Smartsheet-Elemente in Microsoft Teams veröffentlichen

Interagieren Sie mit Smartsheet-Formularen, -Blättern, -Berichten und -Dashboards, ohne Microsoft Teams verlassen zu müssen.

Durch das Veröffentlichen eines Smartsheet-Elements in einem Team-Kanal wird dieses Element für jeden in diesem Kanal verfügbar. Stellen Sie sicher, dass das zu veröffentlichende Element keine Daten enthält, die nicht für Personen mit Zugriff auf den Kanal zugänglich sein sollten.

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen die folgenden Berechtigungen in beiden Anwendungen, um Smartsheet-Elemente in Microsoft Teams zu veröffentlichen.

Anforderungen für Freigabeberechtigungen in Smartsheet

Sie müssen für das Smartsheet-Element, das Sie als Registerkarte in einem Microsoft Teams-Kanal hinzufügen möchten, Freigabeberechtigungen auf Inhaber- oder Administratorebene besitzen. (Mehr zu Smartsheet-Freigabeberechtigungsstufen.)

Wenn ein Smartsheet-Element bereits veröffentlicht wurde (direkt aus Smartsheet oder durch Hinzufügen zu einem Kanal), können Personen, für die das Element aus Smartsheet freigegeben wurde, es zu anderen Team-Kanälen hinzufügen. Weitere Informationen zu den verschiedenen Veröffentlichungsoptionen, wie z. B. „Schreibgeschützt“ oder „Für alle bearbeitbar“, finden Sie im Artikel Smartsheet-Elemente veröffentlichen.

Microsoft Teams-Anforderungen

Sie benötigen Microsoft Teams (gehört zu Office 365 for Business) und mindestens einen Kanal in einem Team, damit Sie ein Smartsheet-Element als Registerkarte zu diesem Kanal in Microsoft Teams hinzufügen können.

Smartsheet for Microsoft Teams ist sowohl mit der Browser- als auch mit der Desktopversion von Microsoft Teams kompatibel.


Smartsheet-Element in einem Kanal veröffentlichen

  1. Wählen Sie in Microsoft Teams den gewünschten Kanal im linken Fensterbereich aus.
  2. Klicken Sie auf das Plus Plus-Symbol unter dem Namen des anzuzeigenden Kanals.
  3. Wählen Sie Smartsheet for Teams aus und klicken Sie auf Akzeptieren, um der Smartsheet-Lizenzvereinbarung zuzustimmen.
  4. Klicken Sie auf Mit Smartsheet verbinden >Zulassen, um Smartsheet Zugriff für die Integration in Microsoft Teams zu gewähren.

    Gegebenenfalls werden Sie aufgefordert, sich bei Ihrem Smartsheet-Konto anzumelden.
     
  5. Wählen Sie das Smartsheet-Element aus, das auf der Registerkarte erscheinen soll. Sie können es entweder über seinen Namen suchen oder durch Navigieren in Ihrem Startverzeichnis. Klicken Sie auf Speichern.
  6. Legen Sie fest, wie die Personen im Kanal mit dem Smartsheet-Element interagieren können, indem Sie es als schreibgeschützt oder für alle bearbeitbar festlegen. (Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie weiter unten.)
  7. Falls das Element noch nicht aus Smartsheet mit den ausgewählten Optionen veröffentlicht wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Dieses Blatt in der ausgewählten veröffentlichten Version veröffentlichen“.
  8. Klicken Sie auf Speichern.

Fertig! Ihr Smartsheet-Element ist jetzt auf der eigenen Registerkarte für alle Abonnenten Ihres Kanals verfügbar. Abonnenten Ihres Kanals können Smartsheet-Daten jetzt in Microsoft Teams anzeigen und bearbeiten (sofern Sie die Bearbeitung zulassen).

Einstellungen veröffentlichen: „Schreibgeschützt“ oder „Für alle bearbeitbar“

Sie können bei Bedarf die Einstellungen ändern, die Registerkarte umbenennen oder entfernen.

  • Schreibgeschützt – Vollversion: Jeder im Teams-Kanal kann das gesamte Blatt, den gesamten Bericht oder das gesamte Dashboard anzeigen, aber nicht bearbeiten.
  • Für alle bearbeitbar: Jeder im Teams-Kanal kann das gesamte Blatt anzeigen und bearbeiten. (Diese Option ist nicht für Berichte oder Dashboards verfügbar.)

Es gibt keine Möglichkeit, die aktuellen Benutzerfilterkriterien in einem Blatt zu verwenden, das einem Microsoft Teams-Kanal hinzugefügt wurde. Weitere Details zur Verwendung von Filtern finden Sie unter Verwenden von Filtern zum Anzeigen oder Ausblenden von Daten im Blatt.

