Mit Dropdown-Spalten für Datenkonsistenz sorgen

Verwenden Sie Spalten vom Typ Dropdown-Liste, um die Erfassung wichtiger Informationen zu standardisieren:

• Ihre Mitarbeiter*innen können einen oder mehrere relevante Werte auswählen
• Unkomplizierte Verfolgung und Berichterstattung der erfassten Standardwerte

Ihre Mitarbeiter benötigen mindestens Bearbeiterberechtigungen, um Werte aus den Dropdown-Spalten auswählen zu können.

Dropdown-Listenspalte in einem Sheet einrichten

So erstellen Sie eine Dropdown-Listenspalte:

1. Wählen Sie den Dropdown-Pfeil unter einer Spaltenüberschrift und dann Spalte rechts einfügen oder Spalte links einfügen aus, je nachdem, wo sich die zusätzliche Dropdown-Spalte befinden soll. Das Fenster „Spalte einfügen“ wird angezeigt.
2. Geben Sie den Spaltennamen in das Feld Name ein.
3. Wählen Sie den Spaltentyp Dropdown-Liste  aus. Sie können die Dropdown-Liste auf Mehrfachauswahl einstellen und die Werte einschränken. 
4. Geben Sie die gewünschten Werte in die Liste unter Werte  ein. (Sie können die einzelnen Listenwerte jeweils in eigene Zeilen einfügen, wenn Sie die Eingabe- oder Rücktaste drücken.)
5. Um zu verhindern, dass Benutzer*innen Freitextwerte eingeben, aktivieren Sie Auf Listenwerte begrenzen.
6. Wählen Sie OK aus.

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Die Werte in den Dropdown-Zellen werden entsprechend ihrer Position in der Werteliste sortiert.

Wenn unter „Werte“ das Textäquivalent eines Hyperlinks eingefügt wird, wird dieser im Wertefeld als normaler Text angezeigt, der über die Dropdown-Auswahl aber als Hyperlink angeklickt werden kann.

Fertig! Die Dropdown-Spalte mit Einfachauswahl oder Mehrfachauswahl wird jetzt in Ihrem Sheet angezeigt. Jetzt können Sie von Ihren Mitarbeiter*innen einheitliche Werte erheben.

Dropdown-Spalteneigenschaften bearbeiten

Wenn Sie Werte zur Dropdown-Liste hinzufügen oder daraus entfernen möchten, müssen Sie die Spalteneigenschaften bearbeiten.

So bearbeiten Sie die Spalteneigenschaften:

1. Klicken Sie unter einer Spaltenüberschrift auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie Spalteneigenschaften bearbeiten aus.
2. Bearbeiten Sie die Elemente unter Werte .Wenn Sie ein Element aus der Dropdown-Liste löschen möchten, wählen Sie es aus und drücken Sie die Rücktaste oder die Entf-Taste.
3. Wählen Sie Speichern aus.

Folgendes sollten Sie beachten, wenn Sie zwischen verschiedenen Spaltentypen wechseln möchten:

• Der Wechsel zwischen den Dropdown-Spaltentypen „Einfachauswahl“ und „Mehrfachauswahl“ hat keinen Einfluss auf die Werte in den Spalteneigenschaften. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie bei „Einfachauswahl“ nur einen Wert und bei „Mehrfachauswahl“ mehrere Werte aus der Dropdown-Liste auswählen können.
• Wenn Sie von einer Dropdown-Spalte vom Typ „Einfachauswahl“ oder „Mehrfachauswahl“ zu einer Spalte ohne Dropdown-Liste wechseln, werden Zellen mit einem einzelnen Dropdown-Wert als Text und Zellen mit mehr als einem Wert als Text mit Trennzeichen angezeigt.
• Wenn Sie von einer Spalte ohne Dropdown-Liste zu einer Dropdown-Spalte vom Typ „Einfachauswahl“ oder „Mehrfachauswahl“ wechseln, wird der gesamte Inhalt jeder Zelle erfasst und als ein Wert im Abschnitt Werte der Dropdown-Spalteneigenschaften eingefügt.
• Berichte, die diese Spalten enthalten, müssen aktualisiert werden, wenn Sie zwischen den Spaltentypen mit Einfach- oder Mehrfachauswahl wechseln.

Auswahl des passenden Dropdown-Spaltentyps

Sie können Dropdown-Spalten mit Einfach- oder Mehrfachauswahl verwenden. Außerdem können Sie beim Einrichten der Spalte die Auswahl der Einträge beschränken. 

Tipps für die Arbeit mit Dropdown-Spalten

Wenn Sie Zellen in Dropdown-Spalten verändern, sollten Sie Folgendes bedenken:

• Wenn die Dropdown-Spalte nicht auf Listenwerte beschränkt ist, können Sie einen Freitextwert in die Zelle eintragen, indem Sie die Zelle doppelklicken und den gewünschten Wert eingeben. Der Freitextwert wird dann in die Dropdown-Liste der Zelle aufgenommen, in die er eingegeben wurde. Unter Werte in den Dropdown-Spalteneigenschaften wird er aber nicht hinzugefügt. 
• Bei Dropdown-Spalten mit Mehrfachauswahl werden Freitextwerte in alphabetischer Reihenfolge am Ende der jeweiligen Zelle gespeichert.
• Die Anzahl der Werte, die Sie in einer Dropdown-Spalte mit Mehrfachauswahl auswählen können, ist unbegrenzt (bis zu den normalen Zeichenbeschränkungen für Zellen).