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Überblick: Automatisierte Workflows
Mit Smartsheet können Sie schnell Workflows erstellen, um sich wiederholende manuelle Aufgaben zu automatisieren, die Ihren Tag bestimmen. Legen Sie los mit geführten Workflow-Vorlagen, um schnell und einfach Ihre erste Automatisierung einzurichten, um Aktualisierungen zu erfassen, Fälligkeitsdaten nachzuverfolgen und mehr.
Workflow-Ideen
Die Workflow-Vorlagengalerie macht das Erstellen von Workflows für häufige Aktionen einfach. Die Galerie umfasst Tipps dazu, wenn Sie den Workflow verwenden können und wie Sie die einzelnen Vorlagen anpassen.
Hier ein paar Beispiele:
|
Verwenden Sie diese Vorlage |
Um Folgendes zu erreichen |
|---|---|
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Jemanden warnen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden |
Lassen Sie jemanden wissen, wenn Sie ihm eine Aufgabe zugewiesen oder ein Datum geändert haben |
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Jemanden an einem bestimmten Datum erinnern |
Stakeholder erinnern, wenn kritische Daten näherrücken |
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Jede Woche eine Aktualisierung anfordern |
Wöchentliche Statusberichte erfassen und Projekte auf dem neuesten Stand halten |
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Zeile in ein anderes Blatt verschieben, wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden |
Zeilen automatisch in ein anderes Blatt verschieben, wenn sich etwas ändert, wie z. B. wenn eine Aufgabe abgeschlossen, ein Status aktualisiert oder einem Team eine neue Aufgabe zugewiesen wird. |
Diese Beispiele dienen nur als Ausgangspunkt. Sie können die einzelnen Vorlagen an Ihre Workflow-Szenarien anpassen.
Einen automatisierten Workflow erstellen
Sie müssen lizenzierter Benutzer sein, um Workflows erstellen oder verwalten zu können. Sie können Alarme und Erinnerungen für sich selbst erstellen, wenn Sie ein Betrachter oder Bearbeiter des Blattes sind. Wenn Sie einen Workflow erstellen oder bearbeiten möchten, der andere warnt oder Aktionen von ihnen einfordert, oder der etwas in Smartsheet bewirkt (wie eine Zeile verschieben oder ein Datum aufzeichnen), benötigen Sie Freigabeberechtigungen auf Administratorebene für das Blatt.
Bei geöffnetem Blatt:
- Wählen Sie links oben in Ihrem Blatt Automatisierung > Workflow ausgehend von Vorlage erstellen.
- Wählen Sie aus der Galerie eine Workflow-Vorlage aus und wählen Sie dann Vorlage verwenden. Für dieses Beispiel wählen Sie Jemanden an einem bestimmten Datum erinnern.
- Der Auslöserblock definiert, wann der Workflow ausgeführt wird. Sie können Erinnerungen basierend auf einem Zeitplan senden, wie z. B. jeden Freitag, oder basierend auf einem Datum in Ihrem Blatt, wie z. B. drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum. Sie können den Auslöser auch so ändern, dass er auf Änderungen in Ihrem Blatt reagiert, wie z. B. wenn eine Zeile hinzugefügt oder geändert wird.
- Definieren Sie, wer die Erinnerung im Block für Alarmempfänger erhalten soll. Wenn Sie möchten, können Sie den Betreff und den Text der Nachricht anpassen, einschließlich des Hinzufügens von Feldern zur Nachricht mithilfe von {{field name}}-Platzhaltern oder durch Auswahl der Spalten, die unten in der Nachricht angezeigt werden sollen.
- Die meisten Workflows benötigen nur einen Auslöser und eine Aktion, aber Sie können auch eine Bedingung hinzufügen, um Ihre Erinnerungen zu verfeinern. Sie können beispielsweise eine Bedingung festlegen, damit Erinnerungen nur für noch nicht abgeschlossene Aufgaben gesendet werden. Sie können auch zusätzliche Aktionen zum Workflow hinzufügen, wie die Aufzeichnung eines Datums in einer Datumsspalte, um zu zeigen, wann der Alarm versendet wurde.
- Klicken Sie in der unteren rechten Ecke des Workflow-Generators auf Speichern.
Sie haben nun einen Workflow, der Personen automatisch erinnert, wenn Elemente fällig sind.
Sie können einen Workflow auch von Grund auf neu erstellen:
- Wählen Sie Automatisierung > Workflow erstellen und konfigurieren Sie dann Ihren Auslöserblock, wählen Sie Ihre Aktionen und fügen Sie sämtliche Bedingungen/Bedingungspfade hinzu.