Интеграция Smartsheet

Brandfolder Workspace также тесно интегрируется со Smartsheet. Надежная автоматизация Smartsheet также может быть использована для создания дополнительных уведомлений, потоков утверждения и многого другого на основе деталей задачи. Пользователи могут вносить обновления и создавать новые задачи в Smartsheet, а задачи будут обновляться в Brandfolder.

Настройка интеграции

1. Члены команды Workspace могут легко аутентифицироваться и подключиться к Smartsheet из Brandfolder, нажав Open in Smartsheet, которая находится рядом с вкладкой настроек.

2. После аутентификации вы перейдете на лист, который создал Brandfolder. Этот лист будет связан с рабочей областью, и другие члены команды получат к нему доступ, если подключат свои учетные записи Smartsheet.

Обновление задач в Smartsheet

После первоначальной настройки пользователи могут обновлять задачи в Smartsheet, выполняя следующие действия:

1. Редактирование значения ячейки и сохранение изменений в Smartsheet.

2. Перейдите в рабочее пространство Brandfolder, чтобы увидеть отражение изменений.

Изменения будут вноситься, если они имеют формат, приемлемый для задачи "Рабочее пространство". Отклоненные изменения просто вернут значение этого поля в Smartsheet к значению из задачи Brandfolder Workspace через несколько секунд. Если обязательные поля (например, раздел) не заполнены или заполнены неверно, необходимо заполнить это значение или изменить вводимое значение на приемлемое. После исправления эти строки будут синхронизированы с Brandfolder.

Примером несовместимого изменения может быть ввод текстового значения в столбец даты в Smartsheet вместо выбора даты с помощью панели выбора даты.

Создание новых задач в Smartsheet

1. Заполните новую строку в Smartsheet, включая разделы, которые являются обязательными полями. Если значение не заполнено или заполнено неверно, необходимо заполнить его или изменить вводимое значение на приемлемое.

2. После правильного заполнения эти строки будут синхронизированы с Brandfolder.

Вы можете столкнуться с некоторой задержкой между созданием новой строки и появлением этой задачи в Brandfolder. Хорошим признаком успешного создания задачи является появление в строке Smartsheet значения ссылки на актив.

Обновление столбцов

Следующие столбцы включены в лист, созданный на основе рабочей области:

• Имя: Название актива/задачи
• Раздел: обязательное поле с предварительно заполненными названиями разделов в выпадающем списке для выбора раздела, в котором будет жить задача
• Статус: поле, предварительно заполненное выпадающими вариантами: в процессе, не начато или завершено
• Приоритет: поле, предварительно заполненное выпадающими вариантами высокого, среднего или низкого приоритета
• Назначаемое лицо: поле предварительно заполняется выпадающими вариантами выбора действительных пользователей в подключенном брендфолдере. Обратите внимание: можно добавлять пользователей, у которых нет учетной записи Brandfolder, но они не будут добавлены в Brandfolder в качестве получателей
• Дата исполнения: поле с типом столбца для выбора даты
• Тип файла: открытое текстовое поле
• Размеры: открытое текстовое поле
• Описание: открытое текстовое поле
• Ссылка на актив: Столбец, доступный только для чтения и содержащий ссылку на актив, автоматически заполняется пользователем после создания задачи.

Удаление данных

• Задачи (вся строка), удаленные в Smartsheet, будут не удаляться или удалять задачи в Brandfolder.
• Задачи, удаленные или удаляемые из рабочей области в Brandfolder, будут не удалять соответствующую строку (задачу) в Smartsheet.