Lizenzierte*n Benutzer*in ersetzen, wenn alle Lizenzen zugewiesen sind

Dieser Artikel bezieht sich nur auf Pläne des alten Mitarbeitendenmodells. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Modelltyp Sie verwenden, finden Sie hier Informationen zur Bestimmung des Modells in Ihrem Plan.

Auf neue*n Benutzer*in umstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, damit neue Benutzer*innen Zugriff auf alles haben, was sie brauchen.

Schritt 1: Den*Die neue*n Benutzer*in ohne Lizenz hinzufügen

1. Melden Sie sich bei Admin Center an.

2. Wählen Sie oben links das Menüsymbol aus.

3. Wechseln Sie zu Benutzerverwaltung > Benutzer hinzufügen.

4. Geben Sie im angezeigten Fenster Benutzer hinzufügen die E-Mail-Adresse der neuen Person ein.

   Stellen Sie sicher, dass der Umschalter Lizenzierter Benutzer deaktiviert ist. Wir erteilen dieser Person später eine Lizenz.

5. Wählen Sie Einladen aus.

   Die Person erhält eine Einladung per E-Mail, um Ihrem Konto beizutreten. Sobald sie die Einladung angenommen hat, können Sie mit Schritt 2 fortfahren.

Schritt 2: Vorherige Lizenz, aber nicht den*die Benutzer*in entfernen

Nachdem der*die neue*n Benutzer*in die Einladung als unlizenzierte*r Benutzer*in angenommen hat, entfernen Sie die Lizenz der Person, die ersetzt wird.

Während des Prozesses zum Entfernen der Lizenz werden Sie aufgefordert, die Inhaberberechtigungen für Sheets von dieser Person auf eine andere zu übertragen.

Im Fenster Benutzerverwaltung:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzerkontos, das Sie entfernen möchten.

2. Wählen Sie rechts in der Zeile die Option  aus.

3. Deaktivieren Sie den Umschalter Lizenzierter Benutzer. Das Dialogfeld Inhaberberechtigungen übertragen und Lizenz entfernen wird angezeigt.

   Wenn Benutzer*innen keine Sheets erstellt haben oder keine Inhaberberechtigungen für Smartsheet-Elemente besitzen, wird das Dialogfeld nicht angezeigt. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.

4. Wählen Sie die Option Ohne Übertragen der Elemente entfernen aus.

5. Wählen Sie Übertragen und entfernen aus.

Wenn die Person ein*e Gruppenadmin war, müssen Sie die Gruppen übertragen, deren Inhaber*in sie war. Gruppen können in diesem Schritt auf eine*n beliebige*n Systemadmin oder Gruppenadmin übertragen werden.

Brandfolder Image

Schritt 3: Dem*Der neuen Benutzer*in eine Lizenz erteilen

Nachdem Sie jetzt eine Lizenz verfügbar gemacht haben, können Sie sie der neuen Person im Plan erteilen. Im Fenster Benutzerverwaltung:

1. Suchen Sie den*die neue*n Benutzer*in, den*die Sie dem Plan hinzugefügt haben.

2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzerkontos und wählen Sie  aus.

3. Aktivieren Sie den Umschalter Lizenzierter Benutzer und wählen Sie Speichern aus.

Mit einer Lizenz kann der*die neue*n Benutzer*in die Inhaberberechtigungen für die Sheets des Benutzers bzw. der Benutzerin übernehmen, der*die den Plan verlässt.

Schritt 4: Inhaberberechtigungen aller Smartsheet-Elemente auf den*die neue*n Benutzer*in übertragen

Wenn der*die alte Benutzer*in Inhaberberechtigungen für Elemente in einem Arbeitsbereich hat, die er*sie verwaltet, aber deren Inhaber*in er*sie nicht ist, werden diese Elemente automatisch aus dem Arbeitsbereich entfernt und für die Mitarbeitenden des Arbeitsbereichs auf Elementebene freigegeben. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass die Arbeitsbereiche für den*die neue Benutzer*in mit Berechtigungen auf Adminebene freigegeben sind, bevor Sie fortfahren.

Im Fenster Benutzerverwaltung:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zeile des Benutzers bzw. der Benutzerin, der*die den Plan verlässt.

2. Wählen Sie  aus.

3. Wählen Sie Inhaberberechtigungen übertragen … aus.

4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Inhabers bzw. der neuen Inhaberin ein und wählen Sie Übertragen aus.

Sie haben jetzt die Inhaberberechtigungen auf den*die neue*n Benutzer*in übertragen.

Schritt 5: Sonstige Elemente für den*die neue*n Benutzer*in freigeben und Umstellung fertigstellen

Laden Sie einen Sheetzugriffsbericht herunter und stellen Sie sicher, dass für den*die neue*n Benutzer*in dieselben Elemente freigegeben sind wie für die Person, die Sie aus dem Plan entfernen.

Im Fenster Benutzerverwaltung:

1. Wählen Sie Weitere Aktionen > Sheetzugriff aus. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Sheetzugriffsbericht. Beachten Sie, dass es je nach Größe Ihres Berichts einige Minuten dauern kann, bis Sie die E-Mail erhalten.

2. Öffnen Sie den Sheetzugriffsbericht in Excel und filtern Sie nach der E-Mail-Adresse der Person, die Sie entfernen.

3. Der Sheetzugriffsbericht enthält auch die E-Mail-Adressen der Sheetinhaber*innen. Kontaktieren Sie alle von ihnen und bitten Sie sie, ihre Sheets für die E-Mail-Adresse der neuen Person in Ihrem Plan freizugeben.

Ihr*e neue*r Benutzer*in ist jetzt einsatzbereit! Sie können jetzt den*die vorherige*n Benutzer*in bei Bedarf aus Ihrem Plan entfernen. Weitere Informationen zum Verwalten von Benutzer*innen