Визуализация проекта с помощью представления карточек

С помощью представления карточек вы и ваши коллеги можете упорядочивать и систематизировать задачи, поручения и идеи, объединяя их в группы для выполнения с ними различных действий. Чтобы переместить элемент из одной группы в другую (например, из списка дел в перечень выполненных задач или из списка задач одного исполнителя в список задач другого), достаточно просто перетащить карточку из одной полосы в другую.

Представление карточек можно использовать в различных процессах управления проектами (включая гибкую методологию). Пользователи, знакомые с методиками Scrum и Kanban, увидят, что это представление в Smartsheet по своим функциям сходно с досками Scrum и Kanban.

В настоящее время из представления карточек можно печатать только отдельные карточки.


Работа в представлении карточек

Выберите представление карточек в меню Представление

Для переключения между компактным (в нём отображается только заголовок карточки) и полным представлением используйте кнопки в правом верхнем углу окна Smartsheet.


 

Настройка представления карточек

Представление карточек поддерживается в любой таблице, если в ней есть хотя бы один столбец типа "Раскрывающийся список" или "Список контактов". Значения из этого списка станут в представлении карточек заголовками (они также называются полосами).Дополнительные сведения о типах столбцов см. в статье Центра справки Выбор подходящего типа столбца для данных.

В представлении карточек также можно работать с данными, импортированными из Microsoft Excel, Таблиц Google, Microsoft Project или Trello. Дополнительные сведения см. в статье Создание таблиц путем импорта файлов.

В представлении карточек все действия выполняются с полосами и карточками. Дополнительные сведения о работе с карточками см. в статье Представление карточек: создание, редактирование карточек и предоставление к ним доступа.


Представление карточек с полосами и карточками

  1. Полосы: полосы обозначаются метками вверху окна в представлении карточек. В представлении карточек отображается до 64 полос.
  2. Карточки: задачи или рабочие элементы, которые отображаются в полосах (в представлении сетки каждая карточка отображается в отдельной строке).
  3. Поля: элементы, отображаемые в карточках. Наведите курсор мыши на это значение, чтобы узнать имя, которое ему соответствует.

Работа с полосами в представлении карточек

В Smartsheet можно управлять содержимым верхней части окна представления карточек, упорядочивая их нужным образом.

Для начала откройте список Просмотр по в правом верхнем углу окна Smartsheet и выберите группу, к которой хотите перейти. Например, в проекте, показанном на изображении ниже, можно перейти из режима "Просмотр по" в режим Исполнитель.



Параметр Просмотр по задается индивидуально для каждого пользователя. Это означает, что выбор другого значения в списке Просмотр по не повлияет на работу остальных пользователей с этой таблицей. Любой человек, у которого есть к ней доступ, может выбрать в списке Просмотр по удобное для себя значение.

Полоса в представлении карточек соответствует значению в одном из столбцов с раскрывающимся списком, списком контактов или символами в представлении сетки. Каждый из вариантов параметра Просмотр по соответствует столбцу с раскрывающимся списком в таблице.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если переключиться на отображение полос, для которых у некоторых карточек нет записей полей, эти карточки будут помещены в полосу под названием Без категории. Вы можете перетащить их в соответствующие полосы либо, если не хотите их сортировать, оставить в полосе Без категории. Карточки также помещаются в полосу Без категории, если количество записей в наборе полос превышает максимальное допустимое количество — 64.

Отображение и скрытие полосы

Если вы работаете с таблицей, содержащей несколько полос, их можно сворачивать и разворачивать, чтобы сосредоточиться только на нескольких группах карточек. Вот как это делается.

  • Чтобы свернуть полосу (например, чтобы скрыть полосу Без категории), наведите указатель мыши на её правый край и щёлкните стрелку свёртывания полосы:

     Стрелка свёртывания полосы
     
  • Чтобы развернуть свёрнутую полосу, наведите указатель мыши на конец имени столбца и щёлкните стрелку развёртывания полосы: 

    Стрелка развёртывания полосы

Изменение порядка полос

Самый простой способ изменить порядок полос в представлении карточек — перетащить их. Редактировать полосы и изменять их порядок могут только пользователи с разрешениями владельца или администратора для данной таблицы. Если у вас нет таких разрешений, вы не сможете перетаскивать полосы. Следует учитывать, что при перетаскивании полосы также изменяется порядок значений в связанном с ней столбце с раскрывающимся списком.

Добавление полосы

Чтобы добавить полосу, нажмите кнопку Добавить полосу (справа от последней полосы) и введите имя полосы.

