Создание приложений WorkApps с помощью Smartsheet Control Center

Приложение WorkApps для управления портфелем включает в себя информацию о портфеле, таблицу вводных данных для групповой подготовки проектов, а также список всех подготовленных проектов. С помощью ролей и настроек общего доступа можно сделать так, чтобы те или иные проекты и активы были видны только тем, для кого они предназначены.

Что следует учесть перед началом работы

• Многоуровневые дочерние макеты не поддерживают приложения WorkApps для управления портфелем.
• В модуле WorkApps макет может содержать не более 50 страниц.

Если настройки приложения WorkApps не отображаются в параметрах конфигурации макета, может потребоваться создать новую программу Control Center.

Разрешения WorkApps в Control Center

Ведущие и дополнительные руководители Control Center могут администрировать приложения WorkApps для управления портфелем, созданные посредством Smartsheet Control Center. Они автоматически становятся администраторами портфеля для любого приложения WorkApps, работающего в рамках портфеля, макета или проекта. 

Администраторы портфеля могут:

• менять порядок страниц и управлять разрешениями приложений;
• добавлять и удалять пользователей и группы;
• изменять темы приложений; 
• повторно публиковать приложения;
• добавлять страницы;
• добавлять и удалять настраиваемые роли.

После подготовки проекта в Control Center владелец проекта становится администратором приложения WorkApps для этого проекта. 

Создание приложения WorkApps с помощью Control Center 

1. Добавление ролей в таблицу вводных данных

По умолчанию Smartsheet Control Center создаёт для каждой новой программы приложение WorkApps для управления портфелем. Укажите владельца приложения WorkApps в одновариантном столбце контактов в таблице вводных данных. Также в этой таблице можно указать роли WorkApps по умолчанию. 

2. Создание нового портфеля и макета 

1. Если вам нужно создать новую программу, обратитесь к своему представителю.
2. Откройте программу Control Center и выберите Управление программой. Вы увидите ссылку на приложение WorkApps для управления портфелем. Приложение будет пустым.
3. Создайте макет.

3. Применение настроек WorkApps

1. Откройте программу Control Center и через построитель макетов перейдите на страницу Настройки приложений WorkApps.  
2. Выберите столбец, в который необходимо подставить URL-адрес приложения WorkApps. Добавьте столбец для URL-адреса приложения WorkApps в таблицу вводных данных, если вы не сделали этого ранее. 
3. Выберите параметры владельца проекта WorkApps. Выберите столбец в таблице вводных данных, в котором указан владелец проекта WorkApps. Если этот параметр останется пустым, владельцем проекта станет ведущий руководитель (пользователь, создавший портфель). 
4. Необязательно: установите флажок Отправить уведомления, чтобы отправить сотрудникам электронные письма при подготовке проектов. 
5. Выберите параметры ролей WorkApps. Параметры ролей WorkApps позволяют настроить доступ к данным в зависимости от роли пользователя. Можно создать несколько ролей; для каждой потребуется отдельный столбец в таблице вводных данных. Завершите процесс стандартным способом и сохраните макет.  
6. На странице Макет создан/обновлён выберите Открыть приложение WorkApps. 

4. Настройка макета WorkApps

1. Чтобы настроить новый макет WorkApps, сделайте следующее:

• Щёлкните значок Управление макетами .
• Перейдите в раздел Управление > Открыть макет

2. На вкладке Роли выберите нужную роль. Чтобы задать разрешения на доступ к странице для каждой роли, щёлкните по стрелке рядом со страницей и выберите разрешение из раскрывающегося списка: Наблюдатель/Скрыто/Редактор. По умолчанию все страницы будут скрыты для всех ролей.

Необходимо выбрать роли и разрешения на доступ к страницам перед подготовкой проектов в приложении WorkApps.

3. В правом верхнем углу экрана выберите Обновить макет. Обновление макета влияет на все приложения WorkApps проекта, созданные на основе этого макета, кроме представления "Страница по умолчанию".

Представление страницы по умолчанию в макете учитывается только при создании новых проектов. Оно не обновляется в ходе этого процесса.

Чтобы найти нужный макет в приложении WorkApps, выберите на панели слева WorkApps > Изменить. Чтобы перейти к новому макету, нажмите значок Управление макетами на боковой панели слева. Выберите Управление и Открыть макет, чтобы изменить макет в приложении WorkApps.

5. Настройка приложения WorkApps для управления портфелем

1. Выберите Add Portfolio pages (Добавить страницы портфеля) на панели слева, чтобы добавить страницы, формы, другие объекты Smartsheet или содержимое из внешних онлайн-источников. 
2. Создайте требуемые роли. Две роли будут созданы автоматически. 
   • Администраторы портфеля могут изменять любые ресурсы в портфеле. Роль администраторов портфеля получают все ведущие и дополнительные руководители из вашей программы Control Center. Эти параметры можно изменить в Control Center. 
   • Пользователи портфеля могут просматривать проекты, к которым у них есть доступ, в списке проектов.
3. Выберите Опубликовать в правой верхней части экрана. Теперь приложение WorkApps для управления портфелем смогут использовать ваши коллеги. 

Что нужно иметь в виду

• Приложения WorkApps проекта будут иметь ту же структуру, что и макет проекта. Вы не можете изменять страницы и роли, унаследованные из макета, внутри проекта. Страницы и роли, созданные на базе макета, будут помечены значком замка. 
• Если вы являетесь владельцем проекта или дополнительным руководителем, то можете добавлять страницы и роли к отдельному проекту.
• Нельзя создать новые роли с разрешениями, превышающими те, что заданы в макете. Например, если в макете заданы разрешения "Наблюдатель" и "Скрыто" для таблицы бюджета, вы не сможете создать в рамках проекта роль с разрешениями редактора для этой таблицы.
• Представление страницы по умолчанию в макете учитывается только при создании новых проектов. К старым проектам представление страницы не применяется.

Передача приложения WorkApps для управления портфелем

Выполните вход в Smartsheet Control Center, чтобы удалить приложение WorkApps для управления портфелем или передать его другому пользователю. Действия в Control Center применяются к проекту или портфелю, связанному с этим приложением WorkApps.