Администрирование и настройка соединителя Smartsheet для Jira

Соединитель Smartsheet для Jira — это премиум-функция. Чтобы узнать о стоимости приложения, свяжитесь с отделом продаж.

Если в рамках вашего плана приобретён соединитель Smartsheet для Jira, выполните вход для создания рабочих процессов между Smartsheet и Jira.

Выполните вход в соединитель Smartsheet для Jira.

См. Создание рабочих процессов с помощью Smartsheet Jira Connector, чтобы узнать о разрешениях, необходимых для создания или редактирования рабочего процесса.

Терминология и типы разрешений

Прежде чем приступить к работе, ознакомьтесь с некоторыми полезными терминами. 

• Соединение — связь между Smartsheet и конкретным экземпляром Jira.
• Рабочий процесс — связь в соединителе Jira, соединяющая элементы Jira с таблицей Smartsheet. 

С соединителем Smartsheet для Jira могут взаимодействовать пользователи трёх уровней.

• Системный администратор Smartsheet может управлять администраторами и пользователями соединителя для Jira с помощью приложения Smartsheet. Системные администраторы также могут активировать параметр, ограничивающий доступ к соединителю.
• Администратор соединителя для Jira — устанавливает связь между экземпляром Jira и соединителем Smartsheet для Jira.
• Пользователь соединителя для Jira — создаёт рабочие процессы, которые синхронизируют данные между Smartsheet и Jira.

Возможности разных типов пользователей

В этой таблице показано, какие пользователи могут выполнять определённые задачи с помощью соединителя Jira.

* Если список ограничения доступа включён, системные администраторы Smartsheet и администраторы соединителя могут создавать и изменять свои рабочие процессы. Если ваш системный администратор активирует настройку Restrict Users (Ограничить пользователей) в соединителе для Jira, у вас также должна быть роль "Пользователь Jira" в Smartsheet. Подробнее об ограничении доступа.

Настройка соединения

Чтобы начать использовать соединитель Smartsheet для Jira, необходимо сначала настроить соединение между Smartsheet и экземпляром Jira, чтобы пользователи могли создавать рабочие процессы для связи определённых элементов в Smartsheet и Jira.

Рекомендуем использовать для установки соединения общую лицензированную учётную запись электронной почты (например, smartsheet-jira@yourdomain.com) как для Smartsheet, так и для Jira. В этом случае не потребуется заново настраивать соединения и рабочие процессы, если сотрудник, отвечающий за связь с Jira, покинет вашу организацию, поскольку владельца соединения нельзя изменить.

Предварительные условия

Чтобы настроить связь между Smartsheet и Jira, вы должны обладать следующими правами:

В Jira:

• Роль системного администратора Jira

В Smartsheet:

• Лицензированный пользователь Smartsheet (модель Legacy Collaborator) или участник (модель подписки на пользователя)
• Роль администратора системы Smartsheet или роль администратора коннектора Smartsheet Jira

Для настройки соединителя требуется только роль системного администратора Smartsheet или роль администратора соединителя Jira, однако рекомендуется иметь обе роли.

Поскольку соединитель Smartsheet для Jira позволяет использовать автоматические рабочие процессы, приложение должно иметь учётные данные системного администратора Jira для создания или настройки веб-перехватчика с помощью REST API Jira. Учётные данные системного администратора Jira используются только для создания и настройки веб-перехватчиков.

Учётная запись, используемая для настройки, должна оставаться активной и иметь права администратора как в Jira, так и в Smartsheet. Если этот пользователь теряет статус администратора, возникает ошибка: Missing user credentials for this endpoint (Отсутствуют учётные данные пользователя для этой конечной точки). Если вернуть права администратора, соединение восстановится и синхронизация рабочих процессов будет возобновлена. Если учётные данные администратора Jira будут удалены, потребуется заново создать ссылку на приложение в связи с изменением маркера.

Шаг 1. Регистрация нового сервера Jira в соединителе Smartsheet для Jira

Перед установкой этого соединения может потребоваться настроить конфигурацию и параметры межсетевого экрана.

1. Выполните вход в соединитель Smartsheet для Jira. Если вам будет предложено разрешить доступ к своей учётной записи Smartsheet, выберите Разрешить.
2. Выберите меню в левом верхнем углу страницы, а затем выберите Администратор учётной записи.
3. Выберите Зарегистрировать новый сервер Jira.
4. На странице Параметры:
   • Введите URL-адрес хоста JIRA для среды Jira, которую вы хотите подключить к среде Smartsheet (например, https://mbfcorp.atlassian.net/). 
   • URL-адрес API JIRA, скорее всего, совпадает с адресом вашего хоста JIRA. 
   • В поле Имя оставьте имя по умолчанию или измените его на более понятное. 
   • Выберите версию JIRA.
5. После выполнения этих пунктов на странице Параметры нажмите Продолжить.
6. На странице Конфигурация будут указаны Потребительский ключ, Потребительское имя и Публичный ключ. Скопируйте эти значения, так как они понадобятся вам в дальнейшем.

Шаг 2. Создание ссылки (AppLink) на приложение Smartsheet в Jira

1. Войдите в Jira (необходимы разрешения администратора Jira).

2. Перейдите в раздел Settings (Настройки), нажав значок шестерёнки в правом верхнем углу, и выберите Products (Продукты).
    

   Brandfolder Image

   

3. На странице Products (Продукты) в разделе Integrations (Интеграции) выберите Application links (Ссылки на приложения).

   В предыдущих версиях Jira на локальном сервере выберите Параметры   > Приложения, а затем Ссылки на приложения.