Добавить изображение полосы
В зависимости от выбранного пункта в списке Просмотр по можно присвоить новой полосе имя, используя раскрывающийся список или список контактов.

  • Раскрывающийся список: если вы добавляете полосу при просмотре по столбцу с раскрывающимся списком, имя новой полосы будет добавлено в качестве значения в раскрывающийся список. Например, если при добавлении полосы в списке Просмотр по выбрано значение Статус, то имя новой полосы будет добавлено в раскрывающийся список столбца "Статус" в представлении сетки и представлении Ганта.
  • Список контактов: если вы добавляете полосу при просмотре по столбцу контактов (например, "Исполнитель"), то можете ввести имя новой полосы и выбрать элемент из списка доступных контактов.

    Столбцы со списками контактов, допускающие указание нескольких значений, нельзя просматривать в виде полос в представлении карточек. Дополнительную информацию о том, как работать с несколькими значениями в списке контактов, см. в статье Назначение задачи пользователям.


    Присвоение имени полосе контактов

Изменение имени полосы 

Чтобы переименовать полосу, дважды щёлкните её имя и внесите изменения. Чтобы подтвердить новое имя, нажмите клавишу ВВОД. В зависимости от выбранного пункта в списке Просмотр по можно присвоить полосе имя, используя раскрывающийся список или список контактов.

  • Раскрывающийся список: если вы изменяете имя полосы при просмотре по столбцу с раскрывающимся списком, соответствующее значение в нём также изменится. Имена имеющихся в полосе карточек изменятся в соответствии с новым именем.
  • Список контактов: если вы переименовываете полосу при просмотре по столбцу со списком контактов, можно ввести имя из списка доступных контактов.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Полосы с символами нельзя переименовать и переупорядочивать.

    По мере ввода под полем имени будет отображаться список доступных контактов. Когда нужный контакт будет выделен, нажмите клавишу ВВОД, чтобы использовать его в качестве имени полосы.

    Присвоение имени полосе контактов

    Дополнительные сведения о доступных контактах см. в статье Назначение задачи пользователям

Объединение полос контактов

Если в списке Просмотр по выбран столбец контактов, допускается наличие нескольких полос с карточками, связанными с одним человеком. Например, может быть несколько полос с именем "Мария Иванова" (если Марии назначены карточки с разными адресами электронной почты). Вы также можете увидеть одновременно полосу с именем Мария и ещё одну — с именем Мария Иванова. Появление нескольких полос связано с тем, что и имя, и адрес электронной почты контакта должны совпадать. В противном случае они рассматриваются как принадлежащие разным людям с собственными полосами.

Столбцы со списками контактов, допускающие указание нескольких значений, нельзя просматривать в виде полос в представлении карточек. Дополнительную информацию о том, как работать с несколькими значениями в списке контактов, см. в статье Назначение задачи пользователям.

Чтобы объединить полосы, можно изменить их имена так, чтобы они точно совпадали, то есть имели одинаковые имя контакта и адрес электронной почты.

Две полосы для Марии

После того как две полосы связываются с одним и тем же контактом (имя и адрес электронной почты совпадают), появляется окно, в котором нужно подтвердить объединение полос. Нажмите кнопку Объединить, чтобы объединить полосы, или Отмена, чтобы отменить изменение имен и оставить отдельные полосы.

Объединённая полоса "Мария Иванова"

Отслеживание избыточного распределения ресурсов

Если включена функция управления ресурсами, вы можете отслеживать избыточное распределение ресурсов. При просмотре по столбцу контактов вы можете перетаскивать карточки с избыточным распределением ресурсов в другие полосы, назначая их другим пользователям. Дополнительные сведения о функции управления ресурсами см. в статье Управление ресурсами и их распределение

Избыточное распределение ресурсов обозначается пиктограммой красного силуэта в левом нижнем углу карточки. 

управление ресурсами

Визуализация статуса задачи с помощью полос с символами

Вы можете просматривать полосы с символами для быстрого перемещения карточек в соответствии с категориями символов. Например, можно поменять статус задачи, перемещая карточки из красного раздела в жёлтый.

полосы с символами

При просмотре полей с символами учитывайте приведённые ниже соображения.

  • Текстовая метка отображается справа от визуального символа.
  • Символы флажка и звезды нельзя просматривать в виде полос.
  • Порядок полос с символами зависит от порядка, в котором символы отображаются при их выборе в ячейке представления сетки. Самый верхний символ соответствует самой левой полосе.

