Построитель документов: создание документов на основе содержимого строк

Применить к

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Использовать построитель документов могут только лицензированные пользователи. Прикреплять созданные документы к строкам таблицы могут владельцы, администраторы и редакторы. Создавать документы и загружать их на свои устройства могут все пользователи, у которых есть доступ к таблице.

 

 

Чтобы создать документы, используя данные строк, вам нужно подготовить таблицу, создать заполняемый PDF-файл и сопоставить строки таблицы с этим файлом.  После этого схему сопоставления можно использовать для создания настраиваемых документов. 

Подробнее о том, как создать сопоставление… 

Для поиска строк, готовых к использованию в создаваемых документах, можно настроить фильтры. Дополнительные сведения см. в статье Создание фильтра для отображения или скрытия данных.

Чтобы создать документ, выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите строки, на основе которых вы планируете создавать документ. Каждая строка будет соответствовать отдельному документу.
  2. Щёлкните выделенную строку правой кнопкой мыши и выберите Создать документы... Окно построителя документов откроется на той же вкладке браузера. Сохранённые схемы сопоставления будут отображаться справа. 
  3. Перетащите столбец Имя файла в поле Имя создаваемого документа вверху экрана.  Если оставить это поле пустым, все документы получат имя PDF-шаблона и вам будет сложно их различать. Узнайте, как создавать настраиваемые имена файлов в построителе документов.
  4. В меню одной из сохранённых схем сопоставлений выберите раскрывающийся список "Создать".
    Если вы создаёте документы на основе таблицы, можно выбрать варианты "Загрузить" или "Вложить в строку"; для создания документов на основе отчёта можно использовать только вариант "Загрузить". 
  5. Проверьте, корректно ли отображаются данные в созданных документах. Если что-то не так, можно вернуться и исправить схему сопоставления. Для этого щёлкните значок карандаша рядом со схемой сопоставления, чтобы проверить её и внести необходимые изменения.

Дополнительная информация

При создании документов учитывайте приведённые ниже соображения.

  • Нет данных из некоторых строк? Нажмите кнопку "Вернуться к таблице" в левом верхнем углу построителя документов и следуйте инструкциям построителя. 
  • При повторном использовании сопоставления новые документы будут создаваться в виде новых версий уже существующих вложений. Дополнительные сведения о версиях вложений см. в статье Поддержание актуальности вложенных файлов.
  • Создаваемому PDF-файлу присваивается имя на основе имени переданного документа, а не схемы сопоставления. Вы можете присвоить уникальное имя каждому документу
  • Вы можете сопоставлять изображения в ячейках с полями изображений в PDF-файле, но при этом надо убедиться, что это поле изображения — в противном случае в документе будет отображаться имя файла с этим изображением. 
  • За один раз можно создать документ для 100 строк.
  • Если в документе несколько полей используют одни и те же данные, свяжите эти поля и сопоставьте только первую пару. Остальные поля будут заполнены автоматически. 
  • По возможности не ограничивайте типы данных в PDF-файле. Например, в текстовые поля можно вставлять даты в любом формате. А если ограничить формат поля, некорректный ввод данных приведёт к ошибкам при синхронизации данных в PDF и Smartsheet.