Gilt für

Resource Management

Weitere Informationen zu Planytpen und enthaltenen Funktionen finden Sie auf der Smartsheet-Seite zu Plänen https://de.smartsheet.com/pricing.

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

RM-Administratoren können Genehmigungen aktivieren.

Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet Regions oder Smartsheet Gov enthalten ist.

Genehmigungen prüfen

Sie können ein detailliertes Audit-Protokoll mit allen Änderungen im Zusammenhang mit Zeit- und Ausgabengenehmigungen herunterladen.

PLANS

  • Resource Management

For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

Berechtigungen

RM-Administratoren können Genehmigungen aktivieren.

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Ihre Organisation muss möglicherweise die Aufzeichnungen für Genehmigungen prüfen, um einen konformen Genehmigungsprozess nachzuweisen (z. B. SOX-Compliance). 

Im Gegensatz zu Berichten, die nur den aktuellen Genehmigungsstatus für jeden Zeiteintrag darstellen, erfasst das Audit-Protokoll jedes Änderungsereignis für Genehmigungen (Einreichung, Ablehnung, Genehmigung usw.), die entsprechenden Kommentare zur Ablehnung oder Genehmigung sowie Daten und Benutzer, die die Änderungen vornehmen. Das Protokoll ist nützlich, um Prozesse im Zusammenhang mit der Compliance zu unterstützen, beispielsweise in einem SOX-Audit.

Zu Beginn jedes Monats generiert Resource Management eine CSV-Datei mit einem Audit-Protokoll für den Vormonat. Frühere Monate können jederzeit heruntergeladen werden.

Audit-Protokolle für den aktuellen Monat können erst im folgenden Monat erstellt werden.

Audit-Protokolle für Genehmigungen herunterladen

Bildschirm für Audit-Protokolle mit Download-Links
Audit-Protokolle aufrufen:

  1. Scrollen Sie in den Kontoeinstellungen nach unten zum Genehmigungs-Workflow und klicken Sie dann auf Audit-Protokolle öffnen.
  2. Wählen Sie im neuen Fenster den Monat und das Jahr für die Zeit- und Ausgabeneinträge aus, die Sie prüfen möchten (den Monat, in dem diese Stunden und/oder Ausgaben erfasst wurden).
  3. Das Audit-Protokoll wird bearbeitet. Sobald es verfügbar ist, wird ein Download-Link in der Liste der letzten Anforderungen angezeigt. Ein Link zur Datei wird auch an die E-Mail des anfordernden Benutzers gesendet.
  4. Wählen Sie Herunterladen aus, um auf die Audit-Protokolldatei zuzugreifen.

Der Zeitraum gilt für die Daten, an denen die Zeiteinträge aufgezeichnet wurden – nicht für die Daten, an denen sie eingereicht oder genehmigt wurden. Zeit und Ausgaben können viel später genehmigt oder abgelehnt werden als im Monat, in dem sie eingereicht wurden. Audit-Protokolldateien für einen bestimmten Monat können daher abweichen, wenn Einträge nach dem Herunterladen des Protokolls genehmigt wurden. Es ist empfehlenswert, für Audits neue Audit-Protokolle anzufordern und herunterzuladen, um die neuesten Änderungen zu erfassen.

Audit-Protokolle für Genehmigungen verstehen

Audit-Protokolle für Genehmigungen enthalten Aufzeichnungen von Zeit- und/oder Ausgabeneinträgen (je nachdem, was erfasst wird) sowie den Änderungsverlauf des Genehmigungsstatus für diese Einträge. Dies bedeutet, dass derselbe Zeit- oder Ausgabeneintrag im Audit-Protokoll wahrscheinlich mehrere Zeilen umfasst – eine für jede Änderung des Genehmigungsstatus für diesen Eintrag.

Wenn ein Benutzer beispielsweise einen Zeiteintrag zur Genehmigung einreicht, der abgelehnt, geändert, erneut eingereicht und anschließend genehmigt wird, gibt es eine Zeile für jede dieser Änderungen des Genehmigungsstatus (Änderung von „ausstehend“ zu „abgelehnt“ zurück zu „ausstehend“ und schließlich zu „genehmigt“).

Das Audit-Protokoll enthält mehrere Spalten, die die verschiedenen Eigenschaften des Zeit- oder Ausgabeneintrags sowie die Benutzer beschreiben, die Änderungen an dem Eintrag vornehmen. Im Folgenden wird beschrieben, wofür die einzelnen Spalten im Audit-Protokoll stehen.

