungen jeder Person im Konto einsehen, auch wenn sie bestimmte Projekte nicht einsehen können. 
• Mit der Control Center-Integration können Sie Control Center-Blueprints und -Programme im selben Plan automatisieren.

Mehrere Resource Management-Pläne

• Sie können unterschiedliche Arbeitszeitpläne und arbeitsfreie Tage, wie z. B. regionale Feiertage, erfassen. 
• Instanzen tauschen keine Daten aus. Sie können nicht erkennen, wie viel einer Person zugewiesen ist, wenn sie dies auf mehrere Pläne verteilt geschieht. Daten getrennt zu halten ist einfach, wenn Sie mehrere Pläne haben. 
• Benutzer erhalten Lizenzen pro Plan. Wenn ein Benutzer Teil mehrerer Pläne ist, benötigt dieser Benutzer mehr als eine Lizenz. 
• Die Control Center-/Resource Management-Integration kann nur eine Resource Management-Instanz mit einem Control Center-Programm verknüpfen. Sie benötigen für jede Resource Management-Instanz eine Control Center-Bereitstellung. 

Risiken beim Zusammenführen oder Trennen von Instanzen

Das Zusammenführen oder Trennen von Resource Management-Instanzen erfordert den Export von Daten aus Resource Management. Bei diesem Prozess werden jedoch nicht alle Daten exportiert. Sie verlieren Projekt- und Plandetails. Sobald Ihre Konfiguration abgeschlossen ist, müssen Sie einige Daten erneut erstellen. 

Die folgenden Elemente sind im Exportprozess nicht inbegriffen:

Plandetails

• Liste der Rollen
• Liste der Disziplinen
• Abrechnungssätze
• Platzhalter
• Phasennamen
• Arbeitsstatus
• Ausgabenkategorien
• Zeit- und Gebührenkategorien
• Gesetzliche Feiertage
• Kunden
• Standorte
• Freistellungsarten
• Tags für Personen
• Projekt-Tags
• Alles, was die Entwickler-API nutzt
• Anpassbare Felder für Projekte
• Anpassbare Felder für Personen
• Individuelles Branding
• Authentifizierungen
• Bilder zu Projekten

Projektdetails

• Projektzuweisungen und zugehörige Termine
• Projektphasen
• Abrechnungssätze zu Projektphasen
• Projektspezifische Abrechnungssätze
• Arbeitselementstatus
• Notizen zu Arbeitselementen
• Aufgabenlisten zu Arbeitselementen
• Projektaktivitätsprotokoll
• Projektspezifische Berichte
• Projektübersicht (Auftrag)

Personendetails

• Name von Arbeitszuweisungen
• Arbeitselementstatus
• Notizen zu Arbeitselementen
• Aufgabenlisten zu Arbeitselementen
• Projektaktivitätsprotokoll
• Projektspezifische Berichte
• Projektübersicht (Auftrag)

Prozessübersicht

Sie müssen ein lizenzierter Administrator in Resource Management sein, um diesen Prozess abzuschließen. 

Der wesentliche Unterschied zwischen dem Zusammenführen und Trennen von Plänen ist das Ziel. Wenn Sie Pläne trennen, importieren Sie Daten in einen neuen Plan. Wenn Sie Pläne zusammenführen, importieren Sie Daten in einen bestehenden Plan. Die Schritte zur Verwaltung Ihrer Daten sind dieselben. Der einzige Unterschied besteht darin, wohin Sie Ihre Daten importieren. 

1. Exportieren Sie Daten aus dem Quellplan. Sie exportieren Personen und Projekte.
2. Exportieren Sie historische Daten aus dem Quellplan. 
3. Verwenden Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm, um Ihre Personendatei auf den Import vorzubereiten.
4. Importieren Sie Ihre Personendatei in den Zielplan. 
5. Erstellen Sie Ihre Projekte neu.
   • Mit einer Smartsheet-Integration können Sie Ihre Sheets wieder verknüpfen und Ihre Projektdaten werden angezeigt. 
   • Wenn Sie keine Smartsheet-Integration verwenden, müssen Sie Ihre Projekte komplett neu erstellen. 
6. Überprüfen Sie Ihre Daten und führen Sie etwaige Bereinigungsaufgaben durch. 

Daten aus dem Quellplan exportieren

Benutzer exportieren

1. Wählen Sie in Resource Management die Option Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.
2. Wählen Sie im linken Menü Personen und dann Personenliste exportieren aus. Die Liste enthält alle Benutzer, die mit Ihrem Plan verknüpft sind und ihre zugehörigen benutzerdefinierten Felder. 

Projekte exportieren

1. Wählen Sie Projektimport > Projektliste exportieren aus, um Projekte und die zugehörigen Projekteinstellungen zu exportieren, einschließlich anpassbarer Felder für Projekte.  

Historische Daten exportieren

1. Wechseln Sie zu Resource Management > Analyse.
2. Wählen Sie rechts oben Neuer Bericht aus. Verwenden Sie die folgenden Einstellungen, um die richtigen Daten anzugeben:
   Wählen Sie unter Ansicht die Option Budgets: Stunden aus.
   Wählen Sie für Zeitrahmen die Option Benutzerdefinierter Datumsbereich aus. Wählen Sie den Zeitrahmen für die Dauer Ihrer Instanz aus. Wählen Sie einen längeren Zeitrahmen aus, wenn Sie die genauen Daten nicht kennen.
   Wählen Sie unter Anzeigen die Option Alles aus. Sie erfassen jedes aktive und archivierte Projekt aus Resource Management. 
3. Wählen Sie Zugrunde liegende Daten anfordern aus. Sie erhalten per E-Mail eine Zip-Datei mit den historischen Daten. 
4. Öffnen Sie die E-Mail und wählen Sie CSV herunterladen aus. Sie können die E-Mail nicht finden? Durchsuchen Sie Ihren Posteingang nach zugrunde liegende Daten csv. Der Export umfasst nicht alles, einige Daten müssen neu erstellt werden. Prüfen Sie die obige Liste, um zu sehen, was nicht inbegriffen ist.
   
   Achtung, es handelt sich um eine große Datei. Sie umfasst:

• Datensatztyp (Ausgaben oder Zeit und Gebühren)
• Projekt und alle damit verbundenen Projektmetadaten (Projekteinstellungen, anpassbare Felder für Projekte)
• Zugehörige Phase (falls zutreffend)
• Abrechnungssätze für diese spezifische Zuweisung/Ausgabe
• Eingereichte Zeit
• Genehmigte Zeit/Ausgaben, einschließlich wer sie genehmigt hat und wann
• Anpassbare Felder für Personen für diesen Benutzer

Daten auf die Zusammenführung vorbereiten

Benutzer importieren

1. Wählen Sie Einstellungen > Kontoeinstellungen aus. 
2. Wählen Sie Personen > Personenliste exportieren aus. 
3. Öffnen Sie die .csv-Exportdateien des Projekts und der Personen. 
4. Kopieren Sie die Benutzer aus Ihrer Liste exportierter Personen in Spalte B und fügen Sie sie in Spalte R ein. Ordnen Sie Spalte A („user_id“) nicht dem Ziel zu, da dies eine vom System generierte Spalte basierend auf dem zugehörigen Plan ist.
5. Kopieren Sie manuell ein anpassbares Feld für Personen nach dem anderen (jede Spalte ab Spalte S Ihres Exports, die mit „CF_XXX“ beginnt). Je nach RM-Instanz ist jede ID eines benutzerdefinierten Felds unterschiedlich, selbst wenn die Namen für sie in beiden Plänen gleich sind.

Projekte in den Zielplan importieren

Wenn Sie Smartsheet verwenden:

Verknüpfen Sie Projekt-Sheets wieder mit dem Resource Management-Plan. Smartsheet ordnet alles zu, was mit diesem Projekt verbunden ist und über Daten in den folgenden Feldern verfügt:

• Primäre Spalte
• Zugewiesen zu (Kontaktliste)
• Startdatum (Datum)
• Enddatum (Datum)
• Zuordnung in % (Text/Zahl)

Wenn Sie Smartsheet nicht verwenden:

Sie müssen jedes Projekt und jede Zuweisung manuell neu erstellen. Um den Umfang manueller Aufgaben zu begrenzen, konzentrieren Sie sich nur auf aktive Projekte.