Wenn alle Lizenzen in Ihrem Konto zugewiesen sind, müssen Sie einige zusätzliche Schritte ausführen, um Benutzer*innen mit einer Lizenz zu entfernen und die Inhaberberechtigungen für ihre Elemente auf neue Benutzer*innen zu übertragen.
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Dieser Artikel bezieht sich nur auf Pläne, die das alte Modell verwenden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Modelltyp Sie verwenden, erfahren Sie, wie Sie das Modell bestimmen, auf dem Ihr Plan basiert.
Auf neue*n Benutzer*in umstellen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, damit neue Benutzer*innen Zugriff auf alles haben, was sie brauchen.
Schritt 1: Den*Die neue*n Benutzer*in ohne Lizenz hinzufügen
Melden Sie sich bei Admin Center an und wählen Sie das Menüsymbol in der oberen linken Ecke des Bildschirms aus.
Navigieren Sie zu Benutzer und Gruppen > Benutzerrollen und Berichte.
Wählen Sie oben links Benutzer hinzufügen aus.
Geben Sie im angezeigten Fenster Benutzer hinzufügen die E-Mail-Adresse der neuen Person ein.
Stellen Sie sicher, dass der Umschalter Lizenzierter Benutzer deaktiviert ist. Diese Person erhält später eine Lizenz.
Wählen Sie Einladen aus.
Die Person erhält per E-Mail eine Einladung, Ihrem Konto beizutreten. Sobald sie die Einladung angenommen hat, können Sie mit Schritt 2 fortfahren.
Schritt 2: Entfernen Sie die vorherige Lizenz, aber nicht den Benutzer
Nachdem der*die neue*n Benutzer*in die Einladung als unlizenzierte*r Benutzer*in angenommen hat, entfernen Sie die Lizenz der Person, die ersetzt wird.
Während des Prozesses zum Entfernen der Lizenz müssen Sie die Inhaberberechtigungen für Sheets von diesem Benutzer auf einen anderen übertragen.
Im Fenster Benutzerverwaltung:
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzerkontos, das Sie entfernen möchten.
Wählen Sie rechts in der Zeile aus
Deaktivieren Sie den Umschalter Lizenzierter Benutzer. Das Dialogfeld Inhaberberechtigungen übertragen und Lizenz entfernen wird angezeigt.
Wenn der Benutzer keine Sheets erstellt hat oder keine Inhaberberechtigungen für Smartsheet-Elemente besitzt, wird das Dialogfeld nicht angezeigt. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.
Wählen Sie die Option Ohne Übertragen der Elemente entfernen aus.
Wählen Sie Übertragen und entfernen aus.
Wenn die Person ein*e Gruppenadmin war, müssen Sie die Gruppen übertragen, deren Inhaber*in sie war. In diesem Schritt können Sie Gruppen an einen beliebigen Systemadministrator oder Gruppenadministrator übertragen.
Schritt 3: Dem*Der neuen Benutzer*in eine Lizenz erteilen
Nachdem Sie eine Lizenz verfügbar gemacht haben, können Sie sie der neuen Person im Plan erteilen. Im Fenster Benutzerverwaltung:
Suchen Sie den*die neue*n Benutzer*in, den*die Sie dem Plan hinzugefügt haben.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzerkontos und wählen Sie aus
Aktivieren Sie den Umschalter Lizenzierter Benutzer und wählen Sie Speichern aus.
Mit einer Lizenz kann der*die neue*n Benutzer*in die Inhaberberechtigungen für die Sheets des Benutzers bzw. der Benutzerin übernehmen, der*die den Plan verlässt.
Schritt 4: Inhaberberechtigungen aller Smartsheet-Elemente auf den*die neue*n Benutzer*in übertragen
Wenn der alte Benutzer Inhaberberechtigungen für Elemente in einem Arbeitsbereich hat, die er verwaltet, aber nicht besitzt, entfernt das System diese Elemente automatisch aus dem Arbeitsbereich und gibt sie auf Elementebene für die Mitarbeitenden des Arbeitsbereichs frei. Um dies zu verhindern, stellen Sie sicher, dass der neue Benutzer Berechtigungen auf Administratorebene für die Arbeitsbereiche erhält, bevor Sie fortfahren.
Im Fenster Benutzerverwaltung:
Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zeile des*der Benutzer*in, der*die den Plan verlässt.
Wählen Sie aus
Wählen Sie Inhaberberechtigungen übertragen … aus.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des*der neuen Inhaber*in ein und wählen Sie Übertragen aus.
Sie haben jetzt die Inhaberberechtigungen auf den*die neue*n Benutzer*in übertragen.
Schritt 5: Sonstige Elemente für den*die neue*n Benutzer*in freigeben und Umstellung fertigstellen
Laden Sie einen Sheetzugriffsbericht herunter und stellen Sie sicher, dass der neue Benutzer für dieselben Elemente freigegeben ist wie der Benutzer, den Sie aus dem Plan entfernen.
Im Fenster Benutzerverwaltung:
Wählen Sie Weitere Aktionen > Sheetzugriff aus. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Blattzugriffsbericht. Beachten Sie, dass es je nach Größe Ihres Berichts einige Minuten dauern kann, bis die E-Mail eintrifft.
Öffnen Sie den Blattzugriffsbericht in Excel und filtern Sie nach der E-Mail-Adresse der Person, die Sie entfernen.
Der Blattzugriffsbericht enthält auch die E-Mail-Adressen der Sheetinhaber. Kontaktieren Sie alle von ihnen und bitten Sie sie, ihre Sheets für die E-Mail-Adresse der neuen Person in Ihrem Plan freizugeben.
Ihr*e neue*r Benutzer*in ist jetzt einsatzbereit! Sie können jetzt den*die vorherige*n Benutzer*in bei Bedarf aus Ihrem Plan entfernen. Weitere Informationen zum Verwalten von Benutzer*innen