Eine Systemspalte zum automatischen Hinzufügen von Informationen zu einer Zeile verwenden

Gilt für

Smartsheet
Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Der Blattinhaber und Blattverwalter können Spalten hinzufügen oder ändern. Eine Lizenz ist erforderlich.

Verwenden Sie eine Systemspalte, um Folgendes anzuzeigen:

  • Wer hat eine Zeile erstellt?
  • Wer hat eine Zeile zuletzt geändert?
  • Wann wurde die Zeile erstellt?
  • Wann wurde die Zeile zuletzt geändert?

Während Zeilen zu Ihrem Blatt hinzugefügt oder geändert werden, werden Zeileninhalte automatisch ausgefüllt oder in der Systemspalte aktualisiert.


Wenn Sie einen bestehenden Spaltentyp in eine Systemspalte ändern, werden sämtliche vorhandenen Zellendaten in der Spalte überschrieben.

So erstellen Sie eine Systemspalte:

  1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter einer Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalte rechts einfügen oder Spalte links einfügen aus.

    Das Fenster Spalte einfügen wird angezeigt.
     
  2. Wählen Sie Automatische Nummer/System als Spaltentyp aus.

    Das Fenster Spalte einfügen wird aktualisiert und zeigt die verfügbaren automatischen Nummern- und Systemspalten an.
     
  3. Wählen Sie unter Durch das System generierte Spalte einen Spaltentyp aus. (Siehe „Definitionen der Systemspaltentypen“ unten, wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Typ Sie verwenden sollen.)

    HINWEIS: Sie können pro Blatt von jedem Systemspaltentyp einen verwenden.

  4. Klicken Sie auf OK, um die Spalte in das Blatt einzufügen.

Beachten Sie, dass die Spalte leer bleibt, bis Sie auf Speichern klicken.

Definitionen der Systemspaltentypen

Die folgende Tabelle zeigt die verschiedenen Systemspaltentypen und deren Verwendung.

Typ Wirkung
Automatische Nummer Weist jeder Zeile innerhalb des Blatts einen alphanumerischen Wert zu, der automatisch erhöht wird.
Geändert (Datum) Zeigt das Datum und den Zeitstempel der letzten Änderungen der Daten in dieser Zeile an. Änderungen an Diskussionen, Anlagen oder der Formatierung (Schriftfarbe, Hintergrundfarbe usw.) werden in dieser Spalte nicht erfasst.
Geändert von Zeigt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an, der die letzte Änderung an Daten in dieser Zeile vorgenommen hat. Änderungen an Diskussionen, Anlagen oder der Formatierung werden in dieser Spalte nicht erfasst.
Erstellt (Datum) Zeigt das Datum und den Zeitstempel der Erstellung der Zeile an.
Erstellt von Zeigt die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an, der die Zeile erstellt hat.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Beim Arbeiten mit Systemspalten sollten Sie Folgendes beachten:

  • Jede Systemspalte kann immer nur einmal pro Blatt verwendet werden.
  • Die Werte in diesen Spalten sind schreibgeschützt und können nicht manuell geändert werden. Sie können die Spalte jedoch formatieren, um ihr Erscheinungsbild zu ändern.
  • Wenn Sie einen bereits vorhandenen Spaltentyp in Systemspalten vom Typ „Geändert (Datum)/von“ oder „Erstellt (Datum)/von“ ändern, werden die vorhandenen Zelldaten überschrieben. Wenn Sie einen Spaltentyp in „Automatische Nummer“ ändern, bleiben die vorhandenen Zelldaten erhalten und Sie können Sie bei Bedarf für Ihr automatisches Nummerierungsmuster verwenden.
  • Der Zeitstempel in den Systemspalten Geändert (Datum) und Erstellt (Datum) basiert auf der ausgewählten Zeitzone in den Persönlichen Einstellungen Ihres Smartsheet-Kontos.
  • Alle Mitarbeiter haben nur Lesezugriff auf die Werte in Systemspalten. Sie können Sie jedoch manuell oder über die Regeln für die bedingte Formatierung formatieren (z. B. Hintergrund und Schriftfarben).
  • Standardmäßig wird der gewählte Spaltentyp als Spaltenname festgelegt. Sie können ihn jedoch bei Bedarf bearbeiten.