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Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Lizenzierte Systemadministratoren können die Funktion „Benutzerzusammenführung“ nutzen

Admin Center: Konten mit Benutzerzusammenführung kombinieren

Mit der Benutzerzusammenführung können Sie E-Mail-Adressen in Gruppen aktualisieren oder zwei Benutzerkonten in eines zusammenführen. Wenn Sie Benutzerkonten zusammenführen, werden automatisch alle Sheets, Berichte, Dashboards, Arbeitsbereiche und Freigabeinformationen von zwei Konten in eines übertragen.

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Berechtigungen

Lizenzierte Systemadministratoren können die Funktion „Benutzerzusammenführung“ nutzen

Überblick

Haben Sie einen Business- oder Pro-Plan? Sie müssen zuerst an das Konto, das Sie behalten möchten, Elemente übertragen. Anschließend müssen Sie das andere Konto löschen

Sie können die Benutzerzusammenführung für folgende Szenarien verwenden:

  • Führen Sie zwei Benutzerkonten in Ihrer Organisation zusammen, die zur selben Person gehören. Eines der Konten wurde möglicherweise aufgrund einer Änderung der E-Mail-Adresse oder der E-Mail-Domäne erstellt.
  • Aktualisieren Sie die primäre E-Mail-Adresse von Benutzern in Ihrer Organisation, es sei denn, die E-Mail-Adresse ist bereits einem Benutzer außerhalb Ihrer Organisation zugewiesen.

    Wenn eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits als eigenes Smartsheet-Benutzerkonto vorliegt, muss dieses Benutzerkonto ein Mitglied Ihrer Organisation sein.

  • Aktualisieren Sie E-Mail-Domänen von Benutzern in Ihrer Organisation. Die Aktualisierung der Domäne kann möglicherweise im Zuge einer Fusion, Übernahme, Veräußerung, Markenstrategie oder Konsolidierung erfolgen.

Voraussetzungen

Bevor Sie die Benutzerzusammenführung nutzen können, müssen Sie alle mit den zusammenzuführenden E-Mail-Adressen verknüpften E-Mail-Domänen validieren und aktivieren. Es darf sich bei einem der zusammenzuführenden Konten nicht um das Konto des Systemadministrators handeln, der die Benutzerzusammenführung durchführt. Ein anderer Systemadministrator muss eine Benutzerzusammenführung eines Systemadministratorkontos durchführen.

 

Alle Domänen validieren und aktivieren

Für die Benutzerzusammenführung muss die Domäne validiert und aktiviert werden. Die Funktion „Automatisiertes Benutzer-Provisioning“ (User Auto Provisioning, UAP) kann jedoch deaktiviert werden.

Falls eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits ein Benutzerkonto hat, muss dieses Benutzerkonto in der Benutzerliste zu Ihrer Organisation gehören.

Das Benutzerkonto kann bereits vorhanden sein, aber nicht in der Benutzerverwaltung aufgeführt werden, wenn der Benutzer aus einem Konto gelöscht oder für ein Sheet freigegeben wurde. Laden Sie den Benutzer zu Ihrem Konto ein, um die Zusammenführung durchführen zu können. Der Benutzer muss die Einladung zum Hinzufügen zu Ihrer Organisation als aktives Mitglied annehmen.

 

Entfernen von Premium-App-Funktionen

Ist für eines der Konten, die Sie zusammenführen möchten, eine Premium-App-Funktion aktiviert, entfernen Sie zuerst diese Berechtigungen, bevor Sie die Konten zusammenführen. Sie können Premium-App-Rollen erneut zuweisen, nachdem die Konten zusammengeführt wurden.

 

Benutzer aus Gruppen in einer anderen Organisation entfernen

Wenn eines der Konten Gruppen außerhalb der aktuellen Organisation angehört, entfernen Sie sie zuerst aus diesen Gruppen, bevor Sie die Konten zusammenführen. Sie können sie nach dem Zusammenführen der Konten wieder zu diesen Gruppen hinzufügen.


