Zeit sparen und schneller arbeiten mit automatisierten Workflows

Mit automatisierten Workflows können Sie Zeit sparen und die Konsistenz bei Ihren Arbeitsprozessen wahren, indem Sie eine Reihe automatisierter Aktionen verwenden. Dazu zählen automatisierte Genehmigungen mehrerer Entscheidungsträger, die visuell auf einem einzelnen Bildschirm dargestellt werden. Hier ist ein Beispiel für einen einzelnen automatisierten Workflow, der einem Autorenteam dabei helfen kann, seine Arbeit schneller zu erledigen:

  1. Ein technischer Redakteur schließt einen Entwurf ab und markiert die Aufgabe in Smartsheet als erledigt. 
  2. Dies löst eine Genehmigungsanforderung aus, die basierend auf dem Thema des Artikels an den entsprechenden technischen Reviewer gesendet wird.
  3. Wenn der technische Reviewer den Entwurf genehmigt, wird automatisch eine weitere Genehmigungsanforderung an das Web-Team gesendet, welches den neuen Artikel für die Veröffentlichung prüft und genehmigt. 
  4. Nach der Veröffentlichung erhält der inhaltliche Direktor einen automatisierten Alarm, dass neuer Inhalt veröffentlicht wurde.

Einen Workflow erstellen 

Sie können Alarme und Erinnerungen für sich selbst unabhängig von Ihrer Freigabeberechtigungsstufe erstellen. Wenn Sie jedoch einen Workflow erstellen oder ändern möchten, der andere Benutzer durch Alarme oder Anforderungen zu Aktionen auffordert, benötigen Sie Freigabeberechtigungen auf Administratorebene für das Blatt. (Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie hier.)

Wenn das Blatt geöffnet ist:

  1. Wählen Sie links oben in Ihrem Blatt Automatisierung.

    Automatisierung im Menü
     
  2. Hier können Sie einen Automatisierungstyp für Ihren Workflow auswählen. Ihre Auswahl hängt von den Arten von Aktionen ab, die automatisch ausgelöst werden sollen. 

    Weitere Informationen zu den verschiedenen Automatisierungstypen finden Sie hier.
     
  3. Nach der Auswahl des Automatisierungstyps konfigurieren Sie den Auslöser-Block, Bedingungspfade und Blöcke sowie Aktionsblöcke, um Ihren Workflow zu erstellen. (Siehe Anatomie eines automatisierten Workflows für weitere Informationen zu Blöcken und Pfaden.)

    Überblick über automatisierte Workflows
  4. Wenn Sie mit Ihrer Workflow-Konfiguration zufrieden sind, klicken Sie rechts unten im Workflow-Generator auf Speichern.

Sie haben es geschafft! Nun haben Sie einen Workflow, der bei Auslösung automatisch Aktionen startet.

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