Einen lizenzierten Benutzer ersetzen, wenn alle Lizenzen zugewiesen sind

Wenn alle Lizenzen in Ihrem Konto zugewiesen sind, müssen Sie einige zusätzliche Schritte ergreifen, um einen Benutzer mit einer Lizenz zu entfernen und seine Elemente auf ein neues Mitglied zu übertragen. Folgen Sie hierfür den Anweisungen im Anschluss.

Wer kann diese Funktion nutzen?

BerechtigungsanforderungssymbolSie müssen ein Systemadministrator sein, um die hier genannten Aktionen auszuführen. (Weitere Informationen zu Systemadministratoren.)

PlanverfügbarkeitssymbolBusiness, Enterprise und Enterprise Premier. Diese Funktion ist nicht für Plantypen mit einem Benutzer verfügbar. Sie sind sich nicht sicher, über welchen Plantyp Sie verfügen? Lesen Sie nach unter Ihren Smartsheet-Plan und -Benutzertyp erkennen.

HINWEIS: Im Rahmen dieses Prozesses werden Smartsheet-Elemente im Eigentum der zu entfernenden Person vorübergehend in einen schreibgeschützten Status versetzt. Stellen Sie sicher, dass alle Personen in Ihrem Konto wissen, dass es einen kurzen Zeitraum geben kann, innerhalb dessen die von ihnen verwendeten Elemente möglicherweise nur angezeigt, aber nicht bearbeitet werden können. (Sie werden wieder bearbeitbar, wenn die Schritte im Anschluss abgeschlossen sind.)

Übertragung auf Ihren neuen Benutzer

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um sicherzustellen, dass für Ihren neuen Benutzer alles freigegeben ist, was er benötigt, um das Eigentum an Übertragungselementen zu übernehmen.

Schritt 1: Den neuen Benutzer ohne Lizenz hinzufügen

Zunächst müssen wir den neuen Benutzer zum Konto hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass Sie ihn erstmal als unlizenzierten Benutzer hinzufügen – er erhält später eine Lizenz:

  1. Melden Sie sich bei Smartsheet an und klicken Sie auf Ihr Profilsymbol (rechts oben im Smartsheet-Fenster).

  2. Wählen Sie „Benutzerverwaltung“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen“.

  3. Geben Sie im angezeigten Fenster „Benutzer hinzufügen“ die E-Mail-Adresse der neuen Person ein.

    WICHTIG: Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen „Lizenzierter Benutzer“ deaktiviert ist. Wir gewähren der Person später eine Lizenz.

  4. Klicken Sie auf „OK“.

Sie erhält eine E-Mail-Einladung zum Beitritt zu Ihrem Konto. Wenn die Person die Einladung akzeptiert hat, können Sie mit Schritt 2 fortfahren.

Schritt 2: Die vorhergehende Lizenz, aber nicht den Benutzer entfernen

Wenn der neue Benutzer seine Einladung als unlizenzierter Benutzer angenommen hat, sollten Sie die Lizenz der zu ersetzenden Person (für den Moment nur die Lizenz) entfernen.

WICHTIG:

  • Während der Lizenzentfernung werden Sie aufgefordert, Blätter dieses Benutzers auf einen anderen zu übertragen – übertragen Sie seine Smartsheet-Elemente jetzt nicht. Dies werden wir zu einem späteren Zeitpunkt machen.

  • Alle Elemente werden vorübergehend in einen schreibgeschützten Status versetzt, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Im Fenster „Benutzerverwaltung“:

  1. Suchen Sie den zu entfernenden Benutzer, aber entfernen Sie ihn noch nicht.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf seine E-Mail-Adresse und wählen Sie „Benutzer bearbeiten“ aus.

  3. Deaktivieren Sie die Kästchen „Lizenzierter Benutzer“ und „Eigene Smartsheet-Elemente übertragen“ und klicken Sie auf „OK“.

Übertragen Sie keine Smartsheet-Elemente von diesem Benutzer und entfernen Sie den Benutzer noch nicht aus Ihrem Konto, wir tun dies in einem späteren Schritt. Sie haben jetzt eine Lizenz frei gemacht, die Sie im nächsten Schritt einer neuen Person geben können.

HINWEIS: Wenn es sich bei der Person um einen Gruppenadministrator handelte, müssen Sie ihre Gruppen übertragen. Gruppen können in diesem Schritt auf einen beliebigen Systemadministrator oder Gruppenadministrator übertragen werden.

Schritt 3: Dem neuen Benutzer eine Lizenz gewähren

Nun, da Sie eine Lizenz verfügbar gemacht haben, können Sie sie der neuen Person im Konto gewähren.

Im Fenster „Benutzerverwaltung“:

  1. Suchen Sie den neuen Benutzer, den Sie zum Konto hinzugefügt haben.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf seine E-Mail-Adresse und wählen Sie „Benutzer bearbeiten“ aus.

  3. Aktivieren Sie das Kästchen „Lizenzierter Benutzer“ und klicken Sie auf „OK“.

Mit einer Lizenz kann der neue Benutzer das Eigentum an den zu übertragenden Blättern aus dem Konto annehmen.

Schritt 4: Das Eigentum an allen Smartsheet-Elementen auf den neuen Benutzer übertragen

Sie sind nun bereit, dem neuen Benutzer das Eigentum an den Smartsheet-Elementen zu übertragen.

WICHTIG: Wenn der alte Benutzer Eigentümer von Elementen in einem Arbeitsbereich ist, den sie verwalten, aber nicht innehaben, werden diese Elemente automatisch aus dem Arbeitsbereich entfernt und für die Mitarbeiter des Arbeitsbereichs auf Elementebene freigegeben. Um dies zu vermeiden, geben Sie unbedingt die Arbeitsbereiche für den neuen Benutzer mit Berechtigungen auf Administratorebene frei, bevor Sie fortfahren.

Im Fenster „Benutzerverwaltung“:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse der Person, die aus dem Konto entfernt wird.

  2. Wählen Sie „Weitere Aktionen“ > „Eigene Elemente auf anderen Benutzer übertragen“.

  3. Suchen und wählen Sie den neuen Benutzer aus und klicken Sie dann auf „OK“.

Alle Elemente wurden nun an ihren neuen Inhaber übertragen. Wenn dieser Schritt abgeschlossen ist, können die Elemente wieder bearbeitet werden.

Schritt 5: Elemente für den neuen Benutzer freigeben und die Übertragung abschließen

Ein letzter Schritt, bevor der neue Benutzer eingerichtet ist und loslegen kann – laden Sie einen Blattzugriffsbericht herunter und stellen Sie sicher, dass dieselben Elemente für die Benutzer freigegeben sind, die auch für die aus dem Konto zu entfernende Person freigegeben waren.

Im Fenster „Benutzerverwaltung“:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere Aktionen“ > „Bericht zum Blattzugriff herunterladen (csv)“.

    Der Blattzugriffsbericht wird als CSV-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen.

  2. Öffnen Sie den Blattzugriffsbericht in Excel und filtern Sie nach der E-Mail-Adresse der zu entfernenden Person.

  3. Der Blattzugriffsbericht zeigt auch die E-Mail-Adressen der Blattinhaber. Kontaktieren Sie diese und bitten Sie sie, ihre Blätter für die E-Mail-Adresse der neuen Person in Ihrem Konto freizugeben.

Ihr neuer Benutzer ist jetzt eingerichtet und kann loslegen. Sie können nun ggf. den vorhergehenden Benutzer aus Ihrem Konto entfernen. (Details hierzu finden Sie im Hilfeartikel Benutzer in einem Plan für mehrere Benutzer verwalten.)