Перемещение карточек

Чтобы перенести карточку, перетащите её в новое место в той же полосе или в другую полосу.

При перемещении карточки вверх или вниз в пределах полосы её содержимое не меняется. Однако при переносе карточки из одной полосы в другую соответствующим образом меняется значение поля. Например, если вы переносите карточку из полосы Сводка клиента в полосу Ожидается продажа (как показано выше), значение поля Состояние изменится со "Сводка клиента" на "Ожидается продажа" (вы увидите это изменение, открыв карточку для редактирования или перейдя в представление сетки).


Упорядочение карточек с помощью подзадач

Вы можете задавать взаимосвязи меду задачами и соответствующим образом систематизировать подзадачи. Подзадачи в представлении карточек можно определять как в представлении сетки, так и в представлении карточек.

  • Представление сетки: строки отображаются с отступом под родительским элементом, демонстрируя иерархические отношения. Дополнительные сведения об иерархии см. в статье Отступы и выступы строк.
  • Представление карточек: подзадача добавляется непосредственно в другую карточку. Щёлкните значок меню, чтобы развернуть карточку, и нажмите кнопку Добавить подзадачу, чтобы создать новую подзадачу в этой карточке. Подзадачи, созданные таким образом, отображаются как дочерние строки задачи в представлении сетки.
    Подзадачи

Фильтрация подзадач по уровням

Вы можете быстро просмотреть карточки подзадач, связанных с карточками другого уровня, вверху окна Smartsheet.

По умолчанию для новых таблиц используется представление с фильтром Все уровни.


Публикация из представления карточек

Любой человек с разрешениями совместного доступа уровня владельца или администратора таблицы может предоставить другим людям доступ к ней по уникальному URL-адресу, воспользовавшись функцией публикации в Smartsheet.

Чтобы сделать представление карточек представлением по умолчанию для публикуемой таблицы, выполните указанные ниже действия.

  1. Чтобы приступить к публикации, щёлкните значок Публикация значок"Публикация» на панели функций справа на панели функций справа.
  2. Щёлкните ползунок под разрешением Только для чтения — полная или Изменение любым пользователем и установите его в положение "ВКЛ".

    Будет
    создана ссылка, которой можно поделиться.
     
  3. Щёлкните Получить ссылку, чтобы открыть форму Ссылки для публикации и указать параметры ссылки.
  4. В форме Ссылки для публикации в разделе Параметры публикации выберите в списке Представление по умолчанию пункт Карточка.

    Публикация формы


     

Дополнительные сведения об предоставлении доступа к таблице в Smartsheet путем публикации см. в статье Центра справки Публикация таблиц и отчётов.


Представление карточек и разрешения совместного доступа

Набор доступных пользователю функций в представлении карточек зависит от уровня его разрешений для данной таблицы. Подробные сведения о различных действиях, которые можно выполнять в этом представлении, см. в таблице ниже. Информацию более общего характера о разрешениях совместного доступа в Smartsheet см. в статье Уровни разрешений совместного доступа.
 

  Наблюдатель Редактор Администратор Владелец
Изменение порядка и переименование полос     X X
Изменение набора полей, отображаемых в карточке     X X
Изменение содержимого карточки, добавление вложения или обсуждения, установка напоминания   X X X
Изменение цвета полоски карточки   X X X
Изменение порядка карточек в полосе и перемещение карточек между полосами   X X X
Смена набора полос с помощью меню "Просмотр по" X X X X
Включение и отключение применённых фильтров X X X X
Присвоение имени фильтру для его сохранения   X X X

 


Представления карточек: рекомендации

Вот лишь несколько примеров того, как эффективно использовать представление карточек.

Используйте горячие клавиши для быстрого перехода

Сочетание клавиш Описание
Клавиши со стрелками Выбор карточки
ПРОБЕЛ Развёртывание или свёртывание карточки
ВВОД Открытие формы изменения строки
SHIFT+ВВОД Добавление карточки (введите название и ещё раз нажмите клавишу ВВОД, чтобы добавить карточку)

Создание контрольного списка подзадач

Вы можете создать в родительской карточке контрольный список подзадач, которые можно отмечать как завершённые и незавершённые. Соотношение выполненных и невыполненных задач отображается внизу родительской карточки.


контрольный список подзадач

Щёлкните значок "Параметры" в правом верхнем углу окна Smartsheet, чтобы открыть "Параметры представления карточек", затем назначьте существующий столбец с флажком (или создайте новый с помощью формы) в качестве поля контрольного списка подзадач.