Отслеживание рабочей нагрузки в Smartsheet

Отслеживание рабочей нагрузки доступно участникам Программы раннего внедрения, у которых нет приложения Resource Management. В ближайшее время Программа раннего внедрения распространится на новые организации.

В таблицах проекта можно включить функцию отслеживания рабочей нагрузки, которая позволит рассчитывать доступность сотрудников, назначенных для работы над проектом. Вы можете рассчитать доступность по всем назначениям в проектах, где включено отслеживание рабочей нагрузки. Рекомендуется включить отслеживание рабочей нагрузки для всех принятых заданий, чтобы руководители проектов могли получить наиболее точную картину доступности сотрудника. В каждой таблице плана проекта есть столбец "Процент распределения". В этом столбце можно указать, сколько рабочего времени сотрудника можно отвести на выполнение назначенного задания. 

Возможность отслеживать рабочую нагрузку команды появляется в следующих случаях.

• Если при создании таблицы с нуля добавить два столбца типа "Дата" и столбец типа "Контакт".
• Если начать работу с представления Ганта, шаблона таблицы проекта или шаблона помощника по проекту, то эта возможность будет доступна сразу после открытия таблицы.
• Если открыть существующую таблицу с данными, содержащими два столбца типа "Дата" и столбец типа "Контакт".

Если нажать Try it out (Попробовать) в подсказке, откроется панель Resource Management для начала отслеживания рабочей нагрузки. Подсказка больше не будет отображаться в других таблицах, поэтому нужно будет перейти непосредственно к панели Resource Management, чтобы включить отслеживание рабочей нагрузки в других таблицах. Если выбрать Not now (Не сейчас), подсказка не будет отображаться ни в одной таблице в течение 30 дней. 

Таблица проекта, как правило, содержит столбцы "Дата начала", "Дата окончания", "Длительность", "% выполнено" и "Предшественники". Однако Smartsheet автоматически настроит дополнительные столбцы, необходимые для преобразования таблицы в таблицу проекта, используя Resource Management в фоновом режиме, если вы подтвердите настройку отслеживания рабочей нагрузки. 

Тепловая карта рабочей нагрузки

После того как вы включите отслеживание рабочей нагрузки для проекта на панели Resource Management, на панели появится тепловая карта рабочей нагрузки, где будет подсвечена избыточная нагрузка. Тепловая карта рабочей нагрузки позволяет выявить кадровые проблемы. Красная полоса указывает на избыточную нагрузку сотрудника, чтобы вы могли принять меры для решения проблемы.

Расписание рабочей нагрузки

Вы можете развернуть тепловую карту рабочей нагрузки в полноэкранный график, чтобы просмотреть подробные сведения по избыточному распределению задач. Здесь вы увидите, какие ещё проекты способствуют избыточной нагрузке, и сможете либо изменить назначения в рамках проекта, чтобы решить проблему, либо связаться с другими владельцами проектов, чтобы они изменили назначения для своих проектов. В графике рабочей нагрузки можно изменять только те назначения, которые относятся к открытой таблице. 

Изменения назначений в сетке отразятся в графике рабочей нагрузки только после того, как вы сохраните таблицу. Однако при изменении назначений в графике рабочей нагрузки эти изменения автоматически синхронизируются с сеткой. Сохранять график рабочей нагрузки не нужно, так как изменения назначений сразу же синхронизируются при сохранении.

Настройка тепловой карты и графика рабочей нагрузки 

1. Откройте таблицу с планом проекта.
2. Нажмите значок панели Resource Management .
3. Включите отслеживание рабочей нагрузки в таблице проекта.
4. Просмотрите тепловую карту рабочей нагрузки, чтобы увидеть сотрудников, назначенных для работы в плане проекта, и убедиться, что никто не перегружен.

Индикаторы избыточной нагрузки появятся с большей вероятностью, если отслеживание рабочей нагрузки включено для других проектов, над которыми работают сотрудники. Другие руководители проектов должны включить отслеживание рабочей нагрузки для своих проектов. Таким образом будут видны все задачи, назначенные сотрудникам.

5. Разверните тепловую карту рабочей нагрузки в полноэкранный график, чтобы увидеть, какие ещё проекты отнимают время и способствуют избыточной нагрузке.
6. Откорректируйте назначения проекта в графике рабочей нагрузки или в таблице проекта, чтобы решить проблему избыточной нагрузки. Обращайтесь к другим руководителям проектов, чтобы корректировать назначения по их проектам по мере необходимости.
7. Регулярно просматривайте тепловую карту рабочей нагрузки для выявления других кадровых проблем на протяжении всего жизненного цикла проекта. 

В настоящее время нельзя отслеживать рабочую нагрузку внешних соавторов с бесплатным доступом. Вы должны сделать их нелицензированными пользователями в центре администрирования, чтобы отслеживать их рабочую нагрузку.