Zeitersparnis dank automatisierter Workflows

Gilt für

Smartsheet

Mit automatisierten Workflows können Sie Zeit sparen und die Konsistenz in Ihren Arbeitsprozessen durch Anwendung einer Reihe verbundener Aktionen wahren, wie z. B. automatisierte Genehmigungen mit mehreren Entscheidungsträgern, die visuell auf einem einzelnen Bildschirm dargestellt werden. Im Anschluss finden Sie ein Beispiel für einen einzelnen automatisierten Workflow, der einem Autorenteam dabei helfen kann, seine Arbeit schneller zu erledigen:

  1. Ein technischer Redakteur schließt einen Entwurf ab und markiert seine Aufgabe in Smartsheet als abgeschlossen. 
  2. Dadurch wird eine Genehmigungsanforderung ausgelöst, die basierend auf dem Thema des Artikels an den zuständigen Technischen Reviewer gesendet wird.
  3. Wenn der Technische Reviewer den Entwurf absegnet, wird automatisch eine weitere Genehmigungsanforderung an das Webteam gesendet, welches den neuen Artikel prüft und die Veröffentlichung genehmigt. 
  4. Nach der Veröffentlichung erhält der Inhaltsdirektor einen automatisierten Alarm, dass neue Inhalte veröffentlicht wurden.

Einen visuellen Workflow erstellen

Sie können unabhängig von Ihrer Freigabeberechtigungsstufe Alarme und Erinnerungen für sich selbst erstellen. Wenn Sie jedoch einen Workflow erstellen oder bearbeiten möchten, der einen Alarm für andere Benutzer auslöst oder diese zu Aktionen auffordert, benötigen Sie Freigabeberechtigungen auf Administratorebene für das Blatt. (Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie hier.)

Bei geöffnetem Blatt:

  1. Wählen Sie links oben in Ihrem Blatt Automatisierung aus.

    Automatisierung im Menü
     
  2. Hier können Sie einen Automatisierungstyp für Ihren Workflow auswählen. Ihre Auswahl hängt von den Aktionstypen ab, die automatisch ausgelöst werden sollen. 

    Weitere Informationen zu den verschiedenen Automatisierungstypen finden Sie hier.
     
  3. Nach der Auswahl des Automatisierungstypen konfigurieren Sie den Auslöserblock, die Bedingungspfade und -blöcke sowie die Aktionsblöcke zur Erstellung Ihres Workflows. (Weitere Informationen zu Blöcken und Pfaden finden Sie unter Anatomie eines automatisierten Workflows.)

    Übersicht über den automatisierten Workflow
  4. Wenn Sie mit der Konfiguration Ihres Workflows zufrieden sind, klicken Sie rechts unten im Workflow-Generator auf Speichern.

Das war's! Sie haben nun einen Workflow, der bei Auslösung Aktionen automatisch startet.

Einen grundlegenden Workflow erstellen 

Sie können einen grundlegenden Workflow zu folgenden Zwecken erstellen:

  1. Jemanden benachrichtigen, wenn Änderungen vorgenommen werden:
    • Wenn Zeilen hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden
    • Wenn Kommentare zu einer Zeile oder einem Blatt hinzugefügt, geändert oder entfernt werden
    • Wenn Anlagen zu einer Zeile oder einem Blatt hinzugefügt, geändert oder entfernt werden
    • Wenn das Blatt freigegeben wird
  2. Jemanden benachrichtigen, wenn das Blatt freigegeben wird
  3. Jemanden benachrichtigen, wenn eine Zeile gelöscht wird

So erstellen Sie einen grundlegenden Workflow:

  1. Wählen Sie links oben in Ihrem Blatt Automatisierung und wählen Sie dann Workflows verwalten… aus der Dropdown-Liste aus.
  2. Öffnen Sie unter Workflow erstellen die Dropdown-Liste und wählen Sie Grundlegende Workflows… unten in der ListeMenü für grundlegende Workflows aus.

    Das Fenster „Grundlegende Workflows“ wird angezeigt.

  3. Im Fenster „Grundlegende Workflows“ können Sie die Art des zu erstellenden Workflows auswählen.
  4. Wenn Sie „Erstellen“ ausgewählt haben, können Sie den Auslöser, die Empfänger und die benutzerdefinierte Nachricht für den Workflow bearbeiten.

    Denken Sie daran, den Workflow zu benennen und zu speichern, wenn Sie mit der Konfiguration zufrieden sind. Sie haben nun einen grundlegenden Workflow erstellt.