Einheitliche Datenerfassung mit Dropdown-Spalten

Gilt für

Smartsheet
Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Der Blattinhaber und Blattverwalter können Spalten hinzufügen oder ändern. Alle Benutzer mit Freigabeberechtigung auf Bearbeiterebene oder höher können die Werte in Dropdown-Listen einzelner Zellen in entsperrten Zeilen und Spalten verändern. Eine Lizenz ist erforderlich.

 

Mit den Dropdown-Spaltentypen für Einfachauswahl und Mehrfachauswahl können Sie die Erfassung wichtiger Angaben vereinheitlichen:

  • Ihre Mitarbeiter können einen oder mehrere zutreffende Werte auswählen
  • Unkomplizierte Verfolgung und Berichterstattung der erfassten Standardwerte

Eine Dropdown-Spalte in einem Blatt einrichten

So erstellen Sie eine Dropdown-Listenspalte:

  1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter einer Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalte rechts einfügen oder Spalte links einfügen, je nachdem wo sich die zusätzliche Dropdown-Spalte befinden soll.

    Das Fenster „Spalte einfügen“ wird angezeigt.

    Fenster „Spalte einfügen“
  2. Geben Sie den Namen der Spalte in das Feld Name ein.
  3. Wählen Sie den Spaltentyp Dropdown (Einfachauswahl) oder Dropdown (Mehrfachauswahl) aus.
  4. Geben Sie die Werte ein, die in der Liste unter Werte erscheinen sollen.  (Sie können die einzelnen Listenwerte jeweils in eigene Zeilen einfügen, indem Sie die Eingabe- oder Rücktaste drücken.)
  5. Damit andere Benutzer keine Freitextwerte einfügen können, klicken Sie Auf Dropdown-Werte begrenzen an.
  6. Klicken Sie auf OK.

HINWEISE:

  • Die Werte in den Dropdown-Zellen werden entsprechend ihrer Position in der Werteliste sortiert.
  • Die Werte können Interpunktionszeichen, Buchstaben, Ziffern und Emojis enthalten.
  • Wird bei den Werten das Textäquivalent eines Hyperlinks eingefügt, erscheint es im Wertefeld als normaler Text, lässt sich über die Auswahl im Dropdown-Menü aber als Hyperlink anklicken.
  • E-Mail-Adressen bei den Werten erscheinen im Dropdown-Menü als normaler Text.


Fertig! Die Dropdown-Spalte „Einfachauswahl“ oder „Mehrfachauswahl“ wird nun in das Blatt eingefügt. Jetzt können Sie von Ihren Mitarbeitern einheitliche Werte erheben.

Dropdown-Spalteneigenschaften bearbeiten

Wenn Sie Werte aus einer Dropdown-Liste hinzufügen oder entfernen möchten, können Sie dies tun, indem Sie die Dropdown-Spalteneigenschaften bearbeiten.

So bearbeiten Sie die Spalteneigenschaften:

  1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter der Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalteneigenschaften bearbeiten aus.

    Das Fenster „Spalteneigenschaften bearbeiten“ wird angezeigt.

    Fenster „Spalteneigenschaften bearbeiten“
  2. So bearbeiten Sie die unter Werte aufgeführten Werte.

    Wenn Sie ein Element aus der Dropdown-Liste löschen möchten, wählen Sie es aus und drücken Sie die [Rücktaste] oder die Taste [Entf].

    HINWEIS: Werte im Dropdown-Feld „Einfachauswahl“ oder „Mehrfachauswahl“ eines Formulars müssen im Fenster Spalteneigenschaften bearbeiten verändert werden.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Folgendes sollten Sie beachten, wenn Sie zwischen verschiedenen Spaltentypen wechseln möchten:

  • Wenn Sie zwischen den Dropdown-Spaltentypen „Einfachauswahl“ und „Mehrfachauswahl“ wechseln möchten, bleiben die unter Werte in den Spalteneigenschaften aufgeführten Werte unverändert. Der einzige Unterschied besteht darin, dass bei „Einfachauswahl“ nur ein Wert aus der Dropdown-Liste ausgewählt werden kann, während bei „Mehrfachauswahl“ mehrere Werte möglich sind.
  • Wenn Sie von den Dropdown-Spaltentypen „Einfachauswahl“ oder „Mehrfachauswahl“ zu einer Spalte ohne Dropdown-Liste wechseln möchten, werden alle Zellen, die nur einen Dropdown-Wert enthalten, als Text angezeigt. Zellen, die mehr als einen Dropdown-Wert enthalten, werden dagegen als Text mit Trennzeichen dargestellt.
  • Wenn Sie von einer Spalte ohne Dropdown-Liste zu den Spaltentypen „Einfachauswahl“ oder „Mehrfachauswahl“ wechseln möchten, wird bei den Dropdown-Spalteneigenschaften der gesamte Zelleninhalt als ein Wert in den Abschnitt Werte eingefügt.
  • Wenn Sie zwischen den Spaltentypen „Einfachauswahl“ oder „Mehrfachauswahl“ wechseln, müssen Berichte, die diese Spalten enthalten, aktualisiert werden.

Den passenden Dropdown-Spaltentyp auswählen

Wenn Sie Werte aus den Dropdown-Spalten im Blatt auswählen, wird die Dropdown-Liste unterschiedlich angezeigt, je nachdem welchen Dropdown-Spaltentyp Sie ausgewählt haben.

Über die Dropdown-Spalte „Einfachauswahl“ können Sie einen einzelnen Wert aus der Dropdown-Liste auswählen:

Dropdown-Liste „Einfachauswahl“: Wert auswählen
Über die Dropdown-Spalte „Mehrfachauswahl“ können Sie einen oder mehrere Werte aus der Dropdown-Liste auswählen, indem Sie einen Haken in dem Kontrollkästchen neben den jeweiligen Werten setzen:

Alle über die Dropdown-Spalte „Mehrfachauswahl“ ausgewählten Werte werden in der Zelle erfasst.

Dropdown-Liste „Mehrfachauswahl“: Wert auswählen
Um erfasste Werte aus Zellen zu entfernen, doppelklicken Sie auf die Zelle und klicken Sie dann neben dem Wert, den Sie entfernen möchten, auf das X. Alternativ können Sie auch den Haken in dem Kontrollkästchen neben dem gewünschten Wert in der Dropdown-Liste entfernen.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen für die Arbeit mit Dropdown-Spalten

Wenn Sie Zellen in Dropdown-Spalten verändern, sollten Sie Folgendes bedenken:

  • Wenn die Dropdown-Spalte nicht auf Listenwerte beschränkt ist, können Sie einen Freitextwert in die Zelle eintragen, indem Sie die Zelle per Doppelklick auswählen und den gewünschten Wert eingeben. Der Freitextwert wird dann in die Dropdown-Liste derjenigen Zelle aufgenommen, in die er eingegeben wurde. Unter Werte in den Dropdown-Spalteneigenschaften wird er dagegen nicht angezeigt. 
  • Bei Dropdown-Spalten mit Mehrfachauswahl werden Freitextwerte in alphabetischer Reihenfolge am Ende der jeweiligen Zelle gespeichert.
  • Es gibt keinerlei Beschränkungen, wie viele Werte in Dropdown-Spalten mit Mehrfachauswahl ausgewählt werden können (es gilt aber die übliche Zeichenbeschränkung für Zellen).