Vorlage für die Benutzerzusammenführung herunterladen und konfigurieren

  1. Melden Sie sich bei Admin Center mit den aktuellen Anmeldedaten für Ihr Smartsheet-Konto an.
  2. Wählen Sie Weitere Aktionen > Benutzer zusammenführen … aus.

    Brandfolder Image
    Merge Users option in User Management screen
  3. Um die Vorlagendatei herunterzuladen, wählen Sie Herunterladen aus. 

    Sie verwenden die Vorlage für die Benutzerzusammenführung. 

    Brandfolder Image
    Download the template for merging users
  4. Geben Sie in der heruntergeladenen Vorlage Folgendes ein:
    • Geben Sie unter Aktuelle E-Mail-Adresse für die Anmeldung die E-Mail-Adressen der entsprechenden Konten ein, die zusammengeführt und geschlossen werden sollen.
    • Geben Sie in der Spalte Ersatz-E-Mail-Adresse für die Anmeldung die primären E-Mail-Adressen der Konten ein, die Sie behalten möchten.

      Brandfolder Image
      Merge users CSV template
  5. Speichern Sie die fertige Datei und behalten Sie das CSV-Format bei.

    Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen in jedem Paar zur gleichen Person gehören.

Nach dem Zusammenführen entspricht die primäre E-Mail-Adresse des beibehaltenen Kontos dem Wert in der Spalte Ersatz-E-Mail-Adresse für die Anmeldung. Der Wert in der Spalte Aktuelle E-Mail-Adresse für die Anmeldung wird als alternative E-Mail-Adresse im Konto beibehalten.

Sie können bis zu 500 E-Mail-Adresspaare in einer Datei angeben. Wenn Sie mehr als 500 E-Mail-Adresspaare aktualisieren müssen, müssen Sie weitere Dateien für die Zusammenführung hochladen. Und wenn eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits als eigenes Smartsheet-Benutzerkonto vorliegt, muss dieses Benutzerkonto ein Mitglied Ihrer Organisation sein.


Vorschau anzeigen und Zusammenführung anwenden

  1. Melden Sie sich bei Admin Center mit den aktuellen Anmeldedaten für Ihr Smartsheet-Konto an.
  2. Auf der Seite Benutzerverwaltung wählen Sie Weitere Aktionen > Benutzer zusammenführen … aus.
  3. Laden Sie die aktualisierte Datei hoch und wählen Sie Vorschau der Zusammenführung aus.

    Die Option Vorschau der Zusammenführung überprüft die E-Mail-Adressen auf Probleme wie ungültige E-Mail-Adressen, doppelte Einträge, nicht validierte Domänen und vieles mehr. Einträge, die nicht Bereit zur Zusammenführung sind, werden nicht angewendet. In der Spalte Empfehlung wird eine mögliche Problembehebung angezeigt.

    Brandfolder Image
    Preview merged users
  4. Wählen Sie Zusammenführung anwenden, sobald Sie bereit sind. Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt, die darauf hinweist, dass die Benutzerzusammenführung durchgeführt wird.
  5. Sobald die Benutzerzusammenführung abgeschlossen ist, erhalten die betroffenen Benutzer eine Bestätigung per E-Mail, in der Sie auf die Änderungen hingewiesen werden.

    Sie erhalten außerdem eine E-Mail mit einem Link zum Bericht der Ergebnisse zur Benutzerzusammenführung. Die Ergebnisse der Benutzerzusammenführung enthalten Folgendes:

    • Die Aktuelle Anmelde-E-Mail-Adresse ist die E-Mail-Adresse, die zusammengeführt wurde.
    • Die Ersatz-Anmelde-E-Mail-Adresse ist die E-Mail-Adresse, die beibehalten wurde.
    • Das Ergebnis zeigt an, ob die Zusammenführung für einen bestimmten Benutzer erfolgreich war.
    • Messzahlen zeigen eine Anzahl von Rollen, eigenen Elementen, freigegebenen Elementen und Gruppenmitgliedschaften für das beibehaltene Konto an.

