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Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Sheetinhaber und Administratoren können die Arbeitslastverfolgung aktivieren. Sheetinhaber, Administratoren und Bearbeiter können die Arbeitslast-Heatmap anzeigen und den Arbeitszeitplan bearbeiten.

Arbeitslastverfolgung in Smartsheet

Verwenden Sie die neue Arbeitslast-Heatmap und den neuen Arbeitszeitplan direkt in Projekt-Sheets, um die Verfügbarkeit von Ressourcen zu prüfen und ihre Überbuchung zu beheben. 

PLANS

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Berechtigungen

Sheetinhaber und Administratoren können die Arbeitslastverfolgung aktivieren. Sheetinhaber, Administratoren und Bearbeiter können die Arbeitslast-Heatmap anzeigen und den Arbeitszeitplan bearbeiten.

 

Die Arbeitslastverfolgung ist für Mitglieder des Early Access Program (EAP) verfügbar, die nicht über Resource Management verfügen. EAP wird bald auf weitere Organisationen ausgedehnt.

 

In Projekt-Sheets können Sie die Arbeitslastverfolgung aktivieren, mit der die Verfügbarkeit der Ressourcen berechnet wird, die der Arbeit am Projekt zugewiesen sind. Sie können die Verfügbarkeit aus allen Zuweisungen von Projekten berechnen, für die die Arbeitslastverfolgung aktiviert ist. Es ist ein Best Practice, die Arbeitslastverfolgung für alle zugesagten Arbeiten zu aktivieren, damit sich Projektmanager ein möglichst genaues Bild von der Verfügbarkeit einer Person machen können. Jedes Projektplan-Sheet enthält eine Spalte für die Zuordnung in Prozent. In dieser Spalte kann angegeben werden, wie viel Zeit einer Person dem Projekt zugeteilt werden kann. 

Die Option zum Nachverfolgen der Arbeitslast Ihres Teams wird angezeigt, wenn:

  • Sie mit einem leeren Sheet beginnen und zwei Spalten des Typs „Datum“ und eine Spalte des Typs „Kontakt“ hinzufügen.
  • Sie mit einer Gantt-Ansicht, Projekt-Sheet-Vorlage oder Projektassistentenvorlage beginnen, und zwar sofort nach dem Öffnen des Sheets.
  • Sie ein bestehendes Sheet mit Daten öffnen, die zwei Spalten des Typs „Datum“ und eine Spalte des Typs „Kontakt“ enthalten.

Wenn Sie Jetzt testen bei der Aufforderung auswählen, wird der Resource Management-Bereich geöffnet, in dem Sie mit der Arbeitslastverfolgung beginnen können. Die Aufforderung wird Ihnen dann auf anderen Sheets nicht mehr angezeigt, deshalb müssen Sie direkt zum Resource Management-Bereich wechseln, um die Arbeitslastverfolgung für andere Sheets zu aktivieren. Wenn Sie Nicht jetzt bei der Aufforderung auswählen, wird sie 30 Tage lang auf keinem Sheet mehr angezeigt. 

Ein Projekt-Sheet enthält typischerweise die Spalten „Startdatum“, „Enddatum“, „Dauer“, „% abgeschlossen“ und „Vorgänger“. Doch Smartsheet konfiguriert automatisch die zusätzlich erforderlichen Spalten, um ein Sheet mithilfe von Resource Management im Hintergrund in ein Projekt-Sheet umzuwandeln, wenn Sie der Verwendung der Arbeitslastverfolgung zustimmen. 

Arbeitslast-Heatmap

Nachdem Sie die Arbeitslastverfolgung für Ihr Projekt im Resource Management-Bereich aktiviert haben, zeigt der Bereich eine Arbeitslast-Heatmap mit Überbuchungen an. Mit der Arbeitslast-Heatmap können Sie Probleme bei der Personalbesetzung identifizieren. Ein roter Balken zeigt an, dass Ressourcen überbucht sind, damit Sie Maßnahmen ergreifen können, um Probleme bei der Personalbesetzung zu beheben.

Arbeitszeitplan

Sie können die Arbeitslast-Heatmap in einen Vollbild-Arbeitszeitplan erweitern, um die Bedingungen für die Überbuchung im Detail zu sehen. Hier sehen Sie, welche anderen Projekte zu einer Überbuchung beitragen, und können entweder die Projektzuweisung ändern, um das Problem zu beheben, oder mit anderen Projektinhabern zusammenarbeiten, um die Zuweisungen für ihre Projekte zu ändern. Sie können nur Zuweisungen im Arbeitszeitplan bearbeiten, die sich auf das geöffnete Sheet beziehen. 

 

Sie müssen das Sheet speichern, damit Zuweisungsänderungen in der Tabelle auf den Arbeitszeitplan übertragen werden. Doch wenn Sie Zuweisungsänderungen im Arbeitszeitplan vornehmen, werden die Änderungen automatisch auf die Tabelle übertragen.Sie müssen den Arbeitszeitplan jedoch nicht speichern, da Zuweisungsänderungen beim Speichern sofort übertragen werden.

 

Arbeitslast-Heatmap und Arbeitszeitplan einrichten

  1. Öffnen Sie Ihr Projektplan-Sheet.
  2. Wählen Sie das Symbol für den Resource Management-Bereich aus.
  3. Aktivieren Sie die Arbeitslastverfolgung auf dem Projekt-Sheet.
  4. Überprüfen Sie die Arbeitslast-Heatmap, um die zugewiesenen Personen für Arbeit im Projektplan anzuzeigen und sicherzustellen, dass niemand überbucht ist.

 

Indikatoren für eine Überbuchung werden mit zunehmender Wahrscheinlichkeit angezeigt, wenn die Arbeitslastverfolgung für andere Projekte aktiviert wird, an denen Ressourcen arbeiten. Andere Projektmanager sollten die Arbeitslastverfolgung für ihre Projekte aktivieren. Das verbessert die Transparenz für alle Arbeiten, die Ressourcen zu erledigen haben.

 

  1. Erweitern Sie die Arbeitslast-Heatmap in den Vollbild-Arbeitszeitplan, um zu sehen, welche anderen Projekte viel Zeit beanspruchen und zu einer Überbuchung beitragen.
  2. Passen Sie Projektzuweisungen im Arbeitszeitplan oder im Projekt-Sheet an, um eine Überbuchung zu beheben. Arbeiten Sie mit anderen Projektmanagern zusammen, um Zuweisungen bei ihren Projekten nach Bedarf anzupassen.
  3. Überprüfen Sie regelmäßig die Arbeitslast-Heatmap, um andere Probleme mit der Personalbesetzung während des gesamten Projektlebenszyklus zu identifizieren. 

 

Sie können die Arbeitslast für externe Benutzer mit kostenlosem Mitarbeiterzugriff derzeit nicht verfolgen. Sie sollten sie im Admin Center zu unlizenzierten Benutzern umwandeln, um ihre Arbeitslast zu verfolgen.

 

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