Построитель документов: создание документов на основе содержимого строк

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Значок необходимых разрешений Прикреплять созданные документы к строкам таблицы могут владелец, администраторы и редакторы. Создавать документы и загружать их на свои устройства могут любые пользователи, у которых есть доступ к таблице.

Требуемые планыЭта возможность доступна для планов «Бизнес», «Корпоративный» и «Премьер».

 

С помощью построителя документов можно быстро создавать персонализированные версии заполняемых PDF-файлов на основе содержимого строк из таблицы. Затем такие документы можно загружать на устройство или прикреплять к таблице.

Перед началом работы

Для создания документов в таблице должно быть настроено сопоставление. Дополнительные сведения о создании сопоставлений см. в статье Построитель документов: сопоставление столбцов с заполняемым PDF-файлом.

Создание документов

Для создания персонализированных документов на основе содержимого строк можно в любой момент воспользоваться существующим сопоставлением. Для этого выполните описанные ниже действия.

  1. Выберите строки с данными, на основе которых нужно сформировать документы. Чтобы быстро выделить несколько смежных строк, выделите первую из них, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, — последнюю. Для выделения нескольких несмежных строк щёлкайте их, удерживая нажатой клавишу CTRL (в Windоws) или Command (в macOS).
    СОВЕТ. Для быстрого просмотра строк, готовых к использованию в создаваемых документах, можно настроить фильтры. Дополнительные сведения см. в статье Создание фильтра для отображения или скрытия данных.
     
  2. Щёлкните номер выделенной строки правой кнопкой мыши и выберите в меню строки пункт Создать документы...

    Окно построителя документов откроется на той же вкладке браузера. Сохраненные сопоставления будут отображаться справа.
     
  3. Откройте для одного из сохраненных сопоставлений раскрывающийся список Создать. Он содержит пункты Загрузить и Прикрепить к строкам.

    Выбрать команду Загрузить и загрузить на свое устройство ZIP-файл с PDF-документами для каждой строки может любой соавтор.

    Выбрать команду Прикрепить к строкам, чтобы добавить к каждой из выбранных строк таблицы соответствующий PDF-файл, могут соавторы с разрешениями уровня «Редактор» и выше.

Каждый создаваемый документ содержит данные из строк на основе выбранного сопоставления. Если содержимое документа вас не устраивает, щёлкните значок карандаша рядом с сопоставлением, чтобы просмотреть его и внести необходимые изменения.

Дополнительная информация

При создании документов учитывайте приведённые ниже соображения.

  • Чтобы выбрать дополнительные строки для создания документов в интерфейсе построителя документов, нажмите кнопку Назад в таблицу в левом верхнем углу окна построителя и выберите нужные строки с помощью описанных выше действий. 
  • При создании нового документа для строки на основе сопоставления, которое уже использовалось, этот документ будет добавлен в качестве новой версии существующего вложения. Дополнительные сведения о версиях вложений см. в статье Поддержание актуальности вложенных файлов.
  • Создаваемому PDF-файлу присваивается имя на основе имени переданного документа, а не сопоставления.
  • Изображения в ячейках также можно сопоставлять с полями типа «Изображение» в PDF-файле. Примечание. Если изображение в ячейке сопоставлено с текстовым полем в PDF-документе, в это поле будет подставлено имя файла изображения. Для подстановки самого изображения поле в PDF-файле должно иметь тип «Изображение».
  • За один раз можно создать документы для 100 строк.