Чтобы создать документы, используя данные строк, вам нужно подготовить таблицу, создать заполняемый PDF-файл и сопоставить строки таблицы с этим файлом. После этого схему сопоставления можно использовать для создания настраиваемых документов.
Подробнее о том, как создать сопоставление…
Для поиска строк, готовых к использованию в создаваемых документах, можно настроить фильтры. Дополнительные сведения см. в статье Создание фильтра для отображения или скрытия данных.
Чтобы создать документ, выполните указанные ниже действия.
- Выберите строки, на основе которых вы планируете создавать документ. Каждая строка будет соответствовать отдельному документу.
- Щёлкните выделенную строку правой кнопкой мыши и выберите Создать документы... Окно построителя документов откроется на той же вкладке браузера. Сохранённые схемы сопоставления будут отображаться справа.
- Перетащите столбец Имя файла в поле Имя создаваемого документа вверху экрана. Если оставить это поле пустым, все документы получат имя PDF-шаблона и вам будет сложно их различать. Узнайте, как создавать настраиваемые имена файлов в построителе документов.
- В меню одной из сохранённых схем сопоставлений выберите раскрывающийся список "Создать".
Если вы создаёте документы на основе таблицы, можно выбрать варианты "Загрузить" или "Вложить в строку"; для создания документов на основе отчёта можно использовать только вариант "Загрузить". - Проверьте, корректно ли отображаются данные в созданных документах. Если что-то не так, можно вернуться и исправить схему сопоставления. Для этого щёлкните значок карандаша рядом со схемой сопоставления, чтобы проверить её и внести необходимые изменения.
Дополнительная информация
При создании документов учитывайте приведённые ниже соображения.
- Нет данных из некоторых строк? Нажмите кнопку "Вернуться к таблице" в левом верхнем углу построителя документов и следуйте инструкциям построителя.
- При повторном использовании сопоставления новые документы будут создаваться в виде новых версий уже существующих вложений. Дополнительные сведения о версиях вложений см. в статье Поддержание актуальности вложенных файлов.
- Создаваемому PDF-файлу присваивается имя на основе имени переданного документа, а не схемы сопоставления. Вы можете присвоить уникальное имя каждому документу.
- Вы можете сопоставлять изображения в ячейках с полями изображений в PDF-файле, но при этом надо убедиться, что это поле изображения — в противном случае в документе будет отображаться имя файла с этим изображением.
- За один раз можно создать документ для 100 строк.
- Если в документе несколько полей используют одни и те же данные, свяжите эти поля и сопоставьте только первую пару. Остальные поля будут заполнены автоматически.
- По возможности не ограничивайте типы данных в PDF-файле. Например, в текстовые поля можно вставлять даты в любом формате. А если ограничить формат поля, некорректный ввод данных приведёт к ошибкам при синхронизации данных в PDF и Smartsheet.