С помощью вспомогательных столбцов вы можете упростить сложные операции, решить конкретные проблемы, отслеживать ход выполнения, рассчитывать даты, автоматизировать оповещения и многое другое.
USM Content
Вспомогательные столбцы — это дополнительные столбцы, которые можно добавить в таблицу для выполнения определённых операций, таких как управление, анализ или визуализация данных. Они часто создаются на основе формул столбцов, но также могут содержать значения, вводимые вручную.
Они часто скрываются во время регулярного использования или блокируются для предотвращения внесения изменений. Вспомогательные столбцы не требуют обновления во время ежедневных операций по таблице.
Преимущества
- Упростите фильтрацию и отчёты, определив строки, которые соответствуют нескольким или сложным критериям, с помощью флажка, избавив вас от необходимости задавать эти критерии повторно.
- Упрощение формул и интерпретации данных.
- Создавайте многоразовые модульные рабочие процессы.
- Повысьте Совместная работа работы благодаря наглядному представлению данных для команд.
- Создание уникальных значений ссылок для поиска данных в разных таблицах.
Эффективно используйте вспомогательные столбцы, поскольку они учитывают ограничения на общее число столбцов, строк, ячеек и ссылок.
Распространённое использование вспомогательных столбцов
Отслеживание статуса или хода выполнения
Используйте вспомогательные столбцы с формулами или раскрывающийся список для отслеживания статуса или процента выполнения в задаче. Например, с помощью функции "IF" можно создать столбец, определяющий, выполняется ли задача в соответствии с графиком или отложена на основе даты выполнения и хода выполнения.
Критерии срабатывания автоматизации
Вспомогательные столбцы могут управлять автоматизацией. Например, столбец флажка может запускать автоматическое оповещение или действие, если установлен этот флажок.
Это не относится к формулам в перекрёстных таблицах и к значениям, связанным с ячейками.
Расчёты дат
Вспомогательные столбцы помогают рассчитать сроки, просроченный статус или время между событиями. Например, можно создать столбец для отображения количества дней, оставшихся до срока выполнения.
Флаги и оповещения
Вы можете использовать символы или раскрывающиеся списки, чтобы отметить определённые строки в зависимости от условий. Например, вы можете добавить функцию OR в столбец символов, который помечает задачу, находящуюся под угрозой.
Классификация данных
Вы можете добавлять столбцы для группировки или фильтрации данных, например назначать уровни приоритета или тегировать строки для конкретного отчёта. Например, можно распределить строки по отделам с помощью раскрывающегося списка или формулы.
Сводка и сводные данные
Используйте вспомогательные столбцы для подготовки данных к сводке в отчётах или панелях мониторинга. Например, используйте функцию COUNT с столбцом Флажка, чтобы отметить строки, которые нужно включить или исключить из фильтрации или отчёта на основе уровня иерархии или сравниваемых значений.
Данные и форматирование
Вы можете извлекать текст из других столбцов и работать с ним для отображения данных, например использовать функцию JOIN, чтобы объединить имя задачи и исполнителя, или объединить все задачи PARENT для строки, чтобы показать её родословную.
Условное форматирование
Вспомогательные столбцы могут содержать вычисляемые значения, используемые для применения правил условных форматирований. Например, столбец с числовыми значениями на основе приоритета и близости срока выполнения должен иметь зелёный, жёлтый или красный цвет заливки.
Другой способ — использовать ISEVEN или ISODD в вспомогательном столбце, рассматривая порядковый номер, для форматирования каждой второй строки с лёгким заполнением, чтобы обеспечить лёгкое отслеживание данных по широкой таблице.
Советы по работе со вспомогательными столбцами
- Используйте формулы столбцов во вспомогательных столбцах, чтобы обеспечить их заполнение при создании новых строк.
- Блокируйте вспомогательные столбцы, чтобы избежать нежелательных изменений в соавторах.
- Пометьте вспомогательные столбцы описательной должностью. Включите вспомогательную программу во должность, чтобы идентифицировать её среди пользователей, а также в отчёты и фильтры.
- Скрывайте вспомогательные столбцы, чтобы избежать шума в таблице и случайных изменений другими соавторами.
Скрытые вспомогательные столбцы по-прежнему отображаются в представлении карточек, экспортированных версиях при сохранении в качестве новых, а также в раскрывающихся списках для отчётов и таблиц. В качестве обходного решения можно переместить столбцы в конец таблицы, заблокировать их и пометить метками.