Mit Smartsheet Bridge können Sie den neuesten Kommentar einer Zeile suchen und diese Informationen in eine Zelle in derselben Zeile in Smartsheet übertragen.
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Dies kann nützlich sein, wenn Sie Smartsheet verwenden, um den Gesamtstatus aktiver Projekte oder Jobs zusammenzufassen und sicherzustellen, dass Sie immer den neuesten Status sehen, der in einem Kommentar hinterlassen wurde.
- Workflow-Trigger: Smartsheet — Wenn Kommentare hinzugefügt werden
- Verwendete Vorlagen: Bridge - Kommentar in der letzten Zeile anzeigen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Blatt eine Textspalte mit dem Titel Letzte Zeile Kommentar hat. Sie können auch den Anweisungen zur optionalen Einrichtung folgen, um zu ändern, welche Spalte der Workflow aktualisiert.
Schritt 1: Vorlage bereitstellen
- Suchen Sie im Solution Center nach der Vorlage Expose Last Row Comment und wählen Sie sie aus.
- Geben Sie Ihrem Workflow einen Namen.
- Wählen Sie Bereitstellen aus.
- Wählen Sie den Workspace aus, in dem Sie den Workflow speichern möchten.
Die Workflow-Vorlage wird in Ihrem Workflow-Builder angezeigt. Öffnen Sie es und passen Sie es an Ihre Bedürfnisse an.
Schritt 2: Workflow-Trigger einrichten
- Wählen Sie das Trigger-Element zu Beginn des Workflows aus.
- Wählen Sie im Abschnitt Integrationen die Integrationsseite aus.
- Suchen Sie nach Smartsheet und wählen Sie es aus.
- Wählen Sie nach der Authentifizierung die Registerkarte Trigger und erweitern Sie die Trigger.
- Wählen Sie Zu Triggern hinzufügen aus.
Geben Sie im Feld Blatt-ID die eindeutige Blatt-ID ein. Wenn Sie wissen, dass der Blattname eindeutig ist, können Sie den Namen eingeben.
Suchen Sie die Blatt-ID, indem Sie zu Ihrem Blatt navigieren und Datei > Eigenschaften auswählen.
- Wählen Sie den Ereignistyp: Wenn Kommentare hinzugefügt werden.
- Wählen Sie aus dem Dropdown den Workflow aus, der ausgelöst werden soll.
- Wählen Sie Speichern und kehren Sie zum Designer auf der ursprünglichen Registerkarte zurück.
Schritt 3: Optionale Einrichtung
Namen für Kommentarspalte festlegen
Wenn Sie die Smartsheet-Vorlage nicht verwenden oder die Kommentarspalte in dem von Ihnen verwendeten Blatt umbenennen möchten, legen Sie im Workflow den Namen der Spalte fest, die den Kommentartext erhalten soll:
- Wählen Sie im Workflow das Modul Zeile aktualisieren aus.
- Erweitern Sie den Abschnitt Zellen.
Standardmäßig ist das Feld Schlüssel Nr. 1 auf Last Row Comment gesetzt. Ändern Sie es, indem Sie den Spaltennamen eingeben, in dem Sie den letzten Kommentar anzeigen möchten.
Stellen Sie sicher, dass Sie es genau so buchstabieren, wie Sie es auf Ihrem Blatt tun.
- Wählen Sie Speichern aus.
Testen Sie den Arbeitsablauf, indem Sie zu Ihrem Blatt navigieren und einen Kommentar zu einer beliebigen Zeile eingeben. Der Kommentar sollte in der angegebenen Spalte in derselben Zeile angezeigt werden.
Sie können auch den Workflow-Trigger und die ausgeführten Schritte im Run-Log sehen.
Formatieren Sie den zuletzt geposteten Kommentar neu
Der Workflow kann auch Informationen über den Benutzer hinzufügen, der kommentiert hat und wann er dies getan hat. Wenn Sie diese Informationen nicht anzeigen oder ändern möchten, wählen Sie im Workflow das Modul Text verfassen aus. Im Feld Text eingeben können Sie formatieren, was in der Zelle angezeigt wird.
Standardmäßig verweist es auf den Kommentartext, die E-Mail des Kommentators und den Zeitstempel, an dem der Kommentar abgegeben wurde. Diese Daten werden vom Modul „Kommentar abrufen“ in den Workflow eingebracht. Wenn Sie den Workflow einmal ausführen, können Sie über das Modul Run Log Verweise auf alle anderen Informationen kopieren, die Sie einbeziehen möchten.
Datumsformat im geposteten Kommentar
Sie können das Zeitstempelformat ändern, indem Sie das Modul Datum/Uhrzeit formatieren auswählen.
Beispielblatt
Die Abbildung unten zeigt das Blatt, das bei der Erstellung dieses Beispiels verwendet wurde.
Die Spalte Last Row Comment wird in diesem Workflow verwendet. Wenn Sie dieses Beispiel erstellen möchten, stellen Sie sicher, dass Ihr Blatt auch eine Spalte mit demselben Titel enthält.
