Применить к
- Business
- Enterprise
Возможности
Кому доступна эта возможность?
Владелец и администраторы могут редактировать все сопоставления в таблице, в том числе созданные другими пользователями. Владельцы, редакторы и администраторы могут создавать новые сопоставления и редактировать собственные. Наблюдатели могут видеть сопоставления и создавать документы для загрузки, но не могут прикреплять документы к строкам.
Построитель документов: сопоставление столбцов таблицы с заполняемым PDF-файлом
Who can use this?
Plans:
- Smartsheet
- Business
- Enterprise
Permissions:
Владелец и администраторы могут редактировать все сопоставления в таблице, в том числе созданные другими пользователями. Владельцы, редакторы и администраторы могут создавать новые сопоставления и редактировать собственные. Наблюдатели могут видеть сопоставления и создавать документы для загрузки, но не могут прикреплять документы к строкам.
Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.
Построитель документов позволяет создавать документы на основе данных в Smartsheet и заполняемого PDF-файла. Создайте заполняемый PDF-файл и с помощью построителя документов сопоставьте столбец в Smartsheet с полями PDF-файла.
Существует несколько способов создать шаблон заполняемого PDF-файла. Например, можно воспользоваться инструкциями о том, как создать заполняемый PDF-файл с помощью Adobe Acrobat, или применить любой удобный для вас инструмент.
Сведения о том, как создать схему сопоставления и отправить документы на подпись из DocuSign, см. в статье Создание и изменение сопоставлений и конфигураций DocuSign.
Создание сопоставления
- Щёлкните правой кнопкой мыши любую строку таблицы, содержащую данные, и выберите в открывшемся меню строки пункт Создать документы. Откроется построитель документов. Столбцы таблицы будут отображаться в виде полей в левой части построителя.
- Отправьте заполняемый PDF-файл, щёлкнув значок PDF (или воспользуйтесь для этого перетаскиванием). PDF-файл появится в правой части построителя документов.
- Перетаскивайте заголовки столбцов таблицы из панели слева в поля DocuSign справа.
Чтобы добавить статическое значение, введите его в заполняемое поле. Эта величина будет отображаться в соответствующем поле всех генерируемых документов.
- После завершения сопоставления полей укажите имя схемы и выберите Сохранить или Создать.
Теперь вы можете создавать документы на основе содержимого строк. Документы можно загружать на свои устройства в виде ZIP-архивов или вкладывать каждый документ в соответствующую строку таблицы.
Дополнительные сведения о создании документов с помощью сопоставлений см. в статье Создание документов на основе содержимого строк.
Советы по работе с сопоставлением столбцов
- Чтобы отменить изменения в схеме сопоставления, обновите страницу или нажмите кнопку "Назад" в браузере.
- Убедитесь, что поля в шаблоне не содержат значений. Все заполняемые поля или значения в шаблоне PDF-файла будут заменены на новые значения в соответствии с сопоставлением.
- Интеллектуальное пересопоставление использует уже существующие схемы сопоставления. Если вы вносите изменения в существующий шаблон с помощью функции создания документов, вы будете видеть ранее сопоставленные поля; вам достаточно сопоставить новые или изменившиеся поля.
- По умолчанию схеме сопоставления присваивается имя заполняемого PDF-файла. Если вам нужно изменить имя схемы, нажмите на значок карандаша, чтобы открыть редактор, и введите новое значение в поле "Имя" вверху страницы.
- Создайте столбец "Имя файла" и используйте его для указания имён документов. Для настраиваемых имён файлов можно использовать формулы (например, сочетание фамилии и номера счёта).