In einer Benutzerzusammenführung enthaltene Elemente

Gruppenmitgliedschaften außerhalb der vorhandenen Organisation sind nicht inbegriffen und müssen manuell bearbeitet werden. Informieren Sie sich über die Voraussetzungen.

Smartsheet folgt bei der Benutzerzusammenführung folgender Logik: 

  1. Besitzt ein Benutzer sowohl lizenzierte als auch nicht lizenzierte Konten, schließt Smartsheet das nicht lizenzierte Konto. 
    • Smartsheet überträgt alle Assets von einem nicht lizenzierten Konto zum lizenzierten Konto. 
  2. Besitzt ein Benutzer zwei lizenzierte Konten, behält Smartsheet das ältere Konto bei und schließt das neuere Konto.

Nach Abschluss des Vorgangs überträgt Smartsheet die folgenden Objekte vom geschlossenen Konto zum beibehaltenen Konto:

  • Alle Blätter, Berichte, Arbeitsbereiche und Dashboards, die für den Benutzer freigegeben oder in dessen Besitz sind.
  • Gruppen im Besitz des Benutzers
  • Gruppenmitgliedschaft
  • Rollen (z. B. Lizenzierte Benutzer, Gruppenadministratoren, Systemadministratoren, Ressourcen-Betrachter etc.)
  • Alternative E-Mail-Adressen
  • Profilinformation

Bei der Benutzerzusammenführung verschiebt das System Elemente aus einem Arbeitsbereich in den Ordner Übertragen von.

 

Wichtige Informationen

Smartsheet fordert Benutzer, die Smartsheet noch nicht verwenden, zur Erstellung eines Kontos auf, wenn sie Folgendes erhalten haben:

  • Eine Einladung zum Bearbeiten oder Anzeigen eines Smartsheet-Elements
  • Eine Warnung von einem automatisierten Arbeitsablauf oder einem anderen Trigger 

Stellen Sie Folgendes sicher, um zu vermeiden, dass Connector-Arbeitsabläufe und API-Token verloren gehen, wenn Sie Konten zusammenführen:

  • Das Konto, das Sie behalten möchten, ist lizenziert 
  • Das zu schließende Konto ist nicht lizenziert.

Bei einer Benutzerzusammenführung nicht betroffene Objekte

  • Automatisierungsabläufe
  • Kontakte
  • Connectors
  • Favoriten
  • API-Token*

* API-Token werden für Integrationen und Premium-Anwendungen wie Control Center und Calendar App verwendet. Benutzer müssen diese Apps möglicherweise erneut authentifizieren, um sie zu verwenden.


Benutzerzusammenführung aufheben

Sollten Sie bei der Benutzerzusammenführung Probleme haben oder sie für bestimmte Konten rückgängig machen müssen, markieren Sie die Zeilen in der Datei für die Benutzerzusammenführung, die Sie rückgängig machen müssen, und kontaktieren Sie den Smartsheet-Support. Hängen Sie die Datei für die Benutzerzusammenführung an die Support-Anforderung an.

Der Smartsheet-Support kontaktiert Sie zur Bestätigung der Anforderung, bevor wir die Änderungen durchführen.

Eine Benutzerzusammenführung kann nur rückgängig gemacht werden, wenn sie innerhalb der letzten sieben Tage durchgeführt wurde.
 

Eine Rückgängigmachung versetzt Benutzerkonten nicht vollständig in ihren ursprünglichen Zustand vor der Zusammenführung. Nur die zusammengeführten Elemente können wiederhergestellt werden. Möglicherweise müssen sich die Benutzer erneut bei Premium-Anwendungen authentifizieren, automatisierte Workflows reparieren oder andere Aktionen durchführen.

 

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