   Brandfolder Image

   
4. 4. Нажмите Create link (Создать ссылку). Откроется соответствующее окно. Заполните поля следующим образом:

   • Для Jira Cloud выберите Direct application link (Прямая ссылка на приложение) и введите https://app.smartsheet.com в качестве URL-адреса приложения, затем нажмите Continue (Продолжить) или Create new link (Создать новую ссылку). Затем выберите Продолжить или Создать новую ссылку.

     Brandfolder Image

     

   • Для локальных версий Jira 9 и выше выберите Atlassian product (Продукт Atlassian) и введите https://app.smartsheet.com в качестве URL-адреса приложения, затем нажмите Continue (Продолжить) или Create new link (Создать новую ссылку). Затем выберите Продолжить или Создать новую ссылку.

     Brandfolder Image

     
5. 5. Если появится одно из следующих сообщений, выберите Continue (Продолжить) и оставьте новый URL-адрес без изменения.
   • No response was received from the URL you entered - it may not be valid. Исправьте URL-адрес ниже, если это необходимо, и нажмите Continue (Продолжить).
   • Произошло перенаправление с указанного URL-адреса. Проверьте поле, содержащее URL-адрес, чтобы убедиться в его благонадёжности.
6.     6. Откроется окно Review link (Проверить ссылку) или Link applications (Связать приложения). Заполните поля следующим образом:
   • В поле Application Name (Название приложения) укажите Smartsheet.
   • В поле Application Type (Тип приложения) оставьте значение по умолчанию Generic Application (Универсальное приложение).
   • Для локальных версий Jira 9 и выше установите флажок Create incoming link (Создать входящую ссылку).

   • Нажмите Continue (Продолжить).

     Brandfolder Image

     

Шаг 3. Редактирование ссылки на приложение

1. Для ссылки на приложение, созданной на шаге 2, нажмите меню с тремя точками, которое появляется при наведении курсора на ссылку, или значок редактирования (зависит от версии). 

2. Откроется окно Configure (Настроить). Выберите Incoming Authentication (Входящая аутентификация).
    

   Brandfolder Image

   
3. Заполните поля следующим образом:
   • Service Provider Name (при необходимости): Smartsheet
   • Consumer Name: вставьте Потребительское имя, скопированное из соединителя Jira на шаге 1
   • Consumer Key: вставьте Потребительский ключ, скопированный из соединителя Jira на шаге 1
   • Public Key/Shared Secret: вставьте Публичный ключ, скопированный из соединителя Jira на шаге 1
   • Description: добавьте описание по желанию
   • Если Jira требует указать Request Token URL (URL маркера запроса), Access Token URL (URL маркера доступа) или Authorize URL (URL авторизации), используйте для этих полей следующий URL-адрес: https://api.smartsheet.com/2.0/token

4. В нижней части окна "Входящая аутентификация" нажмите Сохранить, а затем "Закрыть" в правом нижнем углу.

    

Шаг 4: Завершение подключения Smartsheet к Jira

1. Вернитесь в конфигурацию Smartsheet Jira Connector (вы все ещё должны находиться на странице Конфигурация, где вы скопировали ключи) и нажмите Продолжить.
2. На следующей странице нажмите Соединить, чтобы завершить процесс подключения со стороны Smartsheet.

3. Появится диалоговое окно с запросом разрешить приложению Smartsheet чтение и запись данных в среде Jira. Выберите Allow (Разрешить). 

   Brandfolder Image

   

Соединение между Smartsheet и Jira настроено. Лицензированные пользователи вашей учётной записи теперь могут создавать рабочие процессы между элементами в Jira и таблицами в Smartsheet. 

С помощью соединителя Smartsheet для Jira можно подключить несколько сред Jira к учётной записи Smartsheet. Повторите описанные выше шаги для каждого экземпляра Jira, который необходимо зарегистрировать. 

Ограничение доступа к соединителю Smartsheet для Jira

При необходимости ещё больше сузить круг пользователей, которые могут создавать рабочие процессы в соединителе Smartsheet для Jira, вы можете ограничить доступ определённых лицензированных пользователей в вашей учётной записи. Доступность тех или иных действий в соединителе всегда зависит от разрешений, предоставленных вам в Smartsheet (разрешения на предоставление доступа к таблицам) и в Jira (разрешения на чтение полей задач и запись в них), независимо от того, активированы ли дополнительные ограничения.

Соединитель учитывает разрешения, предоставленные вам в Jira и Smartsheet. Например, предположим, что пользователь, создавший рабочий процесс в соединителе, не имеет прав на редактирование конкретных проектных данных в Jira. В таком случае рабочий процесс не сможет выполнить редактирование данных проекта с помощью соединителя.

Ограничение доступа

Чтобы сузить круг пользователей, которые могут создавать рабочие процессы с помощью соединителя Jira, системный администратор Smartsheet/администратор Jira может включить параметр Ограничить доступ.

1. Войдите в соединитель Smartsheet для Jira, используя свои учётные данные Smartsheet.
2. В левом верхнем углу страницы нажмите значок меню и выберите пункт User Management (Управление пользователями).

3. Установите флажок Restrict which users can access the Smartsheet JIRA Integration (Ограничить пользователям доступ к интеграции Smartsheet для JIRA). 

   Brandfolder Image

   
4. Добавьте в список адреса тех, кому нужно разрешить доступ к соединителю.

Отзыв доступа

После удаления из списка пользователь больше не может создавать рабочие процессы или изменять их.

1. Войдите в соединитель Smartsheet для Jira, используя свои учётные данные Smartsheet.
2. Откройте раздел Управление пользователями.
3. Выберите значок Удалить справа от информации об учётной записи этого пользователя.