Weitere Veröffentlichungseinstellungen:

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für In vollständiger Registerkartenansicht anzeigen, um weitere Informationen zum Smartsheet-Element in der Registerkarte zu sehen und Ihr benutzerdefiniertes Branding auszublenden. Weitere Informationen zum benutzerdefinierten Branding von Smartsheet-Elementen finden Sie im Artikel Smartsheet-Branding mit Ihren Farben und Ihrem Logo.
  • Falls Sie nicht möchten, dass eine Nachricht über die neue Registerkarte an den Kanal gesendet wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Im Kanal über diese Registerkarte berichten“.

Einstellungen ändern, Registerkarte umbenennen oder entfernen

Falls es erforderlich wird, die Interaktionen mit dem Smartsheet-Element der Registerkarte in Ihrem Kanal anzupassen, den Namen der Registerkarte zu ändern oder die Registerkarte zu entfernen, klicken Sie rechts neben dem Namen der Registerkarte auf den Pfeil nach unten und wählen Sie die gewünschte Aktion aus.

Ändern, umbenennen oder entfernen

Einstellungen der Registerkarte ändern

Wählen Sie Einstellungen aus, um die Interaktionen mit dem Smartsheet-Element im Kanal zu bearbeiten. Wählen Sie dazu eine der folgenden Veröffentlichungsoptionen:

  • Schreibgeschützt – Vollversion: Jeder im Teams-Kanal kann das gesamte Blatt, den gesamten Bericht oder das gesamte Dashboard anzeigen, aber nicht bearbeiten.
  • Für alle bearbeitbar: Jeder im Teams-Kanal kann das gesamte Blatt anzeigen und bearbeiten. (Diese Option ist nicht für Berichte oder Dashboards verfügbar.)
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für In vollständiger Registerkartenansicht anzeigen, damit weitere Informationen zum Smartsheet-Element auf der Registerkarte angezeigt werden. Dadurch wird Ihr individuelles Branding ausgeblendet. Weitere Informationen zum benutzerdefinierten Branding von Smartsheet-Elementen finden Sie im Artikel Smartsheet-Branding mit Ihren Farben und Ihrem Logo.
  • Falls Sie nicht möchten, dass eine Nachricht über die neue Registerkarte an den Kanal gesendet wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für Im Kanal über diese Registerkarte berichten.

Registerkarte umbenennen oder entfernen

Wählen Sie Umbenennen aus, um den Namen der Registerkarte zu ändern. (Der eigentliche Name des Smartsheet-Elements wird dadurch nicht geändert.)

Wählen Sie Entfernen aus, um eine Registerkarte vollständig aus dem Kanal zu entfernen. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. (Das Element wird nicht aus Smartsheet gelöscht.)


Smartsheet-Formular zu Ihrem Kanal hinzufügen

Wenn Sie auf andere Weise Blätter, Berichte und Dashboards zu einem Kanal hinzufügen möchten, können Sie ein Smartsheet-Formular in einen Teams-Kanal aufnehmen, über das Teilnehmer auf schnelle Weise direkt aus dem Kanal Formulare senden können. Fügen Sie beispielsweise ein Formular zu einem Kanal hinzu, über das Personen im Kanal Arbeitsanforderungen senden können, die zu neuen Zeilen eines Blatts in Smartsheet werden.

So fügen Sie ein Smartsheet-Formular zu einem Kanal hinzu:

  1. Öffnen Sie Smartsheet in einem neuen Browserfenster und suchen und öffnen Sie das gewünschte Blatt.
  2. Klicken Sie im rechten Bereich auf das Symbol Formulare.

    Das Fenster „Formulare“ wird angezeigt. 
     
  3. Wählen Sie die URL des gewünschten Formulars aus und kopieren Sie es. Wenn Sie noch kein Formular erstellt haben, lesen Sie den Artikel „Formulare zum Sammeln von Informationen in Ihrem Blatt erstellen“.
  4. Öffnen Sie Microsoft Teams und navigieren Sie zu dem Kanal, zu dem Sie das Formular hinzufügen möchten.
  5. Klicken Sie auf das Plus-Symbol Plus-Symbol unter dem Namen des Kanals.
  6. Wählen Sie „Website“ Schaltfläche „Website“ aus dem Fenster „Registerkarte hinzufügen“ aus.
  7. Geben Sie im Feld Registerkartenname einen Namen ein. Fügen Sie den Formularlink im Feld URL ein und klicken Sie dann auf Speichern.

Fertig! Ihr Team kann jetzt über ein Formular Daten senden, die als neue Zeilen in ein Blatt in Smartsheet eingefügt werden. Microsoft Teams muss dazu nicht verlassen werden.