Mit Bridge-Workflows Dropdown-Spalten aktualisieren

Voraussetzungen

• In Smartsheet
  • Die Sheet-ID
  • Eine Quellspalte, welche die Werte für Ihre Dropdown-Liste enthält (in unserem Beispiel heißt die Spalte „Source Values“)
  • Eine Zielspalte, die von Smartsheet Bridge aktualisiert werden kann (in unserem Beispiel heißt die Spalte „Dropdown“)
• In Bridge
  • Smartsheet-Integration
  • Bridge-Workflow-Auslöser: Smartsheet > Wenn Spaltenwerte geändert werden
  • Smartsheet Bridge-Workflow-Module
    • Integrationen > Smartsheet > Sheet abrufen
    • Integrationen > Smartsheet > Spalte aktualisieren
    • Utilities > Array Management > Feld aus dem Array extrahieren
• Optional: Ein anderes Quellsystem Ihrer Wahl

Erste Schritte

Um diesen Workflow in Bridge zu erstellen, authentifizieren Sie die Smartsheet-Integration für Ihren Bridge-Arbeitsbereich. 

Lassen Sie beim Erstellen Ihres Workflows Ihr Sheet und Ihren Smartsheet Bridge-Workflow auf zwei separaten Tabs geöffnet. Das erleichtert die Navigation beim Erstellen.

Erstellen des grundlegenden Workflow-Modells

1. Erstellen Sie einen neuen Workflow in Bridge. 
2. Verwenden Sie im Workflow-Generator den Bereich zum Hinzufügen von drei Modulen in dieser Reihenfolge:
   1. Integrationen > Smartsheet > Sheet abrufen
   2. Utilities > Array Management > Feld aus dem Array extrahieren
   3. Integrationen > Smartsheet > Spalte aktualisieren
3. Speichern Sie den Workflow.

Das sollte in Ihrem Workflow angezeigt werden, wenn Sie fertig sind:

Brandfolder Image

Einrichten des Workflow-Auslösers

1. Wählen Sie das Trigger Modul aus.
2. Wählen Sie die Integrationen-Seite aus.

3. Suchen Sie Smartsheet in der Integrationsliste.

   Sie können die Option Connected unter dem Smartsheet Bridge-Logo verwenden, um eine Liste zu erhalten, die nur die Integrationen enthält, die für diesen Arbeitsbereich authentifiziert wurden.

4. Erweitern Sie die Trigger Zeile.
5. Wählen Sie Zu Auslösern hinzufügen aus.
6. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Trigger Name: Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Beschriftung für Ihren Auslöser.
   • Sheet ID: Fügen Sie die Sheet-ID Ihres Quellsheets ein (wo wir Werte kopieren).
   • Ereignistyp: Wählen Sie Wenn Spaltenwerte geändert werden aus. 
   • Spaltenname oder ID: Geben Sie den Namen der Smartsheet-Spalte ein, die die Quelle Ihrer Dropdown-Werte ist.
   • Select Workflow: Wählen Sie den neuen Workflow, den Sie gerade erstellt haben, aus der Dropdown-Liste aus.
7. Wählen Sie Speichern aus.

8. Kehren Sie zu Ihrem Workflow zurück.

   Wenn Sie zum ursprünglichen Tab zurückkehren möchten, aktualisieren Sie die Seite, um den Auslöser anzuzeigen.

Einrichten der Workflow-Module

Aktionen auf einem Sheet lösen diesen Workflow aus. Sobald dieser Workflow den Auslöser erkennt, führt er die Aktionen im selben Sheet aus. Verwenden Sie die Verweise auf die Laufzeitdaten (Run Log) des Auslösers, um die Smartsheet-Module auszufüllen.

Schritt 1: Einrichten des Moduls „Get Sheet“

Das Get Sheet Modul ruft Daten aus dem Sheet ab, das den Workflow ausgelöst hat. 

Wenn das Get Sheet Modul ausgeführt wird, ruft Bridge die Sheetdaten ab und überträgt sie als Objekte in das Run Log des Workflows. Objekte sind Elemente, die von APIs zurückgegeben werden und Werte für Felder enthalten, die sich auf dieses Objekt beziehen. 

Ein Array ist eine Sammlung von Objekten mit ihren entsprechenden Feldern. Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Array von 13 Zeilen aus dem Modul „Get Sheet“ (Sheet abrufen) in Ihrem Ausführungsprotokoll angezeigt werden könnte, wobei die Details der ersten Zeile erweitert sind:

Brandfolder Image

1. Geben Sie im Feld Sheet ID den Wert {{runtime.sheetID}} ein. 
2. Speichern Sie den Workflow.
3. Fügen Sie in Ihrem Sheet einen neuen Wert zu einer beliebigen Zeile der Spalte hinzu, die Ihre Quellwerte enthält.
4. Speichern Sie das Sheet.

Schritt 2: Lokalisieren der Daten, die in den Workflow eingebracht wurden

Kehren Sie zu Bridge zurück, um die Daten zu kopieren, die Sie für das Extract Field from Array Modul benötigen.

1. Öffnen Sie das Run Log. 
2. Aktualisieren Sie das Run Log Panel.
3. Um die Aufschlüsselung der Auslöser- und Modulschritte des Workflows anzuzeigen, erweitern Sie den oberen Eintrag.
4. Um die zurückgegebenen Daten anzuzeigen, erweitern Sie die Smartsheet: Get Sheet Zeile. 
5. Erweitern Sie die Sheet Zeile.
6. Suchen Sie den Eintrag rows. Es sieht so aus: rows: Array[#].
7. Wählen Sie auf der rechten Seite des Zeileneintrags aus. .
8. Wählen Sie Copy data reference aus.

Schritt 3: Einrichten des Moduls „Extract Field from Array“

Das Modul „Extract Field from Array“ ermöglicht das Abrufen von Werten aus den Objekten eines Arrays. Mit diesem Modul können Sie nur die Werte aus diesem Feld auflisten. 

In diesem Beispiel ruft Bridge das Feld „Source Values“ ab. Bridge extrahiert alle Werte aus der Spalte „Source Values“ im Sheet und wandelt sie in eine Liste um.

1. Wählen Sie das Extract from Array Modul aus. 
2. Fügen Sie im Feld Array den Datenverweis ein.  
3. Geben Sie im Feld Key die Spalte an, die Sie in eine Liste umwandeln möchten. 
4. Wenn Sie die Spalte angeben, die Sie in eine Liste umwandeln möchten, verwenden Sie dieses Format: cells.[Column Name].value. Beispiel: cells.Source Values.value.
5. Stellen Sie sicher, dass im Feld Output die Option Array ausgewählt ist. 
6. Speichern Sie den Workflow.
7. Fügen Sie in Ihrem Sheet einen neuen Wert zu einer beliebigen Zeile der Spalte hinzu, die Ihre Quellwerte enthält.
8. Speichern Sie das Sheet.

Schritt 4: Update Column

Das Modul „Update Column“ verwendet die Liste, die Sie erstellt haben, um diese Werte in die Dropdown-Liste der Dropdown-Spalte in den Spalteneinstellungen einzufügen. Jedes Mal, wenn der Workflow ausgeführt wird, erstellt Bridge die neueste Liste und aktualisiert sie für diese Spalte im Sheet.

1. Geben Sie im Feld Sheet ID den Wert {{runtime.sheetID}} ein.
2. Rufen Sie die Column ID ab. 
3. Kehren Sie zum Bearbeitungsbereich des Moduls Update Column zurück.
4. Fügen Sie im Feld Column ID den Datenverweis ein.
5. Geben Sie im Feld Column Name den Spaltennamen ein, der Ihre Dropdown-Werte enthält.
6. Wählen Sie im Feld Type die Option Dropdown (Single Select) oder Dropdown (Mehrfachauswahl) aus.
7. Fügen Sie im Feld Values das Array ein, das vom Modul Extract Field from Array während der letzten Ausführung erstellt wurde. 
8. Speichern Sie den Workflow. 

So rufen Sie den Datenverweis für das Modul „Extract Field from Array“ ab

1. Öffnen Sie den Bereich Run Log. 
2. Um zur „Run List“ zurückzukehren, wählen Sie All Runs aus.
3. Aktualisieren Sie den Run Log.
4. Erweitern Sie den letzten Ausführungseintrag.
5. Erweitern Sie die Zeile Array Management: Extract Field from Array.
6. Wählen Sie auf der rechten Seite des Ergebniseintrags aus. .
7. Wählen Sie Copy data reference aus. 
8. Speichern Sie den Workflow.

Alternative Optionen

Sie müssen nicht das gleiche Sheet oder sogar Smartsheet verwenden, um Ihre Werteliste zu erstellen. Wenn Sie Ihre Dropdown-Listenwerte aus einer anderen Quelle abrufen möchten, muss der Auslöser und das erste Modul des Workflows je nach Anwendungsfall unterschiedlich sein. 

Hier sind einige Ideen, wie Sie diesen Workflow individuell anpassen können:

• Verwenden Sie eine Liste aus einer anderen Sheetspalte. Dazu müssen Sie den Auslöser ändern, sodass er auf ein anderes Sheet reagiert. Sie müssen auch die Felder Sheet ID und Column ID im Modul Update Column aktualisieren. 
• Verwenden Sie eine Liste aus Resource Management oder Brandfolder. Sie können auf spezifische Änderungen in Resource Management oder Brandfolder reagieren, um stattdessen eine Liste mit Werten aus diesem System zu generieren. Ersetzen Sie den Auslöser durch einen geeigneten Auslöser aus einer dieser Integrationen. Ersetzen Sie dann das Modul Get Sheet durch ein Modul, das die Daten in den Workflow überträgt. 
• Verwenden Sie einen Zeitplanauslöser. Wenn Sie diesen Auslöser verwenden, müssen Sie überhaupt nicht auf Änderungen reagieren, da er Folgendes für Sie erledigt:
  • Die Daten werden extrahiert und per Push in Ihren Workflow übertragen, und 
  • Die Dropdown-Liste wird einmal pro Tag, Woche oder Monat aktualisiert.