Создание приложений WorkApps с помощью Smartsheet Control Center

Пользователи, получившие доступ к приложению WorkApps, смогут просматривать его и пользоваться им в соответствии с ролями, назначенными в построителе приложений.

Приложение WorkApps для управления портфелем включает в себя информацию о портфеле, таблицу вводных данных для групповой подготовки проектов, а также список всех подготовленных проектов. Вы можете ограничить доступ вашей команды только к соответствующим проектам и элементам, настроив роли и параметры общего доступа.

Вам может потребоваться создать новую программу Control Center, если вы не видите настройки приложения WorkApps в параметрах конфигурации макета.

Что следует учесть перед началом работы

• Многоуровневые дочерние макеты не поддерживают приложения WorkApps для управления портфелем.
• WorkApps для портфелей доступен только для корпоративных планов.
• В модуле WorkApps макет может содержать не более 50 страниц. 

Вы можете увеличить этот лимит до максимума в 90 страниц. Вы должны связаться с вашим CSM и иметь бизнес-обоснование для этого.

Разрешения Control Center и WorkApps для портфелей 

Ведущие и дополнительные руководители Control Center могут администрировать приложения WorkApps для управления портфелем, созданные посредством Smartsheet Control Center. Они автоматически становятся администраторами портфеля для любого приложения WorkApps, работающего в рамках портфеля, макета или проекта.

Администраторы портфеля могут:

• менять порядок страниц и управлять разрешениями приложений;
• добавлять и удалять пользователей и группы;
• Обновить тему приложения 
• повторно публиковать приложения;
• Добавление страниц 
• добавлять и удалять настраиваемые роли.

После подготовки проекта в Control Center владелец проекта становится администратором приложения WorkApps для этого проекта. 

Создать приложение WorkApps с помощью Control Center 

1. Добавление ролей в таблицу вводных данных

По умолчанию Smartsheet Control Center создаёт для каждой новой программы приложение WorkApps для управления портфелем. Укажите владельца приложения WorkApps в одновариантном столбце контактов в таблице вводных данных. Также в этой таблице можно указать роли WorkApps по умолчанию. 

2. Создание нового портфеля и макета 

1. Создание новой программы.
2. Откройте программу Control Center и выберите Управление программой. Вы увидите ссылку на приложение WorkApps для управления портфелем. Приложение будет пустым.
3. Создать макет.

3. Применение настроек WorkApps

1. Откройте программу Control Center и через построитель макетов перейдите на страницу Настройки приложений WorkApps.  
2. Выберите столбец, в который необходимо подставить URL-адрес приложения WorkApps. Если вы этого еще не сделали, вам нужно добавить столбец для URL-адреса приложения WorkApps в вашу таблицу вводных данных.
3. Выберите параметры владельца проекта WorkApps. Выберите столбец в вашей таблице вводных данных, чтобы назначить владельца проекта WorkApps. Если этот параметр останется пустым, владельцем проекта станет ведущий руководитель (пользователь, создавший портфель). 
4. Необязательно: установите флажок Отправить уведомления, чтобы отправить команде электронные письма, когда проекты будут подготовлены. 
5. Выберите параметры ролей WorkApps. Параметры ролей WorkApps позволяют настроить доступ к данным в зависимости от роли пользователя. Можно создать несколько ролей; для каждой потребуется отдельный столбец в таблице вводных данных. Завершите процесс стандартным способом и сохраните макет.  
6. На странице Макет создан/обновлён выберите Открыть приложение WorkApps. 

4. Настройка макета WorkApps

1. Чтобы настроить новый макет WorkApps, сделайте следующее:

• Щёлкните значок Управление макетами. значок
• Перейдите в раздел Управление > Открыть макет.

2. На вкладке Роли выберите нужную роль. 
3. Чтобы задать разрешения на доступ к странице для каждой роли, щёлкните по стрелке рядом со страницей и выберите разрешение: Наблюдатель/Скрыто/Редактор. По умолчанию все страницы будут скрыты для всех ролей.

Необходимо выбрать роли и разрешения на доступ к страницам перед подготовкой проектов в приложении WorkApps.

4. В правом верхнем углу экрана выберите Обновить макет. Обновление макета влияет на все приложения WorkApps проекта, созданные на основе этого макета, кроме представления "Страница по умолчанию".

Представление страницы по умолчанию в макете учитывается только при создании новых проектов. Он не обновляется в процессе.

Чтобы найти ваш макет в WorkApps, вам следует

• Выберите WorkApps > Редактировать на левой панели. 
• Чтобы перейти к новому макету, нажмите значок Управление макетами на боковой панели слева. 
• Выберите Управление > Открыть макет, чтобы изменить макет в приложении WorkApps.
   

5. Настройка приложения WorkApps для управления портфелем

1. На левой панели выберите Добавить страницы портфеля, чтобы добавить страницы, формы, другие элементы Smartsheet или содержимое из внешних онлайн-источников. 
2. Создайте требуемые роли. Две роли будут созданы автоматически: 
   • Администраторы портфеля могут изменять любые элементы в портфеле. Роль администраторов портфеля получают все ведущие и дополнительные руководители из вашей программы Control Center. Эти параметры можно изменить в Control Center. 
   • Пользователи портфеля могут просматривать проекты, к которым у них есть доступ, в списке проектов.
3. В правом верхнем углу экрана выберите Опубликовать. 

Теперь приложение WorkApps для управления портфелем смогут использовать ваши коллеги. 

Что нужно иметь в виду

• Приложения WorkApps проекта будут иметь ту же структуру, что и макет проекта. Вы не можете изменять страницы и роли, унаследованные из макета, внутри проекта. Страницы и роли, созданные на базе макета, будут помечены значком замка. 
• Если вы являетесь владельцем проекта или дополнительным руководителем, то можете добавлять страницы и роли к отдельному проекту.
• Нельзя создать новые роли с разрешениями, превышающими те, что заданы в макете. Например, если в макете заданы разрешения "Наблюдатель" и "Скрыто" для таблицы бюджета, вы не сможете создать в рамках проекта роль с разрешениями редактора для этой таблицы.
• Представление страницы по умолчанию в макете учитывается только при создании новых проектов. К старым проектам представление страницы не применяется.
• На странице списка проектов в приложении Portfolio WorkApps вы можете искать проекты по имени проекта или фильтровать их по имени макета или владельцу.