Steuern Sie mit einer Datenspeicherungsrichtlinie, wie Ihr Unternehmen Daten zur Compliance oder Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen sichert und wie Daten gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
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Ein Smartsheet Advance Platinum-Abonnement oder Advanced Work Management mit Safeguard ist erforderlich, um die Governance-Steuerung zu aktivieren.
Überblick
Besuchen Sie die Seite Governance Controls im Admin Center, um Ihre Datenaufbewahrungsrichtlinie festzulegen, die bestimmt, welche Daten aufbewahrt und gelöscht werden sollen.
Sie können nur eine Richtlinie erstellen, dieser aber beliebig viele Einschlussgruppen zuweisen. Die Richtlinienbedingungen unterstützen derzeit nur Sheets und ihre Anlagen. Die Richtlinie kann auf Sheets angewendet werden, die älter sind als ein angegebenes Datum der Erstellung oder letzten Bearbeitung.
Nachdem Sie Ihre Datenspeicherungsrichtlinie konfiguriert und aktiviert haben, wird sie im Hintergrund ausgeführt, um sicherzustellen, dass alle aufbewahrten Daten Ihre Compliance-Anforderungen erfüllen.
Wenn bei der Überprüfung festgestellt wird, dass Sheets und/oder Anlagen nicht Ihrer Richtlinie entsprechen, werden die Sheetinhaber benachrichtigt, dass ihre Daten nicht konform sind und gelöscht werden, wenn sie keine Maßnahmen ergreifen.
Wenn die Löschung abgeschlossen ist, werden sie darüber benachrichtigt.
Benachrichtigungen
Benachrichtigungen über mögliche Löschungen werden an Benutzer mit Administrator- und Eigentümerrechten für das Objekt gesendet, sofern sie zur Einschlussgruppe der Datenaufbewahrungsrichtlinie gehören. Personen mit Admin-Rechten für das Objekt, die nicht in der Gruppe enthalten sind, erhalten keine Benachrichtigungen.
Datenspeicherungsrichtlinie einrichten
- Melden Sie sich bei Admin Center an.
- Navigieren Sie zum Menü-Symbol in der oberen linken Ecke und wählen Sie Governance Controls.
Wählen Sie Data Retention Policy > Configure.
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- Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Richtlinienbedingungen festzulegen.
- Legen Sie das Datum der Erstellung und der letzten Änderung fest.
- Legen Sie fest, wie oft die Richtlinie ausgeführt werden soll, wie früh Sie eine Vorankündigung geben möchten und auf welche Gruppen sich die Richtlinie auswirken soll.
Wählen Sie Speichern & Einschalten , um die Richtlinie zu aktivieren.
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Sie können Ihre Richtlinie jederzeit über Governance Controls aktivieren oder deaktivieren.
Bearbeiten Sie Ihre Richtlinie zur Datenaufbewahrung:
- Navigieren Sie zu Governance-Kontrollen > Richtlinie zur Datenaufbewahrung.
- Wählen Sie Ansicht > Richtlinie bearbeiten.
Wenn Sie die Richtlinie aktualisieren, wird die Überprüfung wie geplant in der Aktualisierung ausgeführt. Jede Änderung an der Richtlinie startet den Zeitraum neu und ergänzt (oder entfernt) alle enthaltenen Gruppen.
Sie können Ihre Datenspeicherungsrichtlinie bearbeiten oder deaktivieren, aber Sie können sie nicht löschen.
Gelöschte Elemente wiederherstellen
Inhaber können Sheets wiederherstellen, wenn sie dies tun, bevor die Richtlinie das Element endgültig löscht.
Sie haben zwei Möglichkeiten, um ein Element wiederherzustellen, das durch die Datenspeicherungsrichtlinie gelöscht wurde:
- Öffnen Sie das entsprechende Blatt.
- Ändern Sie es.
- Speichern Sie das Blatt mit den Änderungen.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Eintrag aus der Auswertungsliste für eine endgültige Löschung ausgeschlossen wird.