Spalte

Beschreibung

Aktion

Zeigt, ob der Eintrag erstellt oder aktualisiert wurde

approvable_id

Eindeutige ID für den spezifischen Zeit- oder Ausgabeneintrag

approvable_date

Datum des Zeit- oder Ausgabeneintrags

approval_id

Eindeutige ID für den Genehmigungseintrag

approved_at

Uhrzeit und Datum der Genehmigung des Eintrags

approved_by_email

E-Mail des Benutzers, der den Eintrag genehmigt hat

approved_by_id

Benutzer-ID des Benutzers, der den Eintrag genehmigt hat

approved_by_name

Name des Benutzers, der den Eintrag genehmigt hat

client_name

Kunde für das Projekt für den Zeit- oder Ausgabeneintrag

Kommentar

Die vom Genehmiger bereitgestellten Ablehnungs- oder Genehmigungshinweise (falls vorhanden)

created_at

Uhrzeit und Datum der ursprünglichen Erstellung des Eintrags

current_user_email

E-Mail des Benutzers, der die Aktion ausgeführt hat, durch die die aktuelle Zeile generiert wurde

current_user_id

Benutzer-ID des Benutzers, der die Aktion ausgeführt hat, durch die die aktuelle Zeile generiert wurde

current_user_name

Name des Benutzers, der die Aktion ausgeführt hat, durch die die aktuelle Zeile im Audit-Protokoll generiert wurde

expense_item_amount

Ausgabenbetrag

expense_item_category

Kategorie (falls vorhanden) des aufgezeichneten Ausgabeneintrags

expense_item_notes

Notizen zur Ausgabe (falls vorhanden)

organization_id

ID der aktuellen Organisation

phase_name

Phase (falls vorhanden) für den Zeit- oder Ausgabeneintrag

project_name

Name des Projekts für den Zeit- oder Ausgabeneintrag

Status

Genehmigungsstatus zu diesem Zeitpunkt

submitted_at

Zeitpunkt und Datum der Einreichung des Eintrags zur Genehmigung

submitted_by_email

E-Mail des Benutzers, der den Eintrag zur Genehmigung eingereicht hat (kann auch der Manager sein, der im Namen einer anderen Person Zeit oder Ausgaben eingereicht hat)

submitted_by_id

Benutzer-ID des Benutzers, der den Eintrag zur Genehmigung eingereicht hat (kann auch der Manager sein, der im Namen einer anderen Person Zeit oder Ausgaben eingereicht hat)

submitted_by_name

Name des Benutzers, der den Eintrag zur Genehmigung eingereicht hat (kann auch der Manager sein, der im Namen einer anderen Person Zeit oder Ausgaben eingereicht hat)

time_entry_category

Kategorie (falls vorhanden) des aufgezeichneten Zeiteintrags

time_entry_difference

Positive oder negative Differenz zwischen der eingegebenen und der geplanten Zeit

time_entry_incurred_hours

Eingegebener Zeitbetrag

time_entry_notes

Notizen zum Zeiteintrag (falls vorhanden)

time_entry_scheduled_hours

Geplante Stunden, die mit dem Zeiteintrag verknüpft sind (falls vorhanden)

updated_at

Datum und Uhrzeit der Aktualisierung des Eintrags

approvable_user_id

Benutzer-ID, die mit dem Zeit- oder Ausgabeneintrag verknüpft ist

approvable_user_name

Name des Benutzers, der mit dem Zeit- oder Ausgabeneintrag verknüpft ist

approvable_user_email

E-Mail des Benutzers, der mit dem Zeit- oder Ausgabeneintrag verknüpft ist

approvable_user_employee_number

Mitarbeiternummer des Benutzers, der mit dem Zeit- oder Ausgabeneintrag verknüpft ist

approvable_user_discipline

Disziplin des Benutzers, der mit dem Zeit- oder Ausgabeneintrag verknüpft ist

approvable_user_role

Rolle des Benutzers, der mit dem Zeit- oder Ausgabeneintrag verknüpft ist

assignable_id

ID des Projekts für den Zeit- oder Ausgabeneintrag

parent_id

ID des Projekts, wenn die Zuweisung für eine Phase galt

 

 

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