Eine Datenspeicherungsrichtlinie konfigurieren

Gilt für

Smartsheet Advance Package

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Systemadministratoren können eine Datenspeicherungsrichtlinie konfigurieren.
 

Eine Datenspeicherungsrichtlinie steuert, wie Ihre Organisation Daten zu Compliance-Zwecken und aus rechtlichen Gründen speichert und wie sie Daten löscht, wenn diese nicht mehr benötigt werden.

Über die Governance-Datenrichtliniensteuerung können Sie eine Datenspeicherungsrichtlinie festlegen, die regelt, welche Daten gespeichert und welche gelöscht werden.

Sie können nur eine Richtlinie erstellen, aber beliebig viele Inklusionsgruppen zu dieser Richtlinie zuweisen. Die Richtlinienbedingungen unterstützen derzeit nur Blätter und deren Anlagen. Die Richtlinie kann auf Blätter angewendet werden, die älter sind als ein spezifisches Erstellungs- und Bearbeitungsdatum. 

Wenn Sie Ihre Datenspeicherungsrichtlinie konfiguriert und aktiviert haben, wird sie im Hintergrund ausgeführt, um sicherzustellen, dass sämtliche gespeicherten Daten Ihre Compliance-Anforderungen erfüllen.

Wenn der Scan Blätter und/oder Anlagen erkennt, die Ihre Richtlinie nicht erfüllen, werden die Blattinhaber benachrichtigt, dass ihre Daten nicht konform sind und gelöscht werden, wenn sie keine Maßnahmen ergreifen. Wenn sie keine Maßnahmen ergreifen, um ihre Elemente konform zu machen, werden die Blätter gelöscht. Sie erhalten danach eine weitere Benachrichtigung über die Löschung. 

Eine Datenspeicherungsrichtlinie festlegen

So konfigurieren Sie eine Datenspeicherungsrichtlinie:

  1. Melden Sie sich beim Admin Center an.
  2. Wählen Sie Governance-Steuerung und wählen Sie auf der Kachel Datenspeicherungsrichtlinie Konfigurieren aus.
  3. Folgen Sie den Anweisungen auf Ihrem Bildschirm, um die Richtlinienbedingungen festzulegen.  
    • Legen Sie ein Erstellungsdatum und ein Datum für Zuletzt bearbeitet fest.
    • Bestimmen Sie, wie oft die Richtlinie ausgeführt werden soll, wie viel im Voraus die Benachrichtigung gesendet werden soll und auf welche Gruppen die Richtlinie angewendet werden soll.
  4. Klicken Sie auf Speichern und aktivieren, um die Richtlinie zu aktivieren.

Sie können Ihre Richtlinie jederzeit über die Governance-Steuerung aktivieren oder deaktivieren.

So bearbeiten Sie Ihre Datenspeicherungsrichtlinie:

  • Gehen Sie zu Governance-Steuerung im Admin Center und klicken Sie auf Richtlinie bearbeiten.

Wenn Sie die Richtlinie aktualisieren, wird der Scan wie in der Aktualisierung geplant durchgeführt. Durch jegliche Änderungen an der Richtlinie wird der zeitliche Rahmen neu gestartet und sämtliche enthaltenen Gruppen werden hinzugefügt (oder entfernt).

Sie können Ihre Datenspeicherungsrichtlinie bearbeiten oder deaktivieren, aber Sie können sie nicht löschen.

Gelöschte Elemente wiederherstellen

Inhaber können Blätter wiederherstellen, wenn sie dies tun, bevor die Richtlinie das Element dauerhaft löscht.

Um ein durch die Datenspeicherungsrichtlinie gelöschtes Element wiederherzustellen, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Verschieben Sie das Blatt aus dem Ordner für gelöschte Elemente.
  • Öffnen und bearbeiten Sie das Blatt und speichern es dann mit den neuen